Carte de crédit avec décompte via le compte bancaire du salarié/paiement fractionné 

Applications

Vous pouvez utiliser cette variante de processus si vos salariés utilisent des cartes de crédit personnelles d’entreprise avec responsabilité personnelle et qu’ils reçoivent la facture de la société de carte de crédit. Toutefois, en tant que société, vous payez directement les frais de déplacement approuvés à la société de carte de crédit. Le salarié ne paie directement à la société émettrice que les frais privés restants. À l’heure actuelle, cette variante est une pratique commerciale courante aux États-Unis.

Conditions préalables

Pour pouvoir utiliser cette variante du processus de compensation carte de crédit, vous devez vous assurer que vous avez rempli les conditions préalables générales répertoriées dans Compensation carte de crédit, ainsi que celles mentionnées ci-dessous :

·        Données de base du personnel

Vous devez saisir le numéro de la carte de crédit personnelle d’entreprise avec responsabilité du salarié dans le sous-type 0011 (Numéro de carte de crédit) de l’infotype 0105 (Communication). La période de validité de l’infotype doit être identique à celle de la carte de crédit.
Gestion des déplacements professionnels ® Environnement ® Gérer données de base
Vous devez également communiquer le matricule à la société de carte de crédit et négocier une procédure pour réaliser/communiquer toute modification future.

·        Customizing de la gestion des déplacements professionnels

                            a.      Définissez un prestataire de services pour chaque société de carte de crédit.
Activité : Définir prestataire de services
Vue : Modifier prestataire de services/destinataire du paiement.

                            b.      Vous devez paramétrer des catégories de frais de déplacement pour les justificatifs individuels dans le Customizing. Ces catégories de frais doivent inclure l’option À rembourser au salarié et être affectées à la clé d’opération de la société de carte de crédit. Par ailleurs, vous devez saisir comme valeur par défaut, pour chaque entrée, le prestataire de services approprié pour la société de carte de crédit. Vous êtes ainsi certain que, lors du transfert de justificatifs en FI, ceux-ci sont enregistrés sur les comptes fournisseur adéquats de la société de carte de crédit appropriée, et non en tant que postes créditeurs sur le compte du salarié. Le paiement de frais de déplacement professionnels approuvés peut ensuite être effectué directement auprès de la société de carte de crédit.
Activité : Définir table d’affectation pour informations cartes de crédit
Vue : Affecter les opérations carte de crédit à des catégories de frais de déplacement professionnels.

                            c.      Afin de garantir l’enregistrement correct des justificatifs contenant des informations sur le prestataire de services, vous devez utiliser une rubrique spécifique de détermination des comptes et affecter ensuite cette rubrique à la combinaison correcte Catégorie de frais + Prestataire de services.
Activité : Affecter catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels
Vue : Rubriques pour justificatifs

                            d.      Il est important de noter que les écritures relatives aux frais de déplacement professionnels sont effectuées dans la Comptabilité financière à l’aide de la rubrique appropriée et des informations de la carte de crédit. Grâce à cette option, les informations de la carte de crédit, telles que le numéro de la carte et le numéro de l’opération, sont également transférées en FI et peuvent être utilisées pour la comptabilisation des postes sur le compte fournisseur de la société de carte de crédit. Le code Comptabiliser avec les informations carte de crédit (T7046K) génère la création d’une ligne d’avoir pour chaque justificatif de carte de crédit. Cette ligne contient les informations complémentaires, telles que le numéro de la carte de crédit et le numéro de l’opération. Veuillez noter que le programme de paiement automatique F110 transfère ces informations supplémentaires à la société de carte de crédit pertinente.
Activité : Affecter la rubrique au compte symbolique
Vue : Imputation symbolique pour la comptabilité financière
Ici, vous devez affecter le code d’identification à deux caractères du prestataire de services à la rubrique appropriée de la colonne compte symbolique pour les écritures de contrepartie. Vous devez également sélectionner l’option avec les informations carte de crédit pour cette entrée.

Déroulement

·        Chaque salarié reçoit une carte de crédit personnelle d’entreprise pour régler ses propres frais de déplacement professionnels. Le salarié reçoit de la société de carte de crédit un extrait de compte mensuel (qui a valeur de facture) et doit régler les montants en suspens avec ses fonds personnels endéans une période donnée. Cette variante de processus permet cependant au salarié de décider, pour chaque justificatif individuel de carte de crédit, s’il souhaite que la société paie directement la société de carte de crédit ou s’il règle le justificatif lui-même. Dans le deuxième cas, le salarié reçoit le montant du remboursement de son entreprise, c’est-à-dire vous, et paie ensuite directement la société de carte de crédit.

·        Pour permettre au salarié de clôturer le calcul de ses frais de déplacement dès que possible, la société de carte de crédit envoie quotidiennement un fichier de carte de crédit reprenant les données des opérations (jours ouvrables uniquement). Le salarié affecte les opérations carte de crédit aux justificatifs de frais de déplacement professionnels appropriés, ajoute toutes les informations complémentaires et déduit tous les frais privés (par exemple, minibar, vidéo). Tous les frais de déplacement annexes, non payés par carte de crédit, doivent être saisis manuellement.

·        Si le salarié souhaite payer directement les frais de déplacement professionnels à la société émettrice de cartes de crédit, il doit supprimer le prestataire de services par défaut des informations complémentaires sur le justificatif de carte de crédit. Ce processus emprunte ensuite les étapes décrites dans la variante de processus 1 : Décompte de carte de crédit via le compte bancaire privé du salarié.

·        Si le salarié souhaite que la société paie directement les frais de déplacement professionnels acceptés à la société émettrice de cartes de crédit, un poste créditeur est imputé au compte fournisseur pour la société émettrice de cartes de crédit concernée lorsque les informations sont transférées à la Comptabilité financière.

·        Ce processus vous permet également d’éviter de devoir effectuer des paiements anticipés. Par ailleurs, il n’est plus nécessaire de vérifier ni de comparer les frais de déplacement planifiés et réels. L’option de Customizing Avec données de carte de crédit assure le transfert en FI des informations requises pour l’affectation des notes de frais, de manière à pouvoir payer directement la société de carte de crédit. Le cycle de paiement automatique paie alors la société émettrice de cartes de crédit et rembourse tous les frais restants au salarié.

Exemple de comptabilisation

400 Frais d’hôtel en euros remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit personnelle d’entreprise.

100 Frais de taxi en USD payés en liquide

10   Frais privés en euros remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit personnelle d’entreprise

 

	Frais			Fournisseur du salarié			Fournisseur de carte de crédit
1)	100	-			100		-	-
	400	-					-	400

.

 

...

...

Importer CCF (fichier de carte de crédit), Calcul des frais de déplacement

Les frais de déplacement professionnels approuvés pour un hébergement à l’hôtel sont payés directement par la société à la société de carte de crédit. Le salarié est remboursé du prix de la course d’un taxi payée en liquide : 100 USD. Le salarié supprime ensuite le montant des frais privés du tampon des justificatifs et paie le montant en question (10 USD) par chèque à la société de carte de crédit pour clôturer le règlement du solde dû.