Übernahme der Kreditkartentransaktionen

Mit dieser Funktion können Sie die Kreditkartentransaktionen aus den Kreditkartendateien von den Kreditkartengesellschaften in das SAP-System importieren.

Funktionsumfang

Gültige Dateiformate und Importprogramme

Sie können Kreditkartendateien der folgenden Dateiformate in das SAP-System importieren:

Dateiformat CCD

Dieses Format ist von der SAP vorgegeben.

Für den Import von Kreditkartendateien in diesem Format verwenden Sie das Programm RPRCCC00. Dieses Programm finden Sie im Bild SAP Easy Access unter Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement Reisekostenabrechnung Werkzeuge Kreditkartendaten PRCC - Kreditkartendatei einlesen (CCD-Format) .

Weitere Informationen über dieses Dateiformat finden Sie auf dem SAP Service Marketplace unter http://service.sap.com/tm Travel Management in Detail Credit Card Clearing Credit Card Clearing Data Structures (>= ERP6.0 as of 01/11) .

Im Dateiformat CCD enthalten die Kreditkartentransaktionen Felder, die kennzeichnen, ob eine Kreditkartentransaktion nach dem Reverse-Charge-Verfahren abzurechnen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Reverse-Charge-Verfahren für Kreditkartentransaktionen (nur CCD).
proprietäres Dateiformat MasterCard CDF 3 von MasterCard

Für den Import von Kreditkartendateien in diesem Format verwenden Sie das Programm RPRCCC_MC_CDF3. Dieses Programm finden Sie in demselben Pfad im Bild SAP Easy Access unter Kreditkartendatei pro Gesellschaft einlesen PRCC_CDF3 - MC CDF3 Kreditkartendatei einlesen .

Grundlage des Programms ist CDF 3 Release 10.01.00.00. Weitere Informationen über dieses Dateiformat finden Sie im Internet.
proprietäres Dateiformat VISA VCF 4 von Visa

Für den Import von Kreditkartendateien in diesem Format verwenden Sie das Programm RPRCCC_VISA_VCF4. Dieses Programm finden Sie in demselben Pfad im Bild SAP Easy Access unter Kreditkartendatei pro Gesellschaft einlesen PRCC_VCF4 - VISA VCF4 Kreditkartendatei einlesen .

Grundlage des Programms ist VCF 4.0 Revision 3. Weitere Informationen über dieses Dateiformat finden Sie im Internet.
proprietäres Dateiformat AMEX GL1025 von American Express

Für den Import von Kreditkartendateien in diesem Format verwenden Sie das Programm RPRCCC_AMEX_GL1025. Dieses Programm finden Sie in demselben Pfad im Bild SAP Easy Access unter Kreditkartendatei pro Gesellschaft einlesen PRCC_GL1025 - AMEX GL1025 Kreditkartendatei einlesen .

Grundlage des Programms ist GDF GL1025 Version 3.5.

Customizing für die spezifischen Formate

Für die spezifischen Formate müssen Sie die im Folgenden aufgeführten zusätzlichen Einstellungen im Customizing vornehmen.

Die Kreditkartendateien mit spezifischen Dateiformaten verwenden Merchant Category Codes, um die Art der Umsätze zu klassifizieren. In den folgenden Customizing-Aktivitäten definieren Sie die Merchant Category Codes und ordnen diese den Umsatzschlüsseln zu (und damit implizit den Spesenarten):
- Merchant Category Codes definieren
- Merchant Category Codes und Umsatzschlüssel zuordnen
Kreditkartendateien im Dateiformat VISA VCF4 können zusätzliche Blöcke mit detaillierten Informationen über einzelne Reisedienstleistungen enthalten, z.B. über Mietwagen oder Flüge. Damit das Importprogramm diese auswerten kann, müssen Sie in der Customizing-Aktivität VCF4-Detailinformationen und Umsatzschlüssel zuordnen die Detailinformationen den Umsatzschlüsseln und Umsatzkategorien zuordnen.
Für den Import von Kreditkartendateien im Dateiformat AMEX GL1025 müssen Sie in der Customizing-Aktivität Kontenarten für American Express (AMEX) definieren die Kontenarten der Kreditkartengesellschaft American Express definieren und pro Kontenart festlegen, ob der Umsatz zu Lasten Ihres Unternehmens oder des Reisenden geht.

