Belegaufteilung
Mit der Belegaufteilung können Sie Belegzeilen für ausgewählte Dimensionen automatisch aufteilen (z. B. Forderungszeilen nach Profitcentern) und im Beleg eine Saldo-Null-Stellung für ausgewählte Dimensionen bewirken. Dabei erzeugt das System zusätzliche Verrechnungszeilen.
Die Belegaufteilung ermöglicht Ihnen, jederzeit vollständige Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für folgende Dimensionen zu erstellen:
Segmente
Profitcenter
Geschäftsbereiche
Fonds
Förderungen
Kundendefinierte Dimension (kundeneigenes Feld)
So können Sie z. B. eine segmentierte Darstellung einer (Teil-) Bilanz nach rechtlicher Anforderung (z. B. IAS oder US-GAAP) oder nach Verantwortungsbereich (z. B. Profitcenter) erstellen.
Weiterhin können Sie zum Buchungszeitpunkt weitere Kosten, z. B. die realisierten oder bewerteten Kursdifferenzen, verursachungsgerecht auf CO-relevante Kontierungsobjekte verteilen. Dabei können Sie auch Anlagen zum Buchungszeitpunkt nachaktivieren.
Einführungshinweise
Die Einführung der Belegaufteilung erfordert eine sorgfältige Analyse Ihrer Geschäftsprozesse, die Identifikation der Geschäftsvorfälle und in vielen Fällen eine Anpassung der Belegarten. Weitere Informationen finden Sie unter Migration neue Hauptbuchhaltung und Migration mit Belegaufteilung.
Wenn Sie ein Upgrade des SAP-Systems vorgenommen haben, ist das klassische Finanzwesen noch aktiv und funktioniert wie zuvor. Wenn Sie darüber hinaus eine Migration zur neuen Hauptbuchhaltung durchführen möchten, beachten Sie den SAP-Hinweis 812919
.
Wenn Sie die neue Hauptbuchhaltung bereits produktiv im Einsatz haben und die Belegaufteilung nachträglich einführen möchten, müssen Sie das General Ledger Migration Cockpit
mit Szenario 6
verwenden. Weitere Informationen finden
Sie unter Nachträgliche Einführung der Belegaufteilung.
Wenn Sie nachträgliche Änderungen in der Belegaufteilung vornehmen möchten, beachten Sie den SAP-Hinweis 891144.
Integration
Die Belegaufteilung ist eine Funktion der neuen Hauptbuchhaltung (ab SAP ERP 5.0). Sie ist vergleichbar mit der Belegaufteilung für Spezielle Ledger (FI-SL).
Die Belegaufteilung verwendet sogenannte Belegaufteilungsmerkmale als Kontierungsobjekte, um die Dimensionen abzubilden.
Die Belegaufteilung wirkt sich auf Folgeprozesse aus, wie z. B. die Abschlussarbeiten und auf Prozesse im Controlling (CO).
Die folgende Grafik zeigt den Datenfluss von Belegen unter Einbeziehung der Belegaufteilung:
Datenfluss von Belegen
Weitere Informationen über die Rechnungswesen-Schnittstelle finden Sie unter Schnittstellen zum Rechnungswesen (AC).
Funktionsumfang
Die Belegaufteilung basiert auf der eindeutigen Zuordnung von Belegarten zu fest vorgegebenen Geschäftsvorfällen (bzw. deren Ausprägung in einer Geschäftsvorfallsvariante) sowie auf der Zuordnung der Konten zu fest vorgegebenen Positionstypen. Die Positionstypen dienen der Definition von Belegaufteilungsregeln, die abhängig vom Geschäftsvorfall festlegen, welche Positionen eines Belegs das System aufteilt und wie. Eine Belegaufteilungsregel ist einem Belegaufteilungsverfahren zugeordnet. Zur Aktivierung der Belegaufteilung ordnen Sie ein Belegaufteilungsverfahren zu. Dieses enthält die Belegaufteilungsregeln, die das System anwendet, um die Belege aufzuteilen.
Belegaufteilung
Die Standardauslieferung enthält ein Standard-Belegaufteilungsverfahren, das Sie in den meisten Anwendungsfällen unverändert übernehmen können. Sie können sich aber auch eigene Belegaufteilungsregeln und -verfahren definieren, um das Standard-Belegaufteilungsverfahren Ihren Zwecken anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Belegaufteilungsverfahren.
Ablauf der Belegaufteilung
Die Belegaufteilung läuft folgendermaßen ab:
Bei einer Buchung ermittelt das System aus der Belegart den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall, ordnet den einzelnen Positionen innerhalb des Belegs den Positionstyp zu und überprüft, ob die Positionstypen für den Geschäftsvorfall zulässig sind.
Das System stellt einen Bezug zu Vorgängerbelegen her (z. B. Ausgleich und Rechnungsbezug). Dabei berücksichtigt das System die Kontierungen, die Sie als Belegaufteilungsmerkmale für die Hauptbuchhaltung definiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Passive Belegaufteilung.
Je nach Klassifikation eines Belegs wendet das System die zugehörige Belegaufteilungsregel auf diesen Beleg an, in der festgelegt ist, welche Belegpositionen wie aufzuteilen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Aktive Belegaufteilung.
