Compensation carte de crédit 
Applications
Lacompensation carte de crédit est un processus de saisie des justificatifs individuels dans la Comptabilité des frais de déplacement. Vous pouvez utiliser ce processus pour tout justificatif individuel (factures d’hôtel, de restaurant, etc.) ayant été réglé par carte de crédit. Les types de cartes de crédit suivants peuvent être utilisés :
· carte de crédit personnelle d’entreprise avec responsabilité du salarié et paiement par celui-ci ;
· carte de crédit personnelle d’entreprise avec responsabilité de l’entreprise et paiement par celle-ci ;
· carte de crédit centrale d’entreprise avec responsabilité de l’entreprise et paiement par celle-ci.
La compensation carte de crédit vous permet de saisir et de traiter les justificatifs individuels de manière très simple et efficace. Outre son côté facile, la compensation carte de crédit vous offre également d’autres avantages :
· Les cours de change utilisés sont identiques aux cours réels utilisés par le prestataire de carte de crédit.
· Le paiement et la gestion des avances liées aux déplacements ne sont plus obligatoires, ce qui a pour conséquence de réduire sensiblement les coûts de traitement.
· Vous disposez d’informations complémentaires utiles à propos du service utilisé (par exemple, l’hôtel, le restaurant, etc.) dans un format standard. Le processus de pilotage du Calcul des frais de déplacement s’en trouve facilité et vous disposez d’informations utiles en vue des négociations avec les prestataires de services.
· L’utilisation d’une carte de crédit centrale d’entreprise (consignée auprès de l’agence de voyages) vous permet de renseigner tous les coûts induits dans les frais de déplacement et prend en charge le processus de contrôle des factures en Comptabilité financière.
SAP prend donc en charge non seulement la saisie et le décompte des frais de déplacement, mais également les processus ultérieurs de contrôle dans la Comptabilité financière. Pour plus d’informations sur chacune des variantes de processus, reportez-vous aux descriptions individuelles détaillées.
Intégration
Si vous utilisez la compensation carte de crédit et la planification des déplacements SAP, il est important de noter que lors de la création d’un plan de déplacement, les notes de frais prévues ne sont pas automatiquement saisies dans le justificatif de frais de déplacement professionnels (créé en arrière-plan). S’ils sont automatiquement saisis dans le justificatif des frais, la compensation carte de crédit risque de provoquer une nouvelle insertion de ces notes de frais dans le justificatif de frais de déplacement professionnels et d’entraîner ainsi une duplication. Dans la mesure où la compensation carte de crédit fournit toujours les informations les plus récentes, n’entrez pas de valeur dans la table TA22A pour les catégories de justificatif qui sont affectées à des déplacements professionnels via la compensation carte de crédit.
Variantes de processus
MySAP Financials prend en charge quatre variantes de processus distinctes dans la compensation carte de crédit :
Carte de crédit personnelle d’entreprise avec décompte via le compte bancaire privé du salarié
Carte de crédit personnelle d’entreprise avec décompte via le compte bancaire central de la société
Conditions préalables
Pour pouvoir utiliser la compensation carte de crédit, vous devez, quelle que soit la variante de processus sélectionnée, satisfaire aux exigences suivantes : les options spéciales du Customizing des variantes de processus individuelles doivent être répertoriées dans chacune des descriptions de variante de processus.
· Conditions relatives aux cartes de crédit
¡ La devise de calcul des frais de déplacement du salarié doit coïncider avec la devise utilisée pour le décompte de carte de crédit.
¡ Le fournisseur de la carte de crédit doit fournir les données dans un format standard défini par SAP et par les sociétés de carte de crédit.
· Conditions générales relatives au Customizing de la Gestion des déplacements professionnels
¡
Vous avez activé la
caractéristique CCC pour l’entité
organisationnelle correspondante dans la caractéristique TRVPA.
Activité :
Paramétrer caractéristique TRVPA pour paramètres calcul du
dépl.
Vue : gérer
caractéristique TRVPA : arbre de décision.
¡
Vous devez vérifier
si un code est géré pour votre devise CCC (Credit Card Company - Société de
carte de crédit).
Activité : Gérer
table Société de carte de crédit
Vue : Définir sociétés de carte de crédit
¡
Vérifiez
qu’une catégorie interne de frais de déplacement est affectée à chaque
clé d’opération carte de crédit et que la catégorie de processus
appropriée a également été définie.
Activité :
Définir table d’affectation pour compensation carte de
crédit.
Vue : Affecter
opérations carte de crédit aux catégories de frais de
déplacement.
Déroulement de la compensation carte de crédit
Le schéma suivant présente le processus de compensation carte de crédit pour la variante de processus 1 (Décompte des frais de carte de crédit à l’aide d’une carte de crédit personnelle d’entreprise remboursés via le compte bancaire privé du salarié (responsabilité du salarié). La numérotation utilisée dans l’illustration suivante représente :
· les segments individuels du processus de compensation carte de crédit ;
Les segments de processus (4) et (5-7) sont exécutés dans la Gestion des déplacements professionnels. Les segments de processus (2b), (3) et (8) sont des processus externes.
· la durée d’exécution optimale des segments individuels du processus dans le processus de gestion global.
La compensation carte de crédit est déclenchée lorsque le salarié règle un justificatif individuel de 500 EUR (par exemple, une note d’hôtel) avec une carte de crédit (1).
Le prestataire de services (par exemple, l’hôtel) facture la société de carte de crédit pour l’opération réglée par carte de crédit (2).
La société de carte de crédit fait régulièrement état des opérations du salarié à son entreprise par l’échange de données sur support magnétique (3). La société importe ensuite les opérations carte de crédit dans la Gestion des déplacements professionnels SAP à l’aide de la fonction de compensation carte de crédit.
Lorsque le salarié revient de son déplacement professionnel, il entre son justificatif de frais de déplacement et toute information complémentaire sur le déplacement dans le justificatif ou dans les documents préliminaires de la carte de crédit. Le salarié ne peut pas saisir manuellement de justificatifs individuels pour des postes réglés par carte de crédit (4).
La société passe alors par les étapes suivantes :
Après avoir importé le fichier des opérations carte de crédit, la société accepte (5) le justificatif de frais de déplacement professionnels, transfère les informations à la Comptabilité financière (6) et rembourse les frais en effectuant un paiement sur le compte bancaire personnel (7) du salarié. Ce processus est illustré dans Processus global de gestion des déplacements professionnels.
La société de carte de crédit débite le compte bancaire du salarié (8).
Voir aussi :
Traitement des opérations carte de crédit