FunktionsdokumentationÜbernahme aus dem Belegpuffer und Verbinden von Belegen

 

Mit dieser Funktion können die Benutzer folgende Belege aus dem Belegpuffer in die Spesenabrechnung übernehmen und mit vorhandenen Reisebelegen verbinden:

  • Kreditkartenbelege

  • Belege von mobilen Endgeräten, z.B. fotografierte Taxirechnung

Integration

Der Belegpuffer ist in den folgenden Benutzungsoberflächen des Reisemanagements verfügbar:

  • Transaktionen der Reisekostenabrechnung in SAP GUI

  • Spesenabrechnung in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche

Beim Anlegen einer Spesenabrechnung übernimmt das System automatisch die Buchungen aus dem zugeordneten Reiseplan in die Belege der Spesenabrechnung. Die Benutzer können die Reiseplanungsbelege mit anderen Belegen verbinden.

In der Belegübersicht einer Spesenabrechnung zeigt das System in einer eigenen Spalte an, ob und wie viele archivierte Dokumente einem Beleg zugeordnet sind. Darunter fallen folgende Dokumente:

  • Dateien, die einem Beleg als Anlagen hinzugefügt wurden, z.B. eingescannte Belege

  • Belege von mobilen Endgeräten, die aus dem Belegpuffer übernommen wurden

Voraussetzungen

Die Kreditkartenbelege sind nur dann im Belegpuffer verfügbar, wenn Sie das Kreditkartenclearing einsetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Kreditkartenclearing.

Für die Belege von mobilen Endgeräten gelten die Voraussetzungen unter Übernahme von Belegen von mobilen Endgeräten.

Die automatisch erzeugten Belege aus Reiseplänen sind nur dann verfügbar, wenn Sie die Integration von Reiseplanung und Reisekostenabrechnung aktiviert haben.

Funktionsumfang

Die Benutzer können Kreditkartenbelege und Belege von mobilen Endgeräten aus dem Belegpuffer in ihre Spesenabrechnungen übernehmen. Das System erzeugt aus diesen Belegen Reisebelege und zeigt diese in der Belegübersicht an. Die Benutzer können die Beleginformation mit Einschränkungen ändern und Belegzusatzinformationen ergänzen.

Belege aus dem Belegpuffer verbinden

Beim Öffnen des Belegpuffers (Kreditkartenpuffer) in SAP GUI bzw. beim Öffnen der Belegerfassung in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Spesenabrechnung überprüft das System, ob mindestens zwei der folgenden Belege übereinstimmen:

  • ein Kreditkartenbeleg aus dem Belegpuffer

  • ein oder mehrere Belege von mobilen Endgeräten aus dem Belegpuffer

  • ein Reiseplanungsbeleg aus der Spesenabrechnung

Die Belege müssen in den Reisezeitraum fallen und in allen folgenden Angaben übereinstimmen:

  • Spesenart

  • Datum

  • Betrag

  • Währung

Das System übernimmt die übereinstimmenden Belege aus dem Belegpuffer und verbindet alle übereinstimmenden Belege automatisch in einem Reisebeleg. Oder das System öffnet einen Dialog mit einem Vorschlag, in dem der Benutzer entscheidet, ob und welche der übereinstimmenden Belege das System verbinden soll.

Sie steuern diese Funktion durch den Eintrag RBA im HR-Merkmal für Reisekostenparameter (siehe Abschnitt “Aktivitäten”). Sie können diese Funktion folgendermaßen einstellen:

  • Wenn Sie den Eintrag RBA = 0 (Standardeinstellung) setzen, dann überprüft das System nicht, ob Belege übereinstimmen. Die Benutzer können auch in der Belegübersicht keine Belege verbinden.

  • Wenn Sie den Eintrag RBA = 1 setzen, dann entscheiden die Benutzer, ob und in welchem Umfang sie den Vorschlag des Systems zum Verbinden übereinstimmender Belege annehmen.

  • Wenn Sie den Eintrag RBA = 2 setzen, dann verbindet das System die übereinstimmenden Belege automatisch zu einem Reisebeleg.

Belege in der Belegübersicht verbinden und trennen

In der Belegübersicht können die Benutzer mehrere Belege zu einem Reisebeleg verbinden. Ein verbundener Reisebeleg kann im Einzelnen folgende Belege enthalten:

  • einen Reiseplanungsbeleg

  • einen Kreditkartenbeleg

  • einen oder mehrere Belege von mobilen Endgeräten

  • einen manuell erstellten Beleg

Die Belege müssen zumindest in der Spesenart übereinstimmen.

Wenn die einzelnen Belege unterschiedliche Werte für dieselben Eigenschaften haben, z.B. unterschiedliche Datumsangaben, dann übernimmt das System die Werte aus dem Kreditkartenbeleg. Wenn kein Kreditkartenbeleg vorhanden ist, dann übernimmt das System die Werte aus einem der Belege von mobilen Endgeräten (der Beleg, der zuerst hinzugefügt wurde). Ist auch kein Beleg von mobilen Endgeräten vorhanden, dann übernimmt das System die Werte aus dem Reiseplanungsbeleg.

Insgesamt übernimmt das System aus allen verbundenen Belegen möglichst viele Eigenschaften in den resultierenden Reisebeleg. Wenn z.B. der Reiseplanungsbeleg eine Beschreibung enthält, der Kreditkartenbeleg aber nicht, dann übernimmt das System die Beschreibung aus dem Reiseplanungsbeleg.

Die Benutzer können verbundene Belege in der Belegübersicht trennen. Dies gilt auch für Belege, die das System automatisch verbunden hat. Beim Trennen stellt das System die ursprünglichen Belege wieder her. Manuelle Ergänzungen oder Änderungen gehen dabei verloren.

Aktivitäten

Sie aktivieren und steuern die folgenden Funktionen durch den Eintrag RBA im HR-Merkmal für Reisekostenparameter (TRVPA):

  • Übernahme von Belegen von mobilen Endgeräten aus dem Belegpuffer und Anzeige dieser Anlagen in der Belegübersicht (neue Spalte für archivierte Belege in der Belegübersicht)

  • Vorschlag des Systems zum Verbinden von Kreditkartenbelegen und Belegen von mobilen Endgeräten aus dem Belegpuffer mit Reiseplanungsbelegen in der Belegübersicht

  • Verbinden von manuellen Belegen, Reiseplanungsbelegen, Kreditkartenbelegen und Belegen von mobilen Endgeräten in der Belegübersicht

Sie können dieses HR-Merkmal im Customizing der Reiseabrechnung unter Anfang des Navigationspfads Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung Navigationsschritt Reiseabrechnungssteuerung Navigationsschritt Merkmal TRVPA für Reiseabrechnungsparameter einrichten Ende des Navigationspfads bearbeiten.