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FunktionsdokumentationSzenario 1 Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

Dieses Szenario ist gegeben, wenn Folgendes zutrifft: Die neue Hauptbuchhaltung mit Belegaufteilung ist aktiv. Mindestens eine über den Geschäftsjahreswechsel im Haushaltsmanagement (HHM) umzukontierende HHM-Kontierung wird in der neuen Hauptbuchhaltung fortgeschrieben und ist als Belegaufteilungsmerkmal definiert.

Mit den für dieses Szenario zur Verfügung gestellten Funktionen können Sie eine HHM-Umkontierung im Rahmen des Geschäftsjahreswechsels im HHM (ausgelöst z.B. durch eine Änderung der Budgetstruktur) in der neuen Hauptbuchhaltung und optional auch in der Anlagenbuchhaltung abbilden. Die Umkontierung im Rahmen des Geschäftsjahreswechsels im HHM wird dadurch nicht verändert.

Beachten Sie, dass dieses Szenario nur im Rahmen des HHM-Geschäftsjahreswechsels unterstützt wird. Eine unterjährige Umkontierung einer in der neuen Hauptbuchhaltung fortgeschriebenen und als Belegaufteilungsmerkmal definierten HHM-Kontierung ist nicht möglich.

Für dieses Szenario müssen Sie einen Reorganisationsplan anlegen und die entsprechenden Einstellungen im Customizing der Finanzbuchhaltung (neu) unter   Hauptbuchhaltung (neu)   Reorganisation   vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen und Customizing.

Der Reorganisationsplan stellt das Bindeglied zwischen der Umkontierung im Haushaltsmanagement und den sich daraus ergebenden Anpassungen in der neuen Hauptbuchhaltung und (optional) der Anlagenbuchhaltung dar. Zur Steuerung der Anpassungen stehen Ihnen im Reorganisationsplan zwei Objektarten zur Verfügung:

  • HHM-Beleg mit FI-Bezug (für die Anpassungen in der neuen Hauptbuchhaltung)

  • Anlagen (für die Anpassungen in der Anlagenbuchhaltung)

Weitere Informationen zu den Objektarten finden Sie unter Objektart: HHM-Beleg mit FI-Bezug und unter Objektart: Anlage.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Die FI-Beleg-Referenz (Feld KNBELNR) ist als technisches Belegaufteilungsmerkmal definiert.

  • Bevor Sie den Obligovortrag von Rechnungen (Werttyp 54) mit Umkontierung im Haushaltsmanagement durchführen können, müssen Sie einen gültigen Reorganisationsplan der Planart 002 (HHM-Umkontierung) angelegt haben.

  • Wenn durch die Umkontierung auch Korrekturbestände aus der Fremdwährungsbewertung in den betroffenen Ledgern umgebucht werden müssen, muss eine gleichnamige Ledger-Gruppe vorhanden sein, die ausschließlich das zu korrigierende Ledger beinhaltet. Wenn dies nicht der Fall ist, gelten besondere Einschränkungen (siehe Objektart: HHM-Beleg mit FI-Bezug).

Funktionsumfang

Rollen

Es stehen Ihnen zwei neue Rollen zur Verfügung:

  • Der Reorganisationsmanager (Reorganization Manager) steuert und überwacht das Zusammenspiel der Umkontierung im HHM-Geschäftsjahreswechsel und deren Auswirkungen auf die neue Hauptbuchhaltung und optional auch für die Anlagenbuchhaltung. Er legt den Reorganisationsplan an und führt folgende Aufgaben durch:

    • für HHM-Belege mit FI-Bezug: Umbuchung

    • für Anlagen: Generierung (Finden der betroffenen Anlagen), Zuordnung des Objektverantwortlichen für die einzelnen Anlagen und Umkontieren der Anlagen mit gleichzeitiger Umbuchung

    Der Reorganisationsmanager beendet die Reorganisation, indem er den Reorganisationsplan abschließt.

  • Der Objektverantwortliche (Reorganization Object Owner) ordnet in seinem Verantwortungsbereich den Anlagen die neuen HHM-Kontierungen zu. Der Reorganisationsmanager kann diese Zuordnungen bei der späteren Umkontierung nicht mehr ändern.

Ablauf der Umkontierung

Zunächst legt der Reorganisationsmanger einen Reorganisationsplan für den betroffenen Finanzkreis und das neue Geschäftsjahr an. Danach starten die Budgetverantwortlichen wie gewohnt den Geschäftjahreswechsel (Obligovortrag) im HHM. Wenn hierbei eine Umkontierung einer in der neuen Hauptbuchhaltung fortgeschriebenen und aufgeteilten HHM-Kontierung erfolgt, wird diese Umkontierung automatisch im Reorganisationsplan protokolliert. Der Reorganisationsmanager prüft die Ergebnisse des Obligovortrags im Reorganisationsplan und startet die Umbuchung der betroffenen Bestände in der neuen Hauptbuchhaltung.

