Zentrale Reisestellenkarte mit zentraler Zahlung

Diese Prozessvariante setzen Sie ein, wenn Ihr Reisebüro bestimmte Reisedienstleistungen (in erster Linie Flug und Bahn) über eine zentrale Reisestellenkarte (Lodged Card, Company Account, BTA Card) abrechnet, für die Sie als Firma die Rechnung erhalten und die volle Haftung übernehmen. Diese Prozessvariante ist mit den Prozessvarianten für persönliche Karten kombinierbar.

Voraussetzungen

Um diese Prozessvariante des Kreditkartenclearings einsetzen zu können, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Voraussetzungen, die in Kreditkartenclearing beschrieben sind, die folgenden speziellen Voraussetzungen gegeben sein:

Sie müssen im Customizing Spesenarten für Einzelbelege eingerichtet haben, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet und im Weiteren den Umsatzschlüsseln Ihrer Kreditkartengesellschaft zugeordnet sind. Wenn Sie Leistungserbringer verwenden, können Sie diese hier als Vorschlagswerte eintragen.

Customizing-Aktivität: Reiseabrechnung Stammdaten Kreditkartenclearing Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren
Wenn Sie mit mehreren zentralen Reisestellenkarten arbeiten, sollten Sie einen Leistungserbringer verwenden. Während das System eine Spesenart ohne Leistungserbringer immer auf das gleiche Verrechnungskonto bucht, lässt sich eine Kombination aus Spesenart und Leistungserbringer auf das spezielle Verrechnungskonto der jeweiligen Reisestellenkarte buchen.

Customizing-Aktivität: Reiseabrechnung Stammdaten Kreditkartenclearing Zuordnungstabelle Kreditkartenclearing definieren
Wenn sie mehrere Leistungserbringer eingetragen haben, benötigen Sie für die Kontenfindung des Verrechnungskontos je Kreditkartengesellschaft eine spezielle Lohnart, die Sie der Kombination aus Spesenart und Leistungserbringer zuordnen.

Customizing-Aktivität: Reisemanagement Integration Reisemanagement mit Personalabrechnung Lohnarten Lohnarten den Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen
Sie müssen einstellen, dass bei Buchungen der Spesenabrechnung für alle Lohnarten, die einer Spesenart bereits vom Unternehmen bezahlt zugeordnet ist mit Kreditkartendaten gebucht wird. Nur so ist gewährleistet, dass die für das automatische Ausgleichen der offenen Posten, notwendigen Daten, wie Kreditkarten- und Transaktionsnummer, bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung mitkommen.

Customizing-Aktivität: Reisemanagement Integration Reisemanagement mit Personalabrechnung Lohnarten Zuordnung Lohnart - Symbolisches Konto definieren

Hier ordnen Sie der als bezahlt durch Firma gekennzeichneten Lohnart ein 2. symbolisches Konto (das Verrechnungskonto) zu und markieren den Eintrag ohne CO-Empfänger und mit Kreditkartendaten.

Um die Transaktionsdaten aus der gebuchten Spesenabrechnung mit den Posten auf der Rechnungsdatei der Kreditkartengesellschaft auszugleichen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Legen Sie ein Sachkonto an mit Offene-Posten-Verwaltung als Verrechnungskonto für bezahlte Reisebelege je Reisestellenkarte (Konto entspricht dem RE/WE-Konto aus der Materialwirtschaft).
Richten Sie eine Infrastruktur für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen in die Kreditorenbuchhaltung ein.

Prozess

Sie setzen eine zentrale Kreditkarte ein, die von der Reisestelle Ihrer Firma oder vom Reisebüro bei der Buchung von Reisedienstleistungen verwendet wird.

Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass die größten Posten der Spesenabrechnung nicht über sein eigenes Bankkonto laufen. Um jedoch eine vollständige Spesenabrechnung sowie eine verursachungsgerechte Zuordnung aller Kosten auf die entsprechenden Kostenträger zu gewährleisten, muss der Mitarbeiter diese bereits durch die Firma bezahlten Belege neben seinen persönlichen Ausgaben, in die Spesenabrechnung integrieren.

Mit der Funktion Kreditkartenbelege anzeigen (Programm RPRCCC_DISPLAY_RECEIPTS) können Sie prüfen, welche Kreditkartentransaktionen noch keiner Spesenabrechnung zugeordnet sind. Abhängig von der Kreditkartengesellschaft erhalten Sie tägliche oder periodisch die aktuellen Kreditkartentransaktionen für den Import ins SAP-Reisemanagement.
Kreditkartentransaktionen, die als vom Unternehmen bereits bezahlt gekennzeichnet sind, können nicht aus dem Belegpuffer gelöscht werden, da die Finanzbuchhaltung jeden einzelnen Beleg für die Abstimmung und Rechnungsprüfung benötigt. In bezahlten Kreditkartenbelegen lassen sich Währung, Betrag und Kurs nicht manuell ändern. Sie lassen sich nur mit dem Beleg-Wizard auf andere bezahlte Spesenarten umschlüsseln. In den meisten Fällen besteht für Belege der Reisestellenkarte kein Umschlüsselungsbedarf.
Parallel dazu erhalten Sie in regelmäßigen Abständen eine Rechnungsdatei (z.B. alle zehn Tage), die bei entsprechender Infrastruktur automatisch als Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung vorerfasst wird. Die Gegenbuchung zum Kreditorenkonto der Kreditkartengesellschaft erfolgt auf das Verrechnungskonto für bezahlte Reisebelege je Reisestellenkarte, das auch durch die Spesenabrechnung bebucht wird
Zur Unterstützung der Rechnungsprüfung zieht das System als zusätzliche Ausgleichskriterien die eindeutige Transaktionsnummer der Kreditkartengesellschaft und die Kreditkartennummer des Belegs neben den Standardkriterien Währung und Betrag heran. Am Monatsende sind dann nur noch strittige Posten bzw. Posten, für die noch keine Spesenabrechnung oder Kreditkartenrechnung vorliegen, manuell zu behandeln.

Besonderheiten für externe Dienstleister

Sie können auch Reisedienstleistungen für externe Dienstleister (DL), die im Auftrag des Unternehmens reisen, über die Reisestellenkarten abrechnen. Da für diese Personen keine Personalnummer im Unternehmen angelegt ist, identifiziert das System beim Einlesen der Kreditkartendaten die entsprechenden Zeilen als fehlerhaft. Wir empfehlen in diesem Fall, einen separaten Geschäftsprozess zu definieren. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Anlegen von Reisestammsätzen (FI-TV-Mini-Master) je externem DL in einem separaten Nummern- und Abrechnungskreis.

Vorteil: Klare Verantwortungs- und Kostenzuordnung, Dezentralisierung der Spesenabrechnung für externe Dienstleister (Rechnungsprüfung) und Überleitung ins Rechnungswesen

Nachteil: Aufwändige Verwaltung
Anlegen eines Reisestammsatzes (FI-TV-Mini-Master) je Kostenverantwortungsbereich in einem separaten Nummern- und Abrechnungskreis.
Manuelle Buchung auf das Verrechnungskonto für bezahlte Reisedienstleistungen je Reisestellenkarte.

Die folgende Abbildung zeigt den Ablauf im Überblick.

Die Abbildung wird im Begleittext erläutert.

Kreditkartenclearing: Prozessvariante 4

Besonderheiten für Abhebungen mit Firmenkreditkarten

Wenn Abhebungen mit der Firmenkreditkarte erlaubt sind, hilft dies Kosten für die Zahlung und Verwaltung von reisebedingten Vorschüssen zu vermeiden.

Firmenkreditkarte mit persönlicher Haftung (Prozessvariante 1 und 2)

Legen Sie im Customizing eine Spesenart CASH für Einzelbelege an. Diese Spesenart muss vom Typ dem Mitarbeiter zu erstatten sein und dem entsprechenden Umsatzschlüssel der Kreditkartengesellschaft zugeordnet sein.
Nach Übernahme der Kreditkartendaten ins Reisemanagement ordnet der Mitarbeiter die Zahlung einer Spesenart zu. Da CASH eine nicht erstattungsfähige Spesenart ist, muss der Mitarbeiter die Zahlung aufteilen, indem er die Zeilen mit reisebedingten Ausgaben der erstattungsfähigen Spesenart zuordnet, für die er das Bargeld verwendet hat (z.B. Taxi, Trinkgeld, Bus). Wir empfehlen, hierfür den Beleg-Wizard zu verwenden, um den korrekten Wechselkurs sicherzustellen. Privatausgaben lassen sich einfach aus dem Originalbetrag ableiten.

Firmenkreditkarte mit Firmenhaftung (Prozessvariante 3)

Legen Sie im Customizing eine Spesenart CASP für Einzelbelege an. Diese Spesenart muss vom Typ von Firma bereits bezahlt sein und dem entsprechenden Umsatzschlüssel der Kreditkartengesellschaft zugeordnet sein.
Nach Übernahme der Kreditkartendaten ins Reisemanagement ordnet der Mitarbeiter den Barzahlungsbetrag einer Spesenart zu. Weil CASP eine nicht erstattungsfähige Spesenart ist, muss der Mitarbeiter die Zahlung aufteilen, indem er die reisebedingten Ausgaben mit dem Beleg-Wizard jeweils der erstattungsfähigen Spesenart zuordnet, für die er das Geld verwendet hat (z.B. Taxi, Trinkgeld, Bus). Privatausgaben muss der Mitarbeiter bei der Aufteilung mit dem Beleg-Wizard kennzeichnen; diese werden später dem Mitarbeiterkonto belastet.