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ProzessObjektart: HHM-Beleg mit FI-Bezug Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

Die Umkontierung von HHM-Belegen mit FI-Bezug erfolgt in zwei Schritten:

  1. Generierung und Umkontierung

  2. Umbuchung

1. Generierung und Umkontierung

Die Generierung und Umkontierung für die Objektart HHM-Beleg mit FI-Bezug erfolgt nicht über den Reorganisationsplan sondern im Rahmen des Geschäftjahreswechsels. Bei der Umkontierung während des Geschäftsjahreswechsels (Obligovortrag) werden automatisch alle in der neuen Hauptbuchhaltung vorhandenen, mit einer im Haushaltsmanagement (HHM) umkontierten FI-Belegzeile verbundenen weiteren FI-Belegzeilen ermittelt.

Für diese Belegzeilen werden automatisch die Belegaufteilungsinformationen in der neuen Hauptbuchhaltung angepasst. Die Umkontierung wird im Reorganisationsplan protokolliert.

Das Finden der durch den HHM-Geschäftsjahreswechsel in der neuen Hauptbuchhaltung umzukontierenden und umzubuchenden FI-Belegzeilen (und somit Sachkonten) erfolgt über die FI-Beleg-Referenz (Feld KNBELNR).

Hinweis Hinweis

Das Feld FI-Beleg-Referenz beinhaltet die vollständige Schlüsselinformation (Buchungskreis, Geschäftsjahr, Belegnummer und Belegzeile) einer im Haushaltsmanagement fortgeschriebenen FI-Belegzeile (in der Regel eine Aufwands-/Ertrags- oder Steuerzeile). Diese Information wird auch in der neuen Hauptbuchhaltung verwendet, um nicht ins Haushaltsmanagement fortgeschriebene aber damit verknüpfte FI-Belegzeilen (z.B. Verbindlichkeiten, Bankzeilen usw.) erkennbar zu machen. Die Vererbung der Referenz-Information erfolgt dabei durch die Belegaufteilung der neuen Hauptbuchhaltung.

Dieses Feld ist somit die Grundvoraussetzung, dass das Szenario 1 wie gewünscht funktioniert. Wenn die FI-Beleg-Referenz in der neuen Hauptbuchhaltung bei einer im HHM umkontierten Belegzeile fehlt (z.B. weil es sich um einen Migrationsbeleg aus der Migration vom klassischen Hauptbuch in die neue Hauptbuchhaltung handelt oder weil das Feld FI-Beleg-Referenz (KNBELNR) generell nicht als Belegaufteilungsmerkmal definiert ist), wird diese Belegzeile zwar im HHM umkontiert und in den Reorganisationssplan aufgenommen, es findet aber keine Umkontierung / Umbuchung in der neuen Hauptbuchhaltung für mit dieser Belegzeile verknüpfte FI-Zeilen statt.

Beispiel:

FI Beleg 4711 (Rechnung) im Jahr 2010, Buchungskreis 0001 mit zwei Belegzeilen:

  • Belegzeile 01: Verbindlichkeit (Finanzposition mit Finanzvorgang 60)

  • Belegzeile 02 : Aufwand (Finanzposition mit Finanzvorgang 30)

Im HHM wird nur die Aufwandszeile fortgeschrieben. Somit lautet die im HHM fortgeschriebene FI-Beleg-Referenz 0001-2010-4711-02. Diese Information wird über die Belegaufteilung auch in die Verbindlichkeitszeile vererbt Über diese Vererbung wird bei einer Umkontierung der Aufwandszeile im HHM auch die zugehörige Verbindlichkeitszeile im FI gefunden und umkontiert.

Ende des Hinweises

Der Reorganisationsmanager prüft die Ergebnisse des Obligovortrags im Reorganisationsplan und startet die Umbuchung der betroffenen Bestände in der neuen Hauptbuchhaltung.

2. Umbuchung

Durch die erfolgte Umkontierung müssen Bestände (z.B. Verbindlichkeits-, Forderungs-, Steuerverrechnungs- oder Bankverrechnungsbestände) im Hauptbuch umgebucht werden. Diese werden summarisch von der alten auf die neue Kontierung umgebucht.

Die Umbuchung findet in allen Ledgern statt, die HHM-Kontierungen fortschreiben. Die Bestandsumbuchung erfolgt ausschließlich in der neuen Hauptbuchhaltung; andere Anwendungskomponenten (wie z.B. die Kreditorenbuchhaltung) bleiben davon unberührt.