Optional generiert der Reorganisationsmanager die Objektliste für von der Umkontierung betroffene Anlagen und ordnet diese den jeweiligen Objektverantwortlichen zu, die die Objektliste abarbeiten. Der Reorganisationsmanager führt aus dem Reorganisationsplan heraus die Umkontierung der Anlagen aus. Bei Anlagen mit Beständen werden diese automatisch umgebucht.

Alle betroffenen Objekte, ihre alte und neue Kontierung, sowie die jeweiligen Objektverantwortlichen werden vom System protokolliert, ebenso wie die umgebuchten Bestände pro Objekt. Abschließend setzt der Reorganisationsmanager den Status des Reorganisationsplans auf Abgeschlossen.

Wie der Reorganisationsprozess im Einzelnen abläuft und welche Aufgaben der Reorganisationsmanager und die Objektverantwortlichen dabei haben, erfahren Sie unter Ablauf der Umkontierung.

Hinweise

  • Objekte der Objektart HHM-Beleg mit FI-Bezug werden automatisch über den HHM-Obligovortrag bestimmt und die dazugehörige Belegaufteilungsinformation wird in der neuen Hauptbuchhaltung umkontiert. Die Objekte werden automatisch im zugehörigen Reorganisationsplan eingetragen. Somit entfällt für diese Objektart die Generierung der Objektliste und das Umkontieren der entsprechenden Belege innerhalb des Reorganisationsplans. Nur die Umbuchung der FI-Salden muss über den Reorganisationsplan erfolgen. Mit diesen Funktionen können Sie sicherstellen, dass auch nach einem Geschäftsjahreswechsel mit Umkontierung die Hauptbuchsalden auf Ebene der HHM-Merkmale korrekt ausgewiesen werden.

  • Das Finden der durch den HHM-Geschäftsjahreswechsel in der neuen Hauptbuchhaltung umzukontierenden und umzubuchenden FI-Belegzeilen (und somit Sachkonten) erfolgt über die FI-Beleg-Referenz (Feld KNBELNR).

  • Es werden die HHM-Kontierungselemente verwendet, die in der neuen Hauptbuchhaltung fortgeschrieben oder zusätzlich im Customizing der Reorganisation unter Zusätzliche Kontierungselemente auswählen ausgewählt wurden.

    In der Standardeinstellung (Feld Kontierung gemeinsam bei den Grunddaten nicht markiert) enthält in jeder Zuordnungszeile nur ein Kontierungselement einen Wert ungleich *. Für alle mit * gefüllten Kontierungselemente ist die entsprechende Ausprägung für die Generierung der Objektlisten (Suche der umzukontierenden und umzubuchenden Anlagen) nicht festgelegt.

  • Pro Finanzkreis und Geschäftsjahr darf nur ein Reorganisationsplan der Planart 002 (HHM-Umkontierung) existieren. Dies wird beim Anlegen eines Reorganisationsplans geprüft.

  • Das Reorganisationsdatum ist der erste Tag des neuen Geschäftsjahrs.

    Beispiel Beispiel

    Ihr Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr und Sie tragen im Haushaltsmanagement offenes Obligo (Rechnungen) von 2010 nach 2011 vor. Somit ist das Reorganisationsdatum der 01.01.2011.

    Ende des Beispiels.

  • Das Generieren und Umkontieren von Anlagen erfolgt über den Reorganisationsplan. Die Umkontierung löst auch automatisch eine Umbuchung der Anlagensalden aus.

Einschränkungen

  • Die unterjährige Umkontierung wird nicht unterstützt.

  • Die Förderung kann nicht umkontiert werden.

  • Belege aus dem FI-CA können nicht umkontiert werden. Das gleiche gilt für Anzahlungen, Anzahlungsverrechnungen und -anforderungen.

  • Nur Bestandskonten werden in der neuen Hauptbuchhaltung umkontiert und umgebucht.

Weitere Informationen

Allgemeine Informationen zur Umkontierung im HHM finden Sie an folgenden Stellen:

Weitere Informationen zu den Rollen finden sie unter Business Package for Reorganization Management 1.50 .

Weitere Informationen zum Reorganisationswerkzeug finden Sie unter Profitcenter-Reorganisation .