Carte de crédit avec décompte via le compte bancaire du salarié 

Applications

Vous pouvez utiliser cette variante de processus lorsque vos salariés utilisent des cartes de crédit personnelles d’entreprise avec responsabilité du salarié. Le salarié reçoit la facture de carte de crédit relative à ses propres dépenses et règle cette facture par le biais de son compte bancaire privé. Vous remboursez ensuite au salarié les frais de déplacement professionnels approuvés.

Conditions préalables

Pour pouvoir utiliser cette variante du processus de compensation carte de crédit, vous devez vous assurer que vous avez rempli les conditions préalables générales répertoriées dans Compensation carte de crédit, ainsi que celles mentionnées ci-dessous :

·        Données de base du personnel

Vous devez saisir le numéro de la carte de crédit personnelle d’entreprise du salarié dans le sous-type 0011 (numéro de carte de crédit) de l’infotype 0105 (Communication). La période de validité de l’infotype doit être la même que celle de la carte de crédit.
Gestion des déplacements professionnels ® Environnement ® Gestion des données de base
Vous devez également communiquer le matricule à la société émettrice de la carte de crédit et convenir d’une procédure pour réaliser/communiquer toute modification future.

·        Customizing de la gestion des déplacements professionnels

Vous devez paramétrer des catégories de frais de déplacement pour les justificatifs individuels dans le Customizing. Ces catégories de frais doivent inclure l’option À rembourser au salarié et être affectées à la clé d’opération de la société de cartes de crédit appropriée.
Activité  : Définir table d’affectation pour compensation carte de crédit.
Vue : Affecter opérations carte de crédit aux catégories de frais de déplacement.

Déroulement

·        Chaque salarié reçoit une carte de crédit personnelle d’entreprise pour régler ses propres frais de déplacement professionnels. Le salarié reçoit de la société de carte de crédit un extrait de compte mensuel (qui a valeur de facture) et doit régler les montants en suspens avec ses fonds personnels au cours d’une période donnée.

·        L’entreprise convient avec le fournisseur de carte de crédit d’une date de paiement qui permet au salarié d’introduire une demande de remboursement auprès de l’entreprise et d’obtenir le remboursement de ses frais de déplacement professionnels, avant de devoir payer la société émettrice de la carte de crédit.

·        Pour permettre au salarié de clôturer le calcul de ses frais de déplacement dès que possible, la société de cartes de crédit envoie quotidiennement un fichier de carte de crédit reprenant les données des opérations (jours ouvrables uniquement). Ce fichier est importé dans la Gestion des déplacements professionnels SAP et les opérations sont ajoutées aux justificatifs de frais de déplacement professionnels appropriés soit automatiquement, soit manuellement par le salarié. Par ailleurs, toutes les informations complémentaires requises sont ajoutées.

·        En tant qu’entreprise, vous n’êtes pas tenu de verser une avance au salarié avant son départ, ni de comparer les frais de déplacement planifiés et réels. C’est le salarié qui accomplit ces tâches pour vous. Vous devez toutefois veiller à ce que le contrôle et le remboursement des frais de déplacement professionnels soient toujours réalisables avant la date de paiement imposée par la société de carte de crédit (échéance pour la saisie des frais de déplacement professionnels).

 

Exemple de comptabilisation

500 Frais de déplacement professionnels en euros remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit personnelle d’entreprise.

10   Frais privés en euros également remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit personnelle d’entreprise.

 

	Frais			Fournisseur du salarié
1)	500	-		-	500

 

Importer CCF (fichier de carte de crédit), Calcul des frais de déplacement

Les frais privés remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit personnelle d’entreprise ne sont pas saisis dans le justificatif des frais de déplacement professionnels et sont supprimés du tampon des justificatifs par le salarié. Le salarié paie ensuite les frais totaux de 510 EUR à la société de carte de crédit.