Mit den folgenden Business Add-Ins können Sie den Import der Kreditkartendateien folgender Dateiformate beeinflussen:

Dateiformat Visa VCF4: BAdI: Kreditkarten-Transaktionen Visa VCF4 anpassen
Dateiformat AMEX GL1025: BAdI: Kreditkarten-Transaktionen AMEX GL1025 anpassen

Weitere Informationen finden Sie im Customizing der Reiseabrechnung unter Anfang des Navigationspfads Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Einstellungen für spezifische Formate Ende des Navigationspfads

Prüfungen

Beim Import führen diese Programme folgende Prüfungen durch:

Plausibilität der Datensätze in Bezug auf die vom System erwartete Struktur
Zuordnung der Kreditkartentransaktionen zu den Personalnummern im SAP-System
Bedingungen für eine automatische Verarbeitung

Automatische Verarbeitung

Wenn Sie die automatische Verarbeitung einsetzen, laufen die Importprogramme folgendermaßen ab:

Wenn das Importprogramm eine Kreditkartentransaktion einer Spesenabrechnung zuordnen kann, dann fügt es aus den Daten der Kreditkartentransaktion einen Reisebeleg in der bereits vorhandenen Spesenabrechnung an. Anschließend sichert das Programm die Spesenabrechnung. Gleichzeitig sichert es den Datensatz der Kreditkartentransaktion mit der zugeordneten Reisenummer und der Transaktionsnummer für die zugeordnete Personalnummer in der Tabelle INBEL des Clusters TC der Datenbank PCL1 (Ablage für in Spesenabrechnungen eingefügte Kreditkartentransaktionen).
Wenn das Importprogramm eine Kreditkartentransaktion keiner Spesenabrechnung zuordnen kann oder die Spesenart Zusatzinformationen erfordert, dann sichert das Programm die Kreditkartentransaktion für die zugeordnete Personalnummer im Belegpuffer (Tabelle CCBEL des Clusters TC der Datenbank PCL1).

Aktivitäten

Während Sie eine Kreditkartendatei importieren, soll möglichst kein Zugriff auf die Spesenabrechnung erfolgen, da diese Personalnummern für eine weitere Bearbeitung (Kreditkartentransaktionen hinzufügen) gesperrt sind.

Wenn das Importprogramm die Kreditkartentransaktionen erfolgreich eingelesen hat, dann markiert es die Kreditkartendatei, sodass diese gegen ein doppeltes Einlesen gesperrt ist.

Sie können die Importprogramme im Testlauf und im Produktivlauf starten. Eine automatische Verarbeitung per Job-Processing ist ebenfalls möglich und nach erfolgreicher Pilotierung empfohlen.

Testlauf

Ziel des Testlaufs ist die Überprüfung der Kreditkartendatei und der SAP-Systemeinstellungen. Das Importprogramm erzeugt eine Liste der nicht vorhandenen oder fehlerhaften Systemeinstellungen. Anhand dieser Fehlerliste können Sie entweder die betroffenen Stammdaten korrigieren oder im Customizing die nötigen Systemeinstellungen hinzufügen oder korrigieren.

Produktivlauf mit Aufbau einer Tabelle für fehlerhafte Datensätze

Ziel des Produktivlaufs ist die Übernahme der Kreditkartentransaktionen in den Belegpuffer oder direkt in die Spesenabrechnungen. Wenn der Testlauf keine fehlenden oder fehlerhaften Systemeinstellungen anzeigt, dann können Sie das Einlesen der Kreditkartendatei im Produktivlauf starten.

Das Importprogramm übernimmt die fehlerfreien Kreditkartentransaktionen in den Belegpuffer oder direkt in die Spesenabrechnungen. Die Mitarbeiter können diese sofort weiterverarbeiten.

Das Importprogramm legt fehlerhafte Kreditkartentransaktionen in der Tabelle PTRV_CCC ab. Diese Tabelle enthält nur die Felder des Dateiformats CCD. Zusätzliche Informationen der anderen Dateiformate gehen verloren. Sie können die fehlerhaften Kreditkartentransaktionen mit der Transaktion PRCCE bearbeiten. Mit dem Programm RPRCCC_CREATE_CORRECTION_FILE können Sie aus den fehlerhaften Kreditkartentransaktionen, die in der Tabelle PTRV_CCC abgelegt sind, eine CCD-Datei erstellen. Diese können Sie mit dem Importprogramm RPRCCC00 importieren.

Sie finden die Transaktion PRCCE und die Programme zur Fehlerbehandlung im Bild SAP Easy Access unter Anfang des Navigationspfads Rechnungswesen Navigationsschritt Finanzwesen Reisemanagement Reisekostenabrechnung Werkzeuge Kreditkartendaten Ende des Navigationspfads .