Vornotiz löschen 

Verwendung

Sie löschen eine Vornotiz beispielsweise, wenn Sie dazu keinen Eingang eines Zahlungspostens mit passender Vornotizreferenznummer mehr erwarten oder wenn sich der Betrag der Vornotiz verändert hat und Sie deshalb eine neue Vornotiz anlegen müssen.

Die meisten Vornotizen werden automatisiert über das Business Application Programming Interface (BAPI) zum Löschen von Vornotizen Prenote.DeleteMultiple gelöscht. Weitere Informationen dazu finden Sie im BAPI Explorer in der Dokumentation des BAPIs.

Wenn Sie eine Vornotiz über einen PLM-Beleg im Posting Lock Management (FS-AM-PLM) angelegt haben, dürfen Sie diese nur dort bearbeiten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Vornotiz bearbeiten.

Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, im Dialog oder über BAPI angelegte Vornotizen manuell im Dialog zu löschen. Dies ist im Folgenden beschrieben.

Voraussetzungen

·        Sie müssen die Vornotiz entweder im Dialog oder über BAPI angelegt haben.

·        Die Vornotiz muss den Status Aktiv haben, und es darf parallel keine zweite Vornotiz existieren, die noch freigegeben werden muss. Vornotizen, die sich noch im Freigabeverfahren befinden und damit einen der Status Neu anzulegen, Zu ändern oder Zu löschen haben, müssen zunächst von der zuständigen Mitarbeiterin bzw. vom zuständigen Mitarbeiter freigegeben werden, bevor Sie sie löschen können. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Status von Vornotizen.

·        Wenn beim Löschen von Vornotizen im Dialog das Framework für 4-Augen-Prinzip (CA-GTF-TS-PDC) genutzt werden soll, müssen Sie im Customizing des Account Management (FS-AM) zusätzlich unter Postenmanagement ® Vornotizen ® Freigabe die folgenden IMG-Aktivitäten ausgeführt haben:

¡        Freigabeobjekt Freigabeverfahren zuordnen

¡        Freigabeschritten Regel zuordnen

¡        Freigabeverfahren Freigabe-WF und Freigabeverfahren-WF zuordnen

Vorgehensweise

...

       1.      Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Account Management ® Konto ® Umsätze, Salden und Kennzahlen ® Vornotiz ® Vornotiz löschen. Sie gelangen auf das Einstiegsbild Vornotiz löschen.

       2.      Geben Sie im Gruppenrahmen Konto die Identifikation des Kontos an, dem die Vornotiz, die Sie löschen möchten, zugeordnet ist.

       3.      Geben Sie die Vornotizreferenznummer der Vornotiz an, die Sie löschen möchten, und wählen Sie Weiter. Sie gelangen auf das Hauptbild Vornotiz löschen.

       4.      In den Gruppenrahmen Konto und Vornotiz sowie auf den Registerkarten Detaildaten und Verwaltung erhalten Sie alle relevanten Informationen zu der Vornotiz, die Sie löschen möchten. Sie haben jedoch keine Eingabe- oder Änderungsmöglichkeiten.

¡        In den Gruppenrahmen Konto und Vornotiz werden die Kontoidentifikation und die Vornotizreferenznummer, die Sie im Einstiegsbild angegeben haben, sowie die Vornotizart und der Status der Vornotiz angezeigt.

¡        Auf der Registerkarte Detaildaten werden alle weiteren Daten angezeigt, die Sie bei der Anlage der Vornotiz erfasst haben (siehe Vornotiz anlegen). Darüber hinaus sehen Sie das Buchungsdatum bei Anlage der Vornotiz, das Gültig-bis-Datum (Verfallsdatum) und das Ablaufdatum der Vornotiz.

Bei Vornotizen im Status Aktiv entspricht das Ablaufdatum dem Gültig-bis-Datum.

¡        Auf der Registerkarte Verwaltung wird im Gruppenrahmen Prüfungen deaktiviert durch angezeigt, ob materielle Prüfungen deaktiviert und somit bei der Anlage der Vornotiz nicht durchlaufen wurden.

Im Gruppenrahmen Administrationsdaten sehen Sie, wann die Vornotiz von wem angelegt und/oder geändert wurde und ob die Anlage im Dialog oder über BAPI erfolgt ist.

Im Gruppenrahmen Archivierung sehen Sie, wann die Vornotiz nach dem Löschen archiviert wird, falls sie gemäß Ihren Einstellungen im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Vornotiz® Vornotizart definieren archivierbar ist.

       5.      Wählen Sie Vornotiz ® Löschen.

       6.      Sichern Sie Ihre Eingaben.

Ergebnis

Nach dem Sichern durchläuft die Vornotiz zunächst eine Reihe formaler Prüfungen (siehe Formale und materielle Prüfungen bei Vornotizen). Wenn die Prüfungen erfolgreich sind, erhält die Vornotiz entweder den Status Gelöscht oder durchläuft je nach den vorgenommenen Einstellungen im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Vornotizen ® Freigabe ® Freigabeobjekt Freigabeverfahren zuordnen das entsprechende Freigabeverfahren (z.B. Vier-Augen-Prinzip). Wenn ein Freigabeverfahren durchlaufen wird, bleibt die bisherige Vornotiz zunächst im Status Aktiv erhalten, um noch für ein eventuelles Matching bereitzustehen. Parallel wird eine weitere Vornotiz im Status Zu löschen angelegt. Sobald die Freigabe erfolgt ist, wird die aktive Vornotiz mit den neuen Daten überschrieben, wird logisch gelöscht und erhält den Status Gelöscht.

Die Vornotiz im Status Zu löschen wird sofort physisch von der Datenbank gelöscht.

Sie können eine Vornotiz mit derselben Vornotizreferenznummer anlegen, wie sie die logisch gelöschte Vornotiz hatte, auch wenn sich die Vornotiz auf dasselbe Konto bezieht.

Vor Ablauf der Residenzzeit, die Sie im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Vornotiz® Archivierung ® Residenzzeit für Vornotizen definieren (Objekt PRENOTE_B) definiert haben, können Sie logisch gelöschte Vornotizen weiterhin vom Bild SAP Easy Access aus über Account Management ® Konto ® Umsätze, Salden und Kennzahlen ® Vornotiz ® Vornotiz anzeigen aufrufen.

Nach Ablauf der Residenzzeit werden archivierbare Vornotizen automatisch archiviert. Die archivierten Vornotizen können Sie vom Bild SAP Easy Access aus über Account Management ® Konto ® Umsätze, Salden und Kennzahlen ® Vornotiz ® Archivierte Vornotizen anzeigenaufrufen.

Nicht archivierbare Vornotizen werden nach Ablauf der Residenzzeit physisch von der Datenbank gelöscht.

Siehe auch:

·        Status von Vornotizen

·        Freigabeobjekt PRENOTE (Vornotiz)

·        Abschnitt „Archivierung“ unter Vornotiz