Organisatorische Probleme bei der Migration

Übersicht

Wenn Sie in Ihrer Produktivumgebung die klassische Budgetierung (KB) verwenden und das Budgetverwaltungssystem (BCS) implementieren möchten, sollten Sie genau wissen, aus welchen Gründen Sie das BCS verwenden möchten. Erst anschließend sollten Sie die Details für die Migration der Budgetdaten festlegen.

Wenn einer der Gründe für die Migration darin besteht, dass vorhandene HHM-Stammdatenstrukturen geändert werden müssen, heißt das nicht, dass dem Budgetumfang einfach nur neue HHM-Stammdatenobjekte (d.h. Kontierungselemente) hinzugefügt werden, z.B. ein Haushaltsprogramm oder eine Förderung. Eventuell müssen Sie auch die Hierarchie oder die IDs der bereits vorhandenen HHM-Stammdatenobjekte, wie z.B. Finanzposition, Finanzstelle oder Fonds, ändern. In diesem Fall sollten Sie ermitteln, ob es nicht vorteilhafter ist, die Budgetdaten aus der klassischen Budgetierung nicht zu migrieren, sondern das BCS ganz neu zu implementieren.

Generell sollten alle Daten auf einer 1:1-Basis migriert werden, d.h. die Budgetkontierungen, die im Quellsystem (KB) verwendet werden, sollten mit denen im Zielsystem (BCS) übereinstimmen.

Folgende Fragen der Migration sollten in Ihrer Organisation diskutiert werden (weitere Details hierzu enthält die Migrations-Checkliste ):

  • Welcher Zeithorizont muss abgedeckt werden?

  • Welche Daten sollen migriert werden?

  • Wann soll die Migration stattfinden?

  • Was passiert mit historischen Daten?

  • Wie findet das Cutover statt?

  • Wie wird mit speziellen Vorgängen umgegangen?

Die Migration der Budgetdaten erfolgt dann von:

  • Finanzkreis

  • Fonds

  • Geschäftsjahr

  • Budgetversion

Zeithorizonte

In der klassischen Budgetierung werden Budgethorizonte über das Budgetprofil gepflegt. Folgende Budgethorizontarten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Periodisch

  • Jährlich

  • Gesamt

In den oben genannten Kategorien sind dann die folgenden Kombinationen für das BCS möglich:

  • Jährlich

  • Jahres- + Periodenwerte

  • Gesamt

  • Gesamt- + Jahreswerte

  • Gesamt- + Jahres- + Periodenwerte

Im BCS gibt es nur Jahres- und Periodenwerte, wobei sich die Jahreswerte aus der Summe der Periodenwerte ergeben. Siehe Zeithorizonte für die Budgetierung .

Welche Daten werden migriert?

Für die Migration von Budgetdaten liefert SAP zwei Szenarien:

Beide Prozesse können mehrmals wiederholt werden. Beachten Sie dabei Folgendes:

  • Bei der summenbasierten Migration werden bereits migrierte Daten zuerst gelöscht. Dann werden die Budgetsätze neu generiert.

  • Im Kontext der belegbasierten Migration können Sie zwischen der vollständigen Migration und der Deltamigration wählen. Bei der vollständigen Migration werden bereits migrierte KB-Belege erneut verarbeitet. Dafür werden die entsprechenden bereits erstellten BCS-Belege vor der erneuten Migration gelöscht. Bei der Deltamigration werden nur die KB-Belege verarbeitet, die noch nicht migriert wurden.

    Bei der belegbasierten Migration werden existierende Daten im BCS nicht vom Migrationslauf beeinflusst, es sei denn, Sie führen eine vollständige Migration aus. In dem Fall werden Erfassungsbelege gelöscht.

  • Sie können die belegbasierte Migration auch ausführen, nachdem Sie Daten direkt im BCS erfasst haben. Die summenbasierte Migration ist jedoch nur möglich, wenn im BCS, abgesehen von den Daten, die bei einer früheren Summenmigration generiert wurden, keine Daten vorliegen. In diesem Fall werden die vorhandenen Daten zuerst gelöscht. Dann werden neue Budgetsätze generiert.

Weitere Informationen finden Sie unter den oben genannten Links und unter Grundlegende Regeln für die Migration .

Der beste Zeitpunkt für die Migration

Theoretisch können Sie Ihre KB-Daten zu jedem Zeitpunkt während eines Budgetjahres oder am Ende eines Geschäftsjahres migrieren. Der Zeitpunkt Ihrer Migration kann jedoch entscheidend dafür sein, wie Sie migrieren.

  • Behandlung historischer Daten – Das BCS kann die klassische Budgetierung jederzeit ersetzen. Vom technischen Standpunkt aus müssen die Budgetdaten nicht migriert werden, da das BCS auch ohne historische Daten funktioniert.

    Für Berichts- und Haushaltsplanungszwecke kann es jedoch notwendig sein, vorhandene Budgetdaten zu migrieren. Das kann auch für die Verfügbarkeitskontrolle (AVK) bei der Prüfung von Gesamtfonds der Fall sein.

  • Was die Daten aus früheren Jahren betrifft, so reicht es aus, sie summenbasiert zu migrieren. Die Daten des aktuellen Jahres, d.h. des Jahres, in dem das BCS aktiviert wird, müssen belegbasiert migriert werden.

  • Für Berichtszwecke können Sie mit den vorhandenen Berichtswerkzeugen immer noch alle KB-Daten aufrufen.

Cutover

Sobald die neuen Funktionen im BCS verfügbar sind, können die früheren Daten ersetzt werden. Für die Cutover-Phase gibt es zwei Möglichkeiten. Der Systemwechsel kann komplett vorgenommen werden oder beide Systeme können eine Zeit lang parallel zueinander verwendet werden.

  • Beim kompletten Cutover werden die Daten der klassischen Budgetierung bis zum Tag X verwendet. Ab Tag X + 1 wird nur noch das BCS verwendet. So wird meistens vorgegangen.

  • Sie können die klassische Budgetierung und das BCS für eine gewisse Zeit auch parallel verwenden und den Wechsel für ein bestimmtes Datum nach der BCS-Aktivierung planen. In diesem Szenario können Sie bereits den Budgetstrukturplan einrichten und Budgetdaten importieren. Die Synchronisierung von Budgetdaten bei der Budgetverarbeitung (z.B. im Fall von Umbuchungen) muss in diesem Fall manuell vorgenommen werden. Sie können dieses Szenario besonders in den Fällen anwenden, in denen keine AVK-Funktionen benötigt werden.

    Achtung Achtung

    Wenn Sie beide Budgetierungssysteme parallel verwenden, können einige Vorgänge, wie z.B. budgeterhöhende Einnahmen (BeE) oder das budgetäre Ledger, zu Verarbeitungsproblemen führen.

    Ende der Warnung.
Spezielle Budgetierungsvorgänge

In der klassischen Budgetierung gibt es Vorgänge, für die eine Datenmigration nicht sinnvoll ist, da die klassische Budgetierung und das BCS unterschiedliche Logiken für die Verarbeitung und die Datenbankfortschreibung verwenden.

In den meisten Fällen können Sie die Budgetsätze in alternativen Vorgängen neu generieren. Einige dieser speziellen Bereiche sind: