Carte de crédit personnelle d’entreprise avec calcul via le compte central de l’entreprise 

Applications

Vous pouvez utiliser cette variante de processus lorsque les salariés paient leurs frais de déplacement professionnels avec une carte de crédit personnelle d’entreprise pour lesquels l’entreprise reçoit et paie la facture.

Conditions préalables

Pour pouvoir utiliser cette variante du processus de compensation carte de crédit, vous devez vous assurer que vous avez rempli les conditions préalables générales répertoriées dans Compensation carte de crédit, ainsi que celles mentionnées ci-dessous :

·        Communication avec la société de carte de crédit

Transférez les matricules à la société de carte de crédit et convenez d’une procédure pour réaliser/communiquer toute modification future.

·        Customizing de la gestion des déplacements professionnels

Pour utiliser la compensation carte de crédit, vous devez effectuer le paramétrage suivant dans le Customizing des frais de déplacement professionnels :

¡        Il est courant qu’un salarié utilise sa carte de crédit d’entreprise pour payer des frais qui ne doivent pas être remboursés par la société (frais privés). Vous pouvez maintenant déduire facilement ces frais privés des justificatifs qui ont déjà été réglés avec la carte de crédit d’entreprise en utilisant l’Assistant des justificatifs. Pour plus d’informations, voir Comptabilisation des frais privés à l’aide de l’Assistant des justificatifs
Activité : Créer des catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels
Vue : Rubriques pour justificatifs

¡        Vous devez paramétrer des catégories de frais de déplacement pour les justificatifs individuels dans le Customizing. Ces catégories de frais doivent inclure l’option déjà payé par la société et être affectées à la clé d’opération de la société de carte de crédit. Si vous n’utilisez qu’un seul prestataire de services spécifique, vous pouvez saisir cette valeur comme valeur par défaut. 
Activité : Définir table d’affectation pour compensation carte de crédit
Vue : Affecter les opérations carte de crédit à des catégories de frais de déplacement professionnels.

¡        Si vous utilisez plusieurs sociétés de carte de crédit différentes, vous devez saisir un prestataire de services pour chaque société. Cela vous permet d’exécuter un processus de détermination des comptes différencié. Alors que les catégories de frais sans prestataire de services sont toujours comptabilisées dans le même compte d’attente, les catégories de frais avec un prestataire de services sont comptabilisées dans le compte d’attente spécial de la société de carte de crédit correspondante. Pour cela, vous devez préalablement avoir paramétré les options de détermination des comptes appropriées. 
Activité : Définir table d’affectation pour informations carte de crédit
Vue : Affecter les opérations carte de crédit à des catégories de frais de déplacement professionnels.

¡        Afin de garantir l’enregistrement correct des justificatifs contenant des informations sur le prestataire de services, vous devez utiliser une rubrique spécifique de détermination des comptes et affecter ensuite cette rubrique à la combinaison correcte Catégorie de frais + Prestataire de services.
Activité : Affecter des catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels
Vue : Rubriques pour justificatifs

¡        Vous avez spécifié que les écritures de la comptabilité des frais de déplacement sont enregistrées avec des données de carte de crédit. Grâce à cette option, les informations de la carte de crédit, telles que le numéro de la carte et le numéro de l’opération, sont également transférées en FI et peuvent être utilisées pour la comptabilisation des postes sur le compte fournisseur de la société de carte de crédit.
Activité : Affecter rubriques aux comptes symboliques
Vue : Imputation symbolique pour FI
Ici : Affectez une rubrique FI à un compte symbolique (le compte de compensation) et sélectionnez la zone des données de carte de crédit

SAP vous recommande d’utiliser la procédure suivante pour rapprocher les données altérables des frais de déplacement professionnels comptabilisés des postes du fichier de factures de la société de carte de crédit :

·        Créez un nouveau compte général pour chaque fournisseur de carte de crédit ou prestataire de services - avec la Gestion de PNS (postes non soldés) - en tant que compte d’attente des justificatifs de frais de déplacement professionnels payés.
(Le compte est le même que le compte EM/EF de la Gestion des articles.)

·        Créez une infrastructure pour le traitement électronique des entrées de facture dans la Comptabilité fournisseurs.

Déroulement

·        Le salarié reçoit une carte de crédit personnelle d’entreprise pour régler ses frais de déplacement professionnels. Il reçoit un extrait de compte mensuel de la société de carte de crédit, ce qui simplifie le processus de décompte de ses frais de déplacement. La société reçoit une facture totale reprenant les opérations par salarié ou par numéro de carte.

·        Les opérations carte de crédit de tous les salariés sont importées quotidiennement dans la Gestion des déplacements professionnels SAP (jours ouvrables uniquement). Le salarié insère les notes de frais réglées dans son justificatif de frais de déplacement professionnels et identifie ses frais privés à