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ProzessAblauf der Umkontierung Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

Dieser Prozess beschreibt den allgemeinen Ablauf der Umkontierung. Genauere Informationen zum Ablauf der Umkontierung für die einzelnen Objektarten finden Sie unter Objektart: HHM-Beleg mit FI-Bezug und Objektart: Anlage.

Voraussetzungen

Bevor Sie einen Reorganisationsplan anlegen, müssen Sie sicherstellen, dass die Voraussetzungen für die Reorganisation erfüllt sind und dass die Grundeinstellungen im Customizing vorgenommen wurden.

Um die Reorganisation nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Welche organisatorischen und welche systemseitigen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor Sie mit der Reorganisation beginnen können, erfahren Sie unter Voraussetzungen und Customizing.

  • Speziell für die Reorganisation von Anlagen gibt es weitergehende Voraussetzungen. Weitere Informationen finden Sie unter Objektart: Anlage.

  • Das Buchungsdatum richtet sich nach dem führenden Ledger. Alle Ledger, die die Kontierung fortschreiben, werden aktualisiert.

  • Die Reorganisation steht Ihnen als Web-Anwendung im Portal zur Verfügung sowie als Anwendung im NetWeaver Business Client.

    • Um die Reorganisation im Portal nutzen zu können, müssen Sie das Business Package BP for Reorganization Management (BPERPREORG) installieren. Dieses Business Package enthält keine vordefinierten Rollen, sondern ist nur zur Wiederverwendung gedacht. Die Worksets dieses Business Packages sind - zur einfacheren Evaluierung der Inhalte durch Administratoren - per Deltalinks in die Work-Center-Pool-Rolle 1.5 des Business Package for Common Parts eingebunden. Sie können jedoch eigene Rollen definieren (z.B. Reorganisationsmanager und Objektverantwortlicher). Die Worksets des Business Package BP for Reorganization Management können Sie dann in Ihren eigenen Rollen verwenden.

      Workset

      Eigene Rolle

      Übersicht über die Reorganisationspläne (Reorganization Plan Overview)

      Reorganisationsmanager

      Übersicht über die Objektlisten (Object List Overview)

      Objektverantwortlicher

    • Weitere Informationen zum Business Package finden Sie unter Business Package for Reorganization Management 1.50.

    • Für die Nutzung der Reorganisation im NetWeaver Business Client gibt es analog aufgebaute PFCG-Rollen:

      • für den Reorganisationsmanager: SAP_FI_GL_REORG_MANAGER

      • für den Objektverantwortlichen: SAP_FI_GL_REORG_OBJLIST_OWNER

Prozess

Der Reorganisationsmanager und die Objektverantwortlichen gehen folgendermaßen vor:

  1. Reorganisationsmanager legt Reorganisationsplan an:

    Der Reorganisationsmanager legt einen Reorganisationsplan der Planart 002 (HHM-Umkontierung) für den betroffenen Finanzkreis und das neue Geschäftsjahr (Reorganisationsdatum) an.

  2. Budgetverantwortliche(r) starten Obligovortrag mit Umkontierung:

    Danach starten die Budgetverantwortlichen wie gewohnt den Geschäftjahreswechsel (Obligovortrag) im Haushaltsmanagement (HHM). Wenn hierbei eine Umkontierung einer in der neuen Hauptbuchhaltung fortgeschriebenen und aufgeteilten HHM-Kontierung stattfindet, werden automatisch die Belegaufteilungsinformationen für die zugehörigen FI-Belege in der neuen Hauptbuchhaltung angepasst. Dies stellt sicher, dass Folgebelege (z.B. Zahlungen) der umkontierten Belege im HHM automatisch die neuen HHM-Kontierungen enthalten.

  3. Reorganisationsmanager prüft Ergebnisse des Obligovortrags im Reorganisationsplan:

    • Belege: Im Bereich Objektliste finden Sie unter der jeweiligen Objektart die einzelnen betroffenen Belege. Die zugehörigen weiteren Belege können Sie über das Symbol in der Spalte Details anzeigen.

