La page de garde de la télécopie doit accompagner chacun des justificatifs, car les codes-barres de cette page identifient la facture à laquelle les justificatifs sont associés.

Télécopier les justificatifs

Pour télécopier des justificatifs :

1. Remplissez votre facture comme à l'accoutumée.

2. Cliquez sur Imprimer > Page de garde du fax/de la copie de la facture. La page de garde s'affiche.

3. Cliquez sur Imprimer.

4. Après avoir imprimé la page de garde de la télécopie, cliquez sur Fermer.

5. Lisez les instructions sur la page de garde de la télécopie et dans Conseils pour télécopier ci-dessous.

6. Placez les justificatifs dans une pochette en plastique transparente ou collez-les sur une feuille de papier au format A4 pour les télécopier.

7. Placez la page de garde, suivie des justificatifs, dans un télécopieur, et envoyez-les en utilisant le numéro du service de numérisation figurant sur la page de garde de la télécopie.

Une fois la télécopie reçue et traitée, l'image est disponible dans Concur Invoice au bout d'environ cinq minutes. Pour afficher les justificatifs télécopiés, sélectionnez Afficher l'image ou Actions > Afficher l'image.

Remarques :

• Si vous avez télécopié des justificatifs incorrects (avant d'avoir soumis votre facture), vous pouvez les supprimer et réessayer.

• Si vous rencontrez des problèmes, consultez les remarques ci-dessous et les informations Dépannage de télécopies.

Page d'état

Une page d'état peut être jointe au PDF, indiquant que les fichiers n'ont pu être traités (par exemple en raison d'une protection par mot de passe ou d'un type de fichier incorrect). La page d'état ne fournit pas de noms de fichier ni de motif d'échec. Elle indique néanmoins le ou les fichiers pour lesquels il y a eu échec, par exemple Fichier 1 Réussite, Fichier 2 Échec, Fichier 3 Réussite. Vous pouvez alors vérifier le PDF et déterminer quels fichiers doivent être corrigés puis téléchargés à nouveau.

Remarques :

• Si aucun traitement de fichier ne fait l'objet d'un échec, il n'y a pas de page d'état.

• Si certains fichiers font l'objet d'un échec, la page d'état s'affiche avec la liste des réussites et des échecs.

• Si tous les fichiers connaissent un échec, le PDF ne comportera que la page d'état.

Conseils pour télécopier

• Placez les justificatifs requis dans une pochette en plastique transparente ou collez-les sur une feuille de papier au format A4 pour les télécopier.

• Les justificatifs de plusieurs pages peuvent être envoyés s'ils sont d'abord précédés de la page de garde associée à la facture.

• Les justificatifs jaunes sont généralement illisibles une fois envoyés par fax. SAP Concur vous recommande de faire une photocopie de vos justificatifs jaunes et d'envoyer la photocopie par fax.

• La page de garde de la télécopie doit s'afficher en premier dans la transmission.

• Pour soumettre des justificatifs supplémentaires pour une même facture ou dans le cas où les justificatifs ne sont pas assez clairs, faxez les justificatifs avec la page de garde associée à la même facture que celle utilisée pour la transmission initiale. Les justificatifs sont joints à la transmission précédente.

• Si vous cliquez sur le bouton Afficher les justificatifs et que vous recevez un message d'erreur indiquant que le navigateur ne reconnaît pas le format du fichier ou des messages demandant d'ouvrir le fichier avec une autre application, vous devez alors télécharger la dernière version d'Adobe Acrobat Reader pour installer le plug-in du navigateur. Le message d'erreur contient un lien vers le site Web d'Adobe ou vers un site interne défini par votre administrateur SAP Concur.

• Si vous égarez votre page de garde du fax du justificatif, imprimez-en une nouvelle à partir de la même facture.

• Les délégués peuvent afficher les images de justificatifs pour les factures qu'ils préparent pour un autre utilisateur de Factures.

• Une notification par e-mail peut vous être envoyée pour vous signaler qu'une télécopie a été envoyée et peut être affichée.

• Les responsables d'approbation auront accès aux images de justificatifs grâce au lien Afficher les justificatifs après notification leur signalant qu'une facture attend leur approbation.

• Vous pouvez télécopier et joindre des images numérisées à la même facture.