Wenn das System für einzelne Belegpositionen die Kontierungen der Belegaufteilungsmerkmale für die Hauptbuchhaltung nicht ermitteln konnte, besteht die Möglichkeit, dass das System die Kontierungen durch Vererbung ermittelt oder eine Standardkontierung einsetzt. Dies kann erforderlich sein, wenn die benötigten Informationen zum Zeitpunkt der Buchung noch nicht zur Verfügung stehen. Die Kontierungsvererbung und die Standardkontierung können Sie einsetzen, um die Belegaufteilung zu vereinfachen. Weitere Informationen finden Sie unter Ergänzungslogik.
Für einzelne Belegaufteilungsmerkmale für das Hauptbuch können Sie festlegen, dass die Belegpositionen für diese Belegaufteilungsmerkmale kontiert sein müssen (Mussfeld). In diesem Fall prüft das System, ob die Belegpositionen für diese Belegaufteilungsmerkmale kontiert sind. Wenn nicht, weist das System die Buchung mit einer Fehlermeldung ab. Weitere Informationen finden Sie unter Validierung der Belegaufteilungsmerkmale für das Hauptbuch.
Wenn der Beleg für bilanzierende Dimensionen nicht zu null saldiert, erzeugt das System zusätzliche Verrechnungszeilen, die sicherstellen, dass die bilanzierenden Dimensionen im Beleg zu null saldieren. Weitere Informationen finden Sie unter Herstellung der Saldo-Null-Stellung pro Beleg.
Sie finden eine beispielhafte Darstellung des Ablaufs unter Übersicht: Ablauf der Belegaufteilung.
Folgeprozesse
Sie können die aufgeteilten Belegpositionen in allen anderen Anwendungskomponenten für Folgeprozesse übernehmen und an andere Programme oder Schnittstellen übergeben, z. B. für folgende Prozesse:
Realisierte Kursdifferenzen
Sie können Sie die entstehenden realisierten Kursdifferenzen bei Ausgleichen oder Teilzahlungen auch mit den verursachenden CO-relevanten Kontierungen buchen.
Abschlussarbeiten
Sie können die Abschlussarbeiten, z. B. die Fremdwährungsbewertung von offenen Posten, für die definierten Belegaufteilungsmerkmale durchführen.
Weitere Informationen finden Sie unter Folgeprozesse.
Simulieren der Belegaufteilung
Während der Belegerfassung können Sie die resultierenden Buchungen simulieren. Aus der Simulation der Hauptbuchsicht können Sie einen Expertenmodus aufrufen. Über diesen Modus erhalten Sie detaillierte Informationen über den aufgeteilten Beleg sowie über die zugrunde liegenden Belegaufteilungsregeln. Darüber hinaus können Sie mit dem Expertenmodus das geschäftsvorfallbezogene Customizing zur Belegaufteilung einsehen.
Weitere Informationen finden Sie unter Beleg in der Hauptbuchsicht simulieren.
Anzeigen des aufgeteilten Belegs
In der Finanzbuchhaltung können Sie einen Beleg folgendermaßen anzeigen:
In der Erfassungssicht
In der Hauptbuchsicht aus der Sicht eines Ledgers mit den durch die Belegaufteilung erzeugten Verrechnungszeilen
Entscheidend für die Darstellung in der Hauptbuchsicht ist, ob das zu bebuchende Ledger die Belegaufteilungsmerkmale enthält, nach denen das System den Beleg aufteilt.
Weitere Informationen finden Sie unter Beleganzeige.
Einschränkungen
Sie können die Belegaufteilung nur für Belege verwenden, die Sie eindeutig einem Geschäftsprozess zuordnen können. Der sachbezogene Zusammenhang geht bei mehreren Geschäftsprozessen innerhalb eines Beleges verloren (siehe auch aktive Belegaufteilung).
Beispiel
Die folgenden Beispiele zeigen jeweils einen eindeutigen Geschäftsprozess mit Belegaufteilung:
Beispiel 1: Rechnung
Eine Kreditorenrechnung enthält bei der Erfassung folgende Positionen:
BS |
Konto |
Segment |
Betrag |
|---|---|---|---|
31 |
Kreditor |
|
|
40 |
Aufwand |
0001 |
|
40 |
Aufwand |
0002 |
|
Die Belegaufteilung erzeugt dabei folgenden Beleg in Hauptbuchsicht:
BS |
Konto |
Segment |
Betrag |
|---|---|---|---|
31 |
Verbindlichkeit |
0001 |
|
31 |
Verbindlichkeit |
0002 |
|
40 |
Aufwand |
0001 |
|
40 |
Aufwand |
0002 |
|
Beispiel 2: Zahlung
Die Zahlung zu obiger Kreditorenrechnung enthält bei der Erfassung folgende Positionen:
BS |
Konto |
Segment |
Betrag |
|---|---|---|---|
50 |
Bank |
|
|
25 |
Kreditor |
|
|
50 |
Skontoertrag |
0001 |
|
50 |
Skontoertrag |
0002 |
|
Die Belegaufteilung erzeugt dabei folgenden Beleg in Hauptbuchsicht:
BS |
Konto |
Segment |
Betrag |
|---|---|---|---|
50 |
Bank |
0001 |
|
50 |
Bank |
0002 |
|
25 |
Verbindlichkeit |
0001 |
|
25 |
Verbindlichkeit |
0002 |
|
50 |
Skontoertrag |
0001 |
|
50 |
Skontoertrag |
0002 |
|