ProzessPers. Firmenkreditkarte mit Abrechn. über zentrales Firmenkonto

 

Sie verwenden diese Prozessvariante für Mitarbeiter, die über eine persönliche Firmenkreditkarte verfügen, für die Sie als Firma die Rechnung erhalten und zahlen.

Voraussetzungen

Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

Kommunikation mit der Kreditkartengesellschaft

Übermitteln Sie die Personalnummer an die Kreditkartengesellschaft und vereinbaren Sie eine Vorgehensweise für laufende Änderungen.

Customizing des Reisemanagements

Um das Kreditkartenclearing einsetzen zu können, müssen Sie folgende Einstellungen im Customizing der Reiseabrechnung vornehmen:

  • Es kommt häufig vor, dass ein Mitarbeiter mit der Kreditkarte Ausgaben bezahlt hat, die von der Firma nicht erstattet werden. Mit dem Beleg-Wizard können Sie die Privatanteile an von der Firma bezahlten Belegen abziehen. Beachten Sie auch die Hinweise zur Buchung von Privatanteilen mit dem Beleg-Wizard.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Reisespesenarten Navigationsschritt Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen Ende des Navigationspfads

  • Sie müssen im Customizing Spesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet und im Weiteren den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartengesellschaft zugeordnet sind. Wenn Sie Leistungserbringer verwenden, können Sie diese hier als Vorschlagswerte eintragen.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Navigationsschritt Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren Ende des Navigationspfads

  • Wenn Sie mit mehreren Kreditkartengesellschaften zusammenarbeiten, sollten Sie einen Leistungserbringer eintragen. Während eine Spesenart ohne Leistungserbringer immer auf das gleiche Verrechnungskonto gebucht würde, bucht das System eine Kombination aus Spesenart und Leistungserbringer auf das spezielle Verrechnungskonto der jeweiligen Kreditkartengesellschaft, wenn dies bei der Kontenfindung eingestellt ist.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Navigationsschritt Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren Ende des Navigationspfads

  • Für die korrekte Verbuchung der Belege mit Leistungserbringer benötigen Sie für die Kontenfindung eine spezielle Lohnart, die Sie der Kombination aus Spesenart und Leistungserbringer zuordnen.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reisemanagement Navigationsschritt Integration Reisemanagement mit Personalabrechnung Navigationsschritt Lohnarten Navigationsschritt Lohnarten den Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen Ende des Navigationspfads

  • Beachten Sie, dass bei Buchungen der Spesenabrechnung in die Finanzbuchhaltung mit Kreditkartendaten gebucht wird. Nur so ist gewährleistet, dass das System die Daten (z.B. Kreditkarten- und Transaktionsnummer) an die Finanzbuchhaltung weiterleitet.

    Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reisemanagement Navigationsschritt Integration Reisemanagement mit Personalabrechnung Navigationsschritt Lohnarten Navigationsschritt Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto definieren Ende des Navigationspfads

    Hier ordnen Sie einer FI-Lohnart ein symbolisches Konto (das Verrechnungskonto) zu und markieren das Feld mit Kreditkartendaten.

Um die Transaktionsdaten aus der gebuchten Spesenabrechnung mit den Posten auf der Rechnungsdatei der Kreditkartengesellschaft auszugleichen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Legen Sie ein Sachkonto an mit Offene-Posten-Verwaltung als Verrechnungskonto für bezahlte Reisebelege je Kreditkartengesellschaft oder je Leistungserbringer (Konto entspricht dem RE/WE-Konto aus der Materialwirtschaft).

  • Richten Sie eine Infrastruktur für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen in die Kreditorenbuchhaltung ein (empfohlene IDOC Struktur: INVOIC01).

Prozess

  • Der Mitarbeiter bekommt von Ihnen eine Firmenkreditkarte zur Begleichung seiner berufsbedingten Spesen. Er erhält monatlich eine Auflistung aller Umsätze von der Kreditkartengesellschaft, um seine Spesenabrechnung zu erleichtern. Ihr Unternehmen erhält periodisch eine Gesamtrechnung über die Umsätze je Mitarbeiter bzw. Kartennummer.

  • Sie importieren täglich alle Kreditkartentransaktionen ihrer Mitarbeiter in das SAP-Reisemanagement. Der Mitarbeiter muss alle bezahlten Belege in eine seiner Spesenabrechnungen einfügen und Privatanteile mit dem Beleg-Wizard identifizieren. Die Privatanteile werden im weiteren Prozessverlauf dem Kreditorenkonto des Mitarbeiters belastet.

  • Die Mitarbeiter können Kreditkartenbelege, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet sind, nicht aus dem Belegpuffer löschen, da die Finanzbuchhaltung jeden einzelnen Beleg zur Abstimmung und Rechnungsprüfung benötigt. In bezahlten Kreditkartenbelegen können Sie die Felder Währung, Betrag und Kurs nicht ändern. Es muss gewährleistet sein, dass der Rechnungsbetrag für die Belege ausgeglichen werden kann. Bezahlte Belege lassen sich nur mit dem Beleg-Wizard auf andere bezahlte Spesenarten umschlüsseln.

  • Zusätzlich zu der Kreditkartendatei mit den täglichen Transaktionsdaten erhalten Sie von der Kreditkartengesellschaft periodisch eine Rechnungsdatei, die (bei entsprechender Infrastrukur) automatisch als Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung vorerfasst wird. Die Gegenbuchung zum Kreditorenkonto der Kreditkartengesellschaft erfolgt auf das Verrechnungskonto für bezahlte Reisebelege je Kreditkartengesellschaft, das auch durch die Spesenabrechnung bebucht wird

  • Zur Unterstützung der Rechnungsprüfung werden als zusätzliche Ausgleichskriterien die eindeutige Transaktionsnummer der Kreditkartengesellschaft und die Kreditkartennummer neben den Standardkriterien Währung und Betrag herangezogen. Am Monatsende sind dann nur noch strittige Posten bzw. Posten, für die noch keine Spesenabrechnung oder Kreditkartenrechnung vorliegen, manuell zu behandeln. Weitere Informationen finden Sie unter Kreditkartenbelege anzeigen.

Die folgende Abbildung zeigt den Ablauf im Überblick.