Analyse der klassischen Budgetierung

Welche Funktionen werden momentan in der klassischen Budgetierung (KB) verwendet?

Gesamtbudget

Freigabe

Verfügbarkeitskontrolle

Budgetstrukturplan

Budgeterhöhende Einnahmen

Budgetverteilung

Deckungsringe (Deckungsfähigkeit)

Vortrag von Restbudget

Vortrag von offenen Obligos mit Budget

Lokale Sperren

Jahr der Kassenwirksamkeit

Sonstige (noch anzugeben)

Welche Budgetunterarten werden in der klassischen Budgetierung auf welche Art und Weise verwendet?

Können sie den BCS-Budgetarten leicht im Verhältnis 1:1 zugeordnet werden?

Welche KB-Unterarten müssen anders behandelt werden, z. B. KB-Unterarten für den Vortrag?

Welche Budgetarten werden in der klassischen Budgetierung auf welche Art und Weise verwendet?

Können sie BCS-Prozessen leicht im Verhältnis 1:1 zugeordnet werden?

Für welche Budgetarten gelten spezielle Bedingungen?

Welches HHM-Fortschreibungsprofil wird verwendet?

Wird das budgetäre Ledger verwendet?

Wird die HR-Integration (Budgetplanung und -bewirtschaftung oder Haushalts- und Stellenwirtschaft) verwendet?

Wird in der klassischen Budgetierung der Batch-Input verwendet?

Wurden die Standardfunktionen der klassischen Budgetierung wie folgt geändert?

Es wurden Customer-Exits oder Business Add-Ins (BAdIs) implementiert.

Es wurden Änderungen implementiert.

Es wurden kundeneigene Programme implementiert, die aus der KB-Datenbank Daten lesen oder in ihr ablegen.

Prüfen Sie die folgenden Punkte und stellen Sie fest, ob sie zutreffen. Im Falle von Einschränkungen oder fehlenden Funktionen:

Gibt es im BCS eine Behelfslösung?

Kann die Behelfslösung bei diesem Kunden angewendet werden?

Ist die fehlende Funktion für die korrekte Implementierung des BCS absolut notwendig?

Werden Belegketten verwendet?

Zeitrahmen

Wann soll der Wechsel von der klassischen Budgetierung zum BCS stattfinden?

Zum Ende eines Geschäftsjahres, d. h. die BCS-Daten für das neue Jahr werden direkt im BCS generiert

Während eines Geschäftsjahres, d. h. die Daten für das erste BCS-Jahr werden in der klassischen Budgetierung erfasst

Was sind die Gründe für eine Migration während eines Geschäftsjahres?

Kapazitäts- oder organisatorische Gründe

Das parallele Upgrade schränkt die Kapazität ein.

Der Jahresabschluss beansprucht die gesamte Kapazität.

Andere Gründe

Funktionelle Gründe

Der Kunde muss Budget automatisch vortragen können.

Der Kunde muss sicherstellen, dass in der klassischen Budgetierung keine Budgetänderungen mehr vorgenommen werden müssen. Diese Entscheidung kann er nur während des Geschäftsjahres treffen.

Stammdaten

Wie werden die Stammdaten in der klassischen Budgetierung verwendet?

Soll die Stammdatenhierarchie geändert werden, damit die neuen Stammdaten im BCS genutzt werden können?

Wird der Fonds in der klassischen Budgetierung im Sinne des HHM-Kontierungselements (SAP-Objekt) „Förderung“ verwendet?

Soll auch das Fördermittelmanagement (FMM) implementiert werden?

Sollen zusätzliche Stammdaten verwendet werden, um „echte“ zusätzliche Informationen zu sichern, oder werden die neuen Stammdaten Objekte enthalten, die vorher in anderen Stammdaten enthalten waren?

Wie soll der Übergang zu der neuen Stammdatenstruktur erfolgen? Hinweis: Nur neue Stammdaten können entsprechend der neuen Struktur angelegt werden, besonders neue Fonds. Bereits bestehende Stammdaten behalten ihre alte Struktur.

Definiert der Kunde Budget- und Buchungskontierungen?

Welche Art von Verknüpfung zwischen Budget- und Buchungskontierungen wurde definiert?

Kann der Budgetstrukturplan, wie er in der klassischen Budgetierung existiert hat, im BCS leicht neu aufgebaut werden?

Ändert sich der Budgetstrukturplan des Kunden jedes Jahr?

Kann der Budgetstrukturplan für frühere Jahre im BCS neu definiert werden (verknüpft mit der Gesamtbudgetierung)?

Berichtswesen

Welche Werkzeuge werden für das Berichtswesen verwendet?

Muss vor einem bestimmten BCS-Cutover-Datum über alte Daten Bericht erstattet werden?

Ist diese Berichterstattung auf Summendaten beschränkt?

Soll über die alten und neuen Daten separat Bericht erstattet werden?

Sollen alte und neue Daten miteinander verglichen werden?

Müssen alte und neue Daten summiert werden?

Über welche Detaildaten muss Bericht erstattet werden (z. B. über Vorgang und Budgetart)?

Muss über Budgetbelege Bericht erstattet werden?

Wird ein Summenaufriss benötigt?

In welchen Fällen zeigt der Kunde Belege an?

Wie oft zeigt der Kunde alte Belege an?

Hat dies hohe Priorität?

Gibt es konkrete Beispiele für benötigte Berichte über alte und neue Daten?

Jahresende und Haushaltsplanung

Wie und wann werden die Budgetdaten für das neue Geschäftsjahr geplant?

Sind die Budgetdaten für das neue Geschäftsjahr mit dem Budget des vorherigen Jahres verknüpft oder basieren sie darauf?

Verwendet der Kunde die Funktion für den Übertrag/Vortrag von Restbudget?

Kann dieser Vortrag einmal manuell ausgeführt werden?

Verwendet der Kunde die Funktion für den Übertrag von Budget für offene Positionen?

Kann dieser Vortrag einmal manuell ausgeführt werden?

Wird das Budgetkopierprogramm für das Kopieren von Budget von einem zum anderen Jahr verwendet?

Wie lauten die Regeln für einen solchen Kopiervorgang?

Zeithorizonte für Budgetdaten

Werden in der klassischen Budgetierung Gesamtbudgets verwendet?

Wie lautet das Szenario, auf dem dies basiert?

Wird Gesamtbudget zusammen mit Jahresbudget (innerhalb eines Fonds) verwendet?

Worauf bezieht sich das „Delta“ in diesem Fall?

Verfügt der Kunde über Fonds, die für die vollständigen Daten für die gesamten Gültigkeitsperiode benötigt werden („Gesamtfonds“)?

Wenn ja, was bedeutet der Ausdruck „Gesamtfonds“ für den Kunden (in Bezug auf Zeithorizont des Budgets, Verfügbarkeitskontrolle, Berichtswesen, Jahresabschluss etc.)?

Wie lange ist die Gültigkeitsperiode solcher Gesamtfonds?

Sind Gesamtfonds ein wichtiger Bestandteil aller Fonds in der Organisation oder sind sie eher eine Ausnahme?