Status von Vornotizen 

Folgende Status von Vornotizen sind zu unterscheiden:

·        Aktiv

Das System vergibt diesen Status, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

¡        Die formalen und materiellen Prüfungen bei der Anlage der Vornotiz sind erfolgreich verlaufen.

¡        Die Vornotiz wurde gemäß Ihren Einstellungen im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Vornotiz ® Hauptregelwerk definieren trotz materieller Fehler angelegt.

¡        Die Vornotiz wurde gemäß Ihren Einstellungen im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Vornotiz ® Hauptregelwerk definieren in Nachdisposition gestellt, und es wurde ein Kontoauftrag zur Weiterverarbeitung im DispoOffice (FS-PCO-AM) erstellt.

Vornotizen, die Sie im Dialog erfasst haben und die ein Freigabeverfahren durchlaufen, werden erst nach der Freigabe über das Framework für 4-Augen-Prinzip (CA-GTF-TS-PDC) in den Status Aktiv versetzt.

Vornotizen, die Sie über einen PLM-Beleg im Posting Lock Management (FS-AM-PLM) angelegt haben, können nur einen der Status Aktiv oder Gelöscht haben. Solange der PLM-Beleg sich nicht im Status Inaktiv oder Abgeschlossen befindet, hat die zugeordnete Vornotiz den Status Aktiv.

·        In Freigabe (Neu anzulegen/Zu ändern/Zu löschen)

Diese Status sind nur für Vornotizen vorgesehen, die Sie im Dialog anlegen, ändern oder löschen und die ein Freigabeverfahren (z.B. Vier-Augen-Prinzip) durchlaufen. Voraussetzung ist, dass Sie im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Vornotizen ® Freigabe ® Freigabeobjekt Freigabeverfahren zuordnen bzw. Freigabeschritten Regel zuordnen bzw. Freigabeverfahren Freigabeworkflow und Freigabeverfahrensworkflow zuordnen die entsprechenden Einstellungen getroffen haben. Für über Business Application Programming Interface (BAPI) erfasste Vornotizen ist kein Freigabeverfahren vorgesehen.

Wenn gemäß Customizing bei der Neuanlage, Änderung bzw. Löschung einer Vornotiz ein Freigabeverfahren durchlaufen wird, wird eine Vornotiz mit dem Status Neu anzulegen, Zu ändern bzw. Zu löschen angelegt. Bei Änderung bzw. Löschung bleibt zudem die bisherige Vornotiz im Status Aktiv bestehen. Dadurch ist für zu ändernde oder zu löschende Vornotizen, die sich noch in Freigabe befinden, bei der Buchung eines Zahlungspostens mit passender Referenznummer ein Matching mittels der aktiven Vornotiz gewährleistet.

Nach Freigabe der Vornotiz wird die im Status Aktiv befindliche Vornotiz mit den neuen Daten überschrieben und behält den Status Aktiv. Die freigegebene Vornotiz wird anschließend automatisch physisch gelöscht.

Weitere Informationen zur Freigabe von Vornotizen finden Sie unter Freigabeobjekt PRENOTE (Vornotiz).

·        Gematcht

Wenn ein Zahlungsposten über BAPI ins Account Management gelangt, prüft das System, ob der Zahlungsposten eine Referenz auf eine Vornotiz enthält. Wenn ja, sucht das System nach einer Vornotiz mit passender Referenznummer. Falls eine zugehörige Vornotiz vorhanden ist, wird die Vornotiz aufgelöst und erhält den Status Gematcht. Sie steht damit für weiteres Matching nicht mehr zur Verfügung.

Das Feld Ablaufdatum wird mit dem aktuellen Buchungsdatum gefüllt.

Vornotizen mit dem Status Gematcht gelten als erledigt.

·        Gelöscht

Löschen (logisches Löschen) bedeutet hier das Zurücknehmen aufgrund von (Eingabe-) Fehlern.

Eine angelegte Vornotiz kann im Dialog oder über BAPI logisch gelöscht werden, wenn sie nicht zuvor gematcht oder wegen Zeitablauf verfallen ist und sich nicht in Freigabe befindet. Das Feld Ablaufdatum wird mit dem aktuellen Buchungsdatum gefüllt.

Die gelöschte Vornotiz steht nicht mehr für Matching zur Verfügung.

Vornotizen, die Sie über einen PLM-Beleg im Posting Lock Management angelegt haben, können nur entweder den Status Aktiv oder Gelöscht haben. Wenn der PLM-Beleg sich im Status Inaktiv oder Abgeschlossen befindet, erhält die zugeordnete Vornotiz den Status Gelöscht.

·        Verfallen (wegen Zeitablauf)

Bei der Anlage einer Vornotiz im Dialog oder über BAPI können Sie ein Verfallsdatum (Gültig-bis-Datum) angeben. Wenn Sie kein Verfallsdatum angeben, wird das Verfallsdatum über die Wertstellungskondition, die Sie für die entsprechende Vornotizart am Konto hinterlegt haben, berechnet. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Finanzkondition bearbeiten.

Nicht gematchte Vornotizen verlieren nach Überschreiten des Verfallsdatums ihre Gültigkeit und erhalten den Status Verfallen. Die verfallene Vornotiz steht nicht mehr zum Matching zur Verfügung.

·        Storniert

Wenn ein Zahlungsposten, zu dem eine Vornotiz mit passender Referenznummer gefunden und gematcht wurde, storniert wird, erhält auch die Vornotiz den Status Storniert.

Wenn Sie das Kennzeichen Status AKTIV nach Zahlungspostenstornosetzen, erhalten Vornotizen der betreffenden Vornotizart, zu denen ein passender Zahlungsposten gefunden wurde, bei einer Stornierung des Zahlungspostens nicht den Status Storniert, sondern kehren in den Status Aktiv zurück. Damit stehen Sie für ein weiteres Matching in der Zukunft bereit, sofern das Gültig-bis-Datum der Vornotiz nach dem aktuell gültigen Buchungsdatum des Bankbuchungskreises liegt.