Dokumentation zur KomponenteKreditkartenclearing

 

Das Kreditkartenclearing ist eine Erfassungshilfe für Einzelbelege in der Spesenabrechnung (inkl. Reisekostenabrechnung), die mit einer Kreditkarte bezahlt wurden.

Sie können folgende Arten von Kreditkarten einsetzen:

  • persönliche Firmenkreditkarten mit persönlicher Haftung und Zahlung

  • persönliche Firmenkreditkarten mit Firmen-Haftung und -Zahlung

  • zentrale Reisestellenkarten mit Firmen-Haftung und -Zahlung

Mit dem Kreditkartenclearing können Sie Einzelbelege einfach und effizient erfassen. Neben der Reduzierung des Erfassungsaufwands bietet Ihnen das Kreditkartenclearing weitere Vorteile:

  • Der Umrechnungskurs der Währung entspricht dem tatsächlichen Kurs der Kreditkartengesellschaft.

  • Zahlung und Verwaltung von reisebezogenen Anzahlungen sind nicht erforderlich. Dadurch können Sie erhebliche Prozess- und Finanzierungskosten einsparen.

  • Sinnvolle Zusatzdaten über die erbrachte Leistung (z.B. Hotel, Restaurant) sind in einem einheitlichen Format verfügbar; dies erleichtert einerseits die Kontrolle von Spesenabrechnungen und liefert andererseits wertvolle Informationen für Verhandlungen mit Leistungsträgern.

  • Durch den Einsatz einer Reisestellenkarte können Sie auf einfache Weise eine Vollkostenerfassung in der Spesenabrechnung durchführen und den Rechnungsprüfungsprozess in der Finanzbuchhaltung effizient unterstützen.

Das Kreditkartenclearing unterstützt damit nicht nur die Erstellung der Spesenabrechnung, sondern es erleichtert auch die nachfolgenden Kontroll- und Abstimmprozesse in der Finanzbuchhaltung. Eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Prozessvarianten soll dies im Folgenden verdeutlichen.

Integration

Die importierten Kreditkartentransaktionen sind in folgenden Anwendungen des Reisemanagements verfügbar:

  • Transaktionen der Reisekostenabrechnung in SAP GUI

  • Spesenabrechnung und Spesenschnellerfassung in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche

Bei gleichzeitigem Einsatz des Kreditkartenclearings und der SAP-Reiseplanung

  • Wenn ein Reiseplan Buchungen enthält, dann erzeugt das System beim Anlegen der Spesenabrechnung automatisch entsprechende Reiseplanungsbelege und zeigt diese in der Belegübersicht der Spesenabrechnung an.

  • Die Mitarbeiter können Kreditkartenbelege mit Reiseplanungsbelegen in der Spesenabrechnung verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Übernahme von Belegen aus dem Belegpuffer.

Prozessvarianten

Im Kreditkartenclearing sind folgende Prozessvarianten verfügbar:

Voraussetzungen

Damit Sie das Kreditkartenclearing nutzen können, müssen für alle Prozessvarianten die im Folgenden beschriebenen Anforderungen erfüllt sein. Spezielle Customizing-Einstellungen sind bei den einzelnen Prozessvarianten beschrieben.

Anforderungen an die Kreditkarte

  • Die Reisekosten-Abrechnungswährung des Mitarbeiters muss der Abrechnungswährung der Kreditkarte entsprechen.

  • Die Kreditkartengesellschaft muss Ihnen die Daten (Kreditkartendateien) in einem der folgenden Formate anbieten:

    • Dateiformat CCD

    • Dateiformat MasterCard CDF 3 von MasterCard

    • Dateiformat VISA VCF 4 von Visa

    • Dateiformat AMEX GL1025 von American Express

    Weitere Informationen über die gültigen Dateiformate finden Sie unter Import der Kreditkartentransaktionen.

Allgemeine Anforderungen an das Customizing des Reisemanagements

  • Sie haben im Merkmal TRVPA die Ausprägung CCC für die entsprechende organisatorische Einheit aktiviert.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung Navigationsschritt Reiseabrechnungssteuerung Navigationsschritt Merkmal TRVPA für Reisekostenparameter einrichten Ende des Navigationspfads

  • Sie haben für Ihre Kreditkartengesellschaften entsprechende Kürzel definiert.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Navigationsschritt Kreditkartengesellschaft definieren Ende des Navigationspfads

  • Sie haben geprüft, ob jedem Kreditkarten-Umsatzschlüssel eine interne Spesenart zugeordnet und entsprechend der von Ihnen gewünschten Verarbeitungsart definiert worden ist.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Navigationsschritt Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren Ende des Navigationspfads

  • Sie haben die Einstellungen für die oben angeführten spezifischen Dateiformate der Kreditkartengesellschaften durchgeführt.

    Customizing-Aktivitäten unter: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Navigationsschritt Einstellungen für spezifische Dateiformate der Kreditkartengesellschaften Ende des Navigationspfads

Funktionsumfang

Ablauf des Kreditkartenclearings

Die nachfolgende Abbildung zeigt das Kreditkartenclearing beispielhaft anhand der Prozessvariante “Persönliche Firmenkreditkarte mit Abrechnung über persönliches Mitarbeiter-Bankkonto”. Die verwendeten Ziffern beschreiben

  • die einzelnen Teilprozesse des Kreditkartenclearings

    Die Teilprozesse (4) und (5-7) realisieren Sie über das Reisemanagement. Die Teilprozesse (2), (3) und (8) sind externe Prozesse.

  • den optimalen zeitlichen Ablauf der einzelnen Teilprozesse im betriebswirtschaftlichen Gesamtprozess

  1. Der Mitarbeiter löst das Kreditkartenclearing aus, indem er eine Rechnung mit einer Kreditkarte bezahlt (1).

  2. Das Unternehmen, das die Leistung erbringt (z.B. Hotel) stellt den Umsatz, den ein Mitarbeiter mit der Kreditkarte getätigt hat, der Kreditkartengesellschaft in Rechnung (2).

  3. Die Kreditkartengesellschaft übermittelt periodisch die Kreditkartentransaktionen der Mitarbeiter per Kreditkartendatei an Ihr Unternehmen. Sie importieren die eingehenden Kreditkartentransaktionen ins SAP-System (3).

  4. Nach der erfolgten Reise legt der Mitarbeiter eine Spesenabrechnung an, übernimmt die Kreditkartenbelege aus dem Belegpuffer und ergänzt weitere Reisefakten (4).

    In Ihrem Unternehmen laufen dann die folgenden Schritte ab:

  5. Genehmigung der Spesenabrechnung (5)

  6. Überleitung an die Finanzbuchhaltung (6)

  7. Auszahlung auf das mitarbeitereigene Bankkonto (7)

  8. Die Kreditkartengesellschaft belastet das mitarbeitereigene Bankkonto (8).

Dieser Ablauf ist dargestellt im Gesamtprozess des Reisemanagements.