Fremdwährungsbewertung

Zu in Fremdwährung gebuchten Verbindlichkeiten existieren häufig auch Korrekturbestände aus der Fremdwährungsbewertung. Diese Korrekturbestände werden ebenfalls auf den entsprechenden Konten (und ggf. in den entsprechenden Ledgern) von der alten auf die neue Kontierung umgebucht, wenn die Fremdwährungsbewertung im Deltaverfahren (d.h. ohne automatischen Storno in der neuen Periode) erfolgt ist.

Hinweis Hinweis

Im Customizing der Belegaufteilung können Sie im View Merkmale für Splitt bei GuV Prozessen (V_FAGL_SPLIT_FL2) festlegen, dass bestimmte Kontierungen bei Fremdwährungsbewertungen nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung wird auch bei der Korrektur der Bestände der Fremdwährungsbewertung berücksichtigt.

Ende des Hinweises
Umbuchungsbelege

Jeder Umbuchungsbeleg (abgesehen von Umbuchungsbelegen aus der Anlagenbuchhaltung) hat im Belegkopf folgende Angaben:

  • Belegkopftext: den Reorganisationsplan und die Objektart (die Form ist: REORG <PLAN 10stellig> / <Objektart>, z.B. REORG MYPLAN01 / DOC)

  • Referenzschlüssel: die Objektart und der Reorganisationsplan

  • Referenzvorgang: BKPFR

Bei der Umbuchung werden die Fixbuchungsschlüssel (Soll/Haben) für Vorgangsschlüssel SAK (Sachkontenbuchung) gemäß Tabelle T030B verwendet. Dies sind standardmäßig 40 für Soll- und 50 für Habenbuchungen.

Pro Buchungskreis und Ledger werden separate Belege gebucht. D.h. Bestände, die in unterschiedlichen Buchungskreisen und/oder Ledgern (z.B. Korrekturbestände der Fremdwährungsbewertung) korrigiert werden müssen, werden in separaten Belegen umgebucht. Wenn die Werte in allen Ledgern gleichartig korrigiert werden, wird ein Beleg mit der Ledger-Gruppe “Space” gebucht.

Innerhalb eines Umbuchungsbelegs werden Bestände, die auf denselben Hauptbuchkonten und in derselben Währung gebucht wurden, in der Regel in einer Buchungszeile zusammengefasst.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Umkontierung von HHM-Belegen mit FI-Bezug beginnen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie haben sichergestellt, dass die Voraussetzungen für die Reorganisation erfüllt sind, und Sie haben die allgemeinen Customizing-Einstellungen für die Reorganisation vorgenommen in der Hauptbuchhaltung (neu) unter Reorganisation.

    Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen und Customizing.

  • Für die Umbuchung benötigen Sie zwingend eine Reorganisationsbelegart.

    Weitere Informationen dazu finden Sie unter Voraussetzungen und Customizing.

  • Die umzubuchenden Bestände wurden pro Ledger ermittelt. Beim Umbuchen der Bestände bucht das System dann mit der gleichnamigen Ledger-Gruppe. Die gleichnamige Ledger-Gruppe muss vorhanden sein, und ausschließlich das gleichnamige Ledger beinhalten (und kein weiteres Ledger).

    Hinweis Hinweis

    Wenn Sie die Ledger-Gruppe bebuchen wollen, obwohl sie mehrere Ledger beinhaltet, können Sie die entsprechende Fehlermeldung (FAGL_REORGANIZATION 072) als Warnung aussteuern. Das System bebucht dann alle Ledger der Ledger-Gruppe. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die Bestände tatsächlich in allen betroffenen Ledgern zu korrigieren sind.

    Ende des Hinweises

  • Bestände in nicht direkt bebuchbaren Ledgern (z.B. Tages- oder Wochenledgern) können nicht korrigiert werden, es sei denn das Ledger wird über eine Ledger-Gruppe bebucht, dessen gleichnamiges Ledger ebenfalls korrigiert wird.

    Hinweis Hinweis

    In diesem Fall müssen Sie die Fehlermeldung FAGL_REORGANIZATION 072 als Warnung aussteuern (siehe oben).

    Beispiel:

    Ledger T1 ist ein Tagesledger und ist daher nicht direkt bebuchbar. Ledger L1 enthält Bestände, die korrigiert werden müssen. Die gleichnamige Ledger-Gruppe L1 enthält Ledger L1 und T1.

    Wenn die Meldung FAGL_REORGANIZATION 072 als Warnung ausgesteuert ist, wird Ledger-Gruppe L1 bebucht und somit werden Bestände in Ledger L1 und T1 korrigiert.

