ProzessKreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto / Zahlungssplit

 

Diese Prozessvariante setzen Sie ein, wenn Ihr Mitarbeiter eine persönliche Firmenkreditkarte verwendet, für die er selbst die Rechnung erhält. Das Unternehmen erstattet die genehmigten Spesen direkt an die Kreditkartengesellschaft. Der Mitarbeiter zahlt nur noch den verbleibenden Privatanteil per Scheck an die Kreditkartengesellschaft. Diese Variante wird nur in den USA von den Kreditkartengesellschaften angeboten.

Voraussetzungen

Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

HR-Stammdaten

  • Sie müssen im Infotyp 0105 (Kommunikation) Subtyp 0011 (Kreditkartennummer) die Kreditkartennummer der persönlichen Firmenkreditkarte mit persönlicher Haftung hinterlegen. Die Gültigkeitsdauer des Infotyps sollte der Gültigkeitsdauer der Kreditkarte entsprechen.

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  • Übermitteln Sie außerdem die Personalnummer an die Kreditkartengesellschaft und vereinbaren Sie eine Vorgehensweise für zukünftige, laufende Modifikationen.

Customizing des Reisemanagements

  • Definieren Sie für jede Kreditkartengesellschaft einen Leistungserbringer.

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  • Sie müssen im Customizing Spesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als dem Mitarbeiter zu erstatten gekennzeichnet und den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartengesellschaft zugeordnet sind.

    Zusätzlich müssen Sie hier für jeden Eintrag den entsprechenden Leistungserbringer der Kreditkartengesellschaft als Vorschlagswert eintragen. Dies bewirkt, dass das System die Belege mit dieser Kennzeichnung bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung nicht als Haben-Posten auf dem Mitarbeiter-Konto, sondern auf dem Kreditorenkonto für die jeweilige Kreditkartengesellschaft bucht. Die Auszahlung der genehmigten Spesen erfolgt somit direkt an die Kreditkartengesellschaft.

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  • Für die korrekte Verbuchung der Belege mit Leistungserbringer benötigen Sie für die Kontenfindung eine spezielle Lohnart, die Sie der Kombination aus Spesenart und Leistungserbringer zuordnen.

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  • Sie müssen darauf achten, dass bei der Buchung der Spesenabrechnung in die Finanzbuchhaltung für die jeweilige Lohnart mit Kreditkartendaten gebucht wird. Nur so ist gewährleistet, dass das System die Daten (z.B. Kreditkarten- und Transaktionsnummer) an die Finanzbuchhaltung weiterleitet. Die Finanzbuchhaltung verwendet diese Daten für die Auszahlung auf dem Kreditorenkonto der Kreditkartengesellschaft. Aufgrund der Kennzeichnung Buchung mit Kreditkartendaten (T706K) erzeugt das System je Kreditkartenbeleg eine Gutschriftsbelegzeile mit den Zusatzinformationen Transaktions- und Kreditkartennummer. Beachten Sie, dass das automatische Zahlprogramm F110 diese Zusatzinformationen an die Kreditkartengesellschaft übermittelt.

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    Hier ordnen Sie der entsprechenden Lohnart in der Spalte symbolisches Konto für Gegenbuchung das zweistellige Kürzel für den Leistungserbringer zu und markieren den Eintrag mit Kreditkartendaten.

Prozess

  • Jeder Mitarbeiter bekommt von Ihnen eine persönliche Firmenkreditkarte zur Begleichung seiner berufsbedingten Spesen. Er erhält monatlich einen Kontoauszug (der als Rechnung gilt) von der Kreditkartengesellschaft und muss die offenen Posten innerhalb einer bestimmten Frist aus seinem persönlichen Guthaben begleichen. Die Besonderheit dieses Prozesses liegt darin, dass der Mitarbeiter bei jedem einzelnen Kreditkartenbeleg entscheiden kann, ob er eine direkte Bezahlung der Kreditkartengesellschaft durch sein Unternehmen wünscht oder ob er eine persönliche Zahlung vorzieht. Im letzteren Fall erhält der Mitarbeiter zunächst den Betrag von Ihnen erstattet und zahlt dann die Rechnung der Kreditkartengesellschaft.

  • Für eine zeitnahe Spesenabrechnung importieren Sie (arbeits-) täglich die Kreditkartentransaktionen in das SAP-Reisemanagement. Der Mitarbeiter ordnet die Kreditkartentransaktionen der jeweiligen Spesenabrechnung zu, ergänzt sie um notwendige Zusatzinformationen und mindert den Betrag ggf. um Privatanteile (z.B. Mini-Bar). Zusätzliche Spesen, die der Mitarbeiter nicht per Kreditkarte bezahlt hat, muss der Mitarbeiter manuell hinzufügen.

  • Entscheidet sich der Mitarbeiter für eine persönliche Zahlung der Spesen an die Kreditkartengesellschaft, dann muss er den vorbelegten Leistungserbringer aus den Zusatzdaten des Kreditkartenbeleges entfernen. Die weitere Verarbeitung entspricht dann der Prozessvariante "Kreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto".

  • Wünscht der Mitarbeiter eine direkte Zahlung der geschäftsbedingten Spesen durch sein Unternehmen an die Kreditkartengesellschaft, so bucht das System bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung eine Gutschrift auf dem Kreditorenkonto der Kreditkartengesellschaft.

  • Sie können auch bei dieser Prozessvariante von aufwändigen Vorschusszahlungen absehen. Eine Rechnungsprüfung (Abstimmung) zwischen geplanten Spesen und tatsächlichen Spesen entfällt ebenfalls. Über die Customizing-Einstellung mit Kreditkartendaten stellen Sie sicher, dass das System bei der direkten Zahlung an die Kreditkartengesellschaft notwendige Informationen für die Zuordnung der Belege übergibt. Das automatische Zahlprogramm übernimmt dann die Auszahlung an die Kreditkartengesellschaft und die Erstattung der verbleibenden Spesen an den Mitarbeiter.

Die folgende Abbildung zeigt den Ablauf im Überblick.