    • Detailinformationen zu den Belegen: Detaillierte Informationen für die einzelnen Belege (z.B. über die Bestände, die dazugehörigen Sachkonten, Ledger usw.) werden im Bereich Umbuchung unter der jeweiligen Objektliste unter Umbuchung dokumentiert.

    • Kontierungsinformation: Wenn ein Kontierungswechsel für einen Beleg stattgefunden hat, finden Sie die alte und die neue Kontierung in der Zuordnungstabelle im Bereich Allgemeine Einschränkungen. Diese Informationen werden später gegebenenfalls für die Generierung der Objektlisten für die Anlagen benutzt.

      Beachten Sie, dass zusätzlich Zeilen ohne Kontierungswechsel (alte Kontierung ist identisch mit der neuen Kontierung) erzeugt werden. So ist sichergestellt, dass Sie einzelne Anlagen von der Umkontierung ausschließen können (Status 60 (Wird nicht reorganisiert)).

  4. Reorganisationsmanager generiert Objektliste für Anlagen (optional)

    Wenn auch Anlagen reorganisiert werden sollen, kann der Reorganisationsmanager aus dem Reorganisationplan heraus die Objektliste der Anlagen generieren, die von der Umkontierung betroffen sind. Die Generierung dieser Objektliste basiert auf den Einträgen auf den Registerkarten für die allgemeinen und die spezifischen Einschränkungen.

    Gegebenenfalls kann es notwendig sein, dass der Reorganisationsmanager weitere Zuordnungen von alten und neuen Kontierungen im Reorganisationsplan vornimmt.

  5. Reorganisationsmanager ordnet Anlagen den Objektverantwortlichen zu (optional)

    Sobald der Reorganisationsmanager den Status eines Objekts auf Objektverantwortlichem zugeteilt setzt, erscheint es in einer Objektliste des jeweiligen Objektverantwortlichen.

  6. Objektverantwortlicher arbeitet Objektliste für Anlagen ab (optional)

    Der Objektverantwortliche entscheidet, welche Anlagen an der Reorganisation teilnehmen sollen und wählt die neuen Empfängerkontierungen.

    Danach setzt er den Objektstatus auf Genehmigt für Weiterverarbeitung.

  7. Reorganisationsmanager führt aus dem Reorganisationsplan die Umkontierung und Umbuchung für Anlagen aus (optional).

    Dies führt automatisch zur Umbuchung der Bestandswerte für Anlagen, für die schon Bestandswerte existieren. Das Ergebnis der Umkontierung und Umbuchung kann in der Objektliste kontrolliert werden.

  8. Reorganisationsmanager startet aus dem Reorganisationsplan heraus die Umbuchungen der betroffenen Bestände in der neuen Hauptbuchhaltung.

    Das Ergebnis der Umbuchung ist in der Objektliste sichtbar. Nach erfolgreicher Umbuchung setzt das System den Objektstatus auf Erfolgreich reorganisiert.

  9. Das System protokolliert alle betroffenen Objekte, ihre alte und neue Kontierung, sowie den jeweiligen Objektverantwortlichen.

    Die umgebuchten Bestände pro Objekt werden ebenfalls protokolliert. Die umgebuchten Salden können Sie über separate Konsolidierungsbewegungsarten in den Summenberichten der neuen Hauptbuchhaltung nachvollziehen.

  10. Der Reorganisationsmanager setzt abschließend den Status des Reorganisationsplans auf Abgeschlossen.

Die meisten Schritte werden mehrfach durchlaufen. So müssen Sie nicht warten, bis der Obligovortrag ins neue Geschäftsjahr komplett ausgeführt wurde, bevor Sie die Umbuchung im FI starten. Sie können die Umbuchung mehrfach durchführen. Es werden bei diesem Schritt immer nur Bestände umgebucht, die in einem vorherigen Lauf noch nicht umgebucht wurden.

Beachten Sie, dass Sie nur einen Reorganisationsplan pro Jahr anlegen können.

Ergebnis

Die Umkontierung ist abgeschlossen. Das System bucht nun auf den neuen Kontierungen.