ProzessKreditkarte mit Abrechnung über Mitarbeiterkonto

 

Diese Prozessvariante setzen Sie ein, wenn Ihr Mitarbeiter eine persönliche Firmenkreditkarte verwendet, für die er allein haftet. Der Mitarbeiter erhält die Kreditkartenrechnung und zahlt diese von seinem persönlichen Bankkonto. Sie zahlen die genehmigten Spesen an den Mitarbeiter aus.

Voraussetzungen

Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

HR-Stammdaten

  • Sie müssen im Infotyp 0105 (Kommunikation) Subtyp 0011 (Kreditkartennummer) die Kreditkartennummer der persönlichen Firmenkreditkarte des Mitarbeiters hinterlegen. Die Gültigkeitsdauer des Infotyps sollte der Gültigkeitsdauer der Kreditkarte entsprechen.

    SAP Easy Access: Anfang des Navigationspfads Reisemanagement Navigationsschritt Personenbezogene Stammdaten Navigationsschritt PRMD - Pflegen Ende des Navigationspfads

  • Übermitteln Sie außerdem die Personalnummer an die Kreditkartengesellschaft und vereinbaren Sie eine Vorgehensweise für zukünftige, laufende Modifikationen.

Customizing des Reisemanagements

Sie müssen im Customizing Spesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als dem Mitarbeiter zu erstatten gekennzeichnet und den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartengesellschaft zugeordnet sind.

Customizing-Aktivität: Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Kreditkartenclearing Navigationsschritt Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren Ende des Navigationspfads

Prozess

  • Jeder Mitarbeiter bekommt von Ihnen eine Firmenkreditkarte zur Begleichung seiner berufsbedingten Spesen. Er erhält monatlich einen Kontoauszug (der als Rechnung gilt) von der Kreditkartengesellschaft und muss die offenen Posten innerhalb einer bestimmten Frist aus seinem persönlichen Guthaben begleichen.

  • Ihr Unternehmen hat mit der Kreditkartengesellschaft ein Zahlungsziel vereinbart, durch das der Mitarbeiter seine Spesenabrechnung einreichen und die Erstattung rechtzeitig erhalten kann, bevor er selbst seine Kreditkartenrechnung begleichen muss.

  • Das Unternehmen erhält (arbeits-) täglich eine Kreditkartendatei mit den Kreditkarten-Transaktionsdaten, damit die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung zeitnah durchführen können. Beim Import in das SAP-Reisemanagement ordnet das System die Kreditkartentransaktionen automatisch den Mitarbeitern zu. Die Mitarbeiter ordnen die Kreditkartentransaktionen ihren Spesenabrechnungen zu und ergänzen erforderliche Zusatzinformationen.

  • Für Ihr Unternehmen ist es weder notwendig, dem Mitarbeiter vor Beginn der Reise verwaltungstechnisch aufwändige Vorschusszahlungen zu leisten, noch müssen Sie sich um eine Rechnungsprüfung (Abstimmung) zwischen geplanten und tatsächlichen Spesen kümmern. Diese Aufgabe übernimmt der Mitarbeiter für Sie. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Prüfung und Erstattung der Spesen möglich ist, bevor die Rechnungen der Kreditkartengesellschaft fällig sind (Abgabefrist für Spesen).

Die folgende Abbildung zeigt den Ablauf im Überblick.