Als u SAP Business One efficiënter wilt gebruiken, kunt u nadat u bevoegdheden hebt gedefinieerd voor een gebruiker, dit bevoegdhedenprofiel kopiëren naar een andere gebruiker. Zo kunt u bijvoorbeeld door een bevoegdhedenprofiel te kopiëren identieke bevoegdheden toekennen aan alle werknemers die op dezelfde afdeling werkzaam zijn.

SAP Business One is uitgerust met een uitgebreide bevoegdhedenvoorziening die aan de wensen van elke gebruiker kan worden aangepast. Tijdens de implementatiefase moet de systeembeheerder een bevoegdhedenbeleid opstellen dat onbevoegde toegang tot de database voorkomt.

Wijzigingen in de historie voor gebruikers- en bevoegdheidsinstellingen worden niet vastgelegd. Wijzigingen in de instellingen van het systeem (de systeemconfiguratie) en de gebruikersinstellingen moeten handmatig worden gedocumenteerd. Aangezien wijzigingen in de systeemparameters onderdeel uitmaken van het interne bewakingssysteem, moeten ook deze worden gedocumenteerd. Documentatie kan plaatsvinden in de vorm van een eenvoudige afdruk van de inhoudsopgave, of in de vorm van screenshots.

Er moeten bepaalde voorzorgsmaatregelen worden genomen om erop toe te zien dat de toegang tot de gegevens wordt gecontroleerd. In het grootboek kunnen gebruikers die niet bevoegd zijn om het documentjournaal te openen maar wel bevoegd zijn om journaalboekingen te openen, de knoppen voor het vastleggen van gegevens gebruiken om door de database te bladeren en documenten te bekijken. Op deze manier kunnen ze andere gegevens weergeven, zelfs al zijn ze niet bevoegd om lijsten weer te geven, bijvoorbeeld in het documentjournaal.

Door de juiste bevoegdheden toe te kennen, kunt u wijzigingen in documentvelden beperken. Dit geldt niet voor gebruikers die zijn gedefinieerd als superuser.