    Ende des Hinweises

  • Das Reorganisationsdatum ist stets der erste Tag des neuen Geschäftsjahres des führenden Ledgers. Andere Ledger sollten in den Geschäftsjahresvarianten denselben Periodenschnitt aufweisen.

    Wenn die Geschäftsjahresvarianten der anderen Ledger so definiert sind, dass deren Periodenbeginn vom Periodenbeginn des führenden Ledgers abweicht, so erfolgt die Umbuchung in diesen Ledgern unter Umständen nicht periodengerecht, wodurch Unschärfen entstehen.

    Beispiel Beispiel

    Reorganisationsdatum ist der erste Tag des neuen Geschäftsjahres des führenden Ledgers, z.B. 01.01.2010. Ein weiteres Ledger hat eine abweichende Geschäftsjahresvariante: Die Periode 12 erstreckt sich vom 05.12.2009 bis zum 05.01.2010. Die Umkontierung erfolgt zum 10.01.2010.

    Alle Bestände, die bis zu diesem Datum auf der alten Kontierung entstanden sind, werden im Schritt Umbuchung zum 01.01.2010 umgebucht werden. Für das führende Ledger erfolgt somit die Umbuchung in Periode 1, für das weitere Ledger jedoch in Periode 12. Die Bestände, die zwischen dem 06.01.2010 und dem Datum der Umkontierung (10.01.2010) entstanden sind, sind jedoch eigentlich erst in Periode 1 entstanden, werden aber dennoch in Periode 12 umgebucht.

    Ende des Beispiels.

  • Die Bestände im Hauptbuch zu einer HHM-Rechnungsposition werden stets mit dem Buchungsdatum des ersten Tags der Periode umgebucht, an dem der Geschäftsjahreswechsel für die Position im HHM durchgeführt wurde. Das früheste Buchungsdatum ist jedoch das Reorganisationsdatum. Die jeweilige Periode im FI muss zum Zeitpunkt der Umbuchung geöffnet sein.

    Beispiel Beispiel

    Geschäftsjahresvariante K4, Reorganisationsdatum 01.01.2010:

    • Im HHM wurde eine Rechnungsposition 4711 001 vorgetragen am 15.12.2009. Der zugehörige Bestand wird mit dem Buchungsdatum 01.01.2010 umgebucht.

    • Im HHM wurde eine Rechnungsposition 4712 001 vorgetragen am 06.02.2010. Der zugehörige Bestand wird mit dem Buchungsdatum 01.02.2010 umgebucht.

    Ende des Beispiels.

Prozess

Für die Objektart HHM-Beleg mit FI-Bezug gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Der Reorganisationsmanager legt einen Reorganisationsplan der Planart 002 (HHM-Umkontierung) an.

  2. Budgetverantwortlicher startet die Umkontierung im Rahmen des Geschäftsjahreswechsels (Obligovortrag). Dabei werden automatisch die Belegaufteilungsinformationen für die zugehörigen FI-Belege in der neuen Hauptbuchhaltung angepasst.

  3. Der Reorganisationsmanager ruft in der Reorganisationsplanübersicht den Reorganisationsplan auf und überprüft die Ergebnisse der Umkontierung.

  4. Auf der Registerkarte Objektlisten markieren Sie im Bereich Umbuchung die Zeile für die Objektart HHM-Beleg mit FI-Bezug.

    1. Geben Sie einen Zeitpunkt an, wann der Umbuchungslauf stattfinden soll.

    2. Das System nimmt die Umbuchung vor.

    3. Bei erfolgreicher Umbuchung eines Objekts setzt das System den Status Erfolgreich reorganisiert.

  5. Das Ergebnis der Umbuchung können Sie überprüfen, indem Sie die Objektliste öffnen und auf der Registerkarte Umbuchung die ermittelten Bestände prüfen. Um einzelne Umbuchungsbelege zu prüfen, können Sie über die hier verlinkte Belegnummer in die Beleganzeige abspringen.

Ergebnis

In der Objektliste der Umbuchung zeigt das System für jedes Objekt die umzubuchenden bzw. umgebuchten Bestände an sowie ggf. den Link auf den Beleg, mit dem der jeweilige Bestand umgebucht wurde (Absprung in die Beleganzeige).

Sie können den Reorganisationsplan abschließen, wenn Folgendes zutrifft:

  • Der HHM-Geschäftsjahreswechsel ist abgeschlossen und alle Objekte der Objektliste HHM-Beleg mit FI-Bezug wurden umgebucht.

  • Die Objekte der Objektliste Anlage, sofern vorhanden, wurden erfolgreich reorganisiert.