Bevoegdheden 
Op basis van hun bevoegdheden kunnen gebruikers documenten weergeven, creëren en actualiseren. Bevoegdheden worden toegewezen op basis van de gedefinieerde gegevensownership. Standaard heeft een nieuwe gebruiker geen bevoegdheden. Voor elke gebruiker kan slechts één manager worden gedefinieerd die bevoegdheden toewijst.
U kunt gebruikers vastleggen als gewone gebruiker of als superuser. U kunt een onbeperkt aantal superusers definiëren, hoewel het raadzaam is om het aantal superusers te beperken.
Voor gewone gebruikers geldt het volgende:
Zij kunnen geen bevoegdheden toewijzen aan andere gebruikers.
Zij kunnen, met de juiste bevoegdheid, bepaalde acties uitvoeren, zoals het toekennen van kortingen, het wijzigen van prijzen of het bekijken van vertrouwelijke rekeningen.
Voor superusers geldt het volgende:
Zij kunnen bevoegdheden definiëren voor andere gebruikers.
Zij hebben voor iedereen volledige bevoegdheid behalve voor zichzelf.
Zij hebben automatisch volledige bevoegdheid voor alle functies in het systeem.
Bevoegdheden worden per module gedefinieerd in het venster Bevoegdheden. Ook de instellingen in het gedeelte Algemeen van dit venster zijn van invloed op de bevoegdheden. Als in het gedeelte Algemeen bijvoorbeeld is gedefinieerd dat een gebruiker bevoegd is om de stamgegevens van zakenpartners weer te geven, maar niet de rekeningsaldi, worden in het venster Stamgegevens zakenpartner geen rekeningsaldi weergegeven.
Voor gebruikers die geen bevoegdheden mogen wijzigen, wordt de map Bevoegdheden in de module Beheer niet weergegeven.
Voorwaarden
U hebt de gebruikers in het systeem gedefinieerd en opgegeven welke gebruikers superusers zijn.
Functieomvang
Het is mogelijk om gebruikers alleen de bevoegdheid te geven om informatie weer te geven. Daarnaast kunt u ze volledig uitsluiten van een functie.
U kunt de toegang van gebruikers tot documenten beperken. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen toegang verlenen tot klantoffertes in een bepaalde nummeringsserie en offertes in een andere serie. Het is ook mogelijk de toegang volledig te blokkeren.
Onder bepaalde omstandigheden kunnen bevoegdheden worden overschreven. Als een gebruiker bijvoorbeeld niet bevoegd is om een bepaald verkoopdocument te creëren, maar dit toch probeert te doen, wordt gevraagd om de gebruikersnaam en het wachtwoord van een bevoegde gebruiker. Dit stelt de niet-bevoegde gebruiker in staat om het document alleen in dit specifieke geval op te slaan.
U kunt goedkeuringsmethoden voor inkoop- en verkooptransacties in het systeem definiëren die voorrang hebben op de standaardbevoegdheden. Als een gebruiker bijvoorbeeld bevoegd is een factuur toe te voegen ondanks het feit dat hiermee de kredietlimiet van de klant wordt overschreden, kunt u een extra vrijgavemethode activeren zodra de kredietlimiet met een bepaald bedrag wordt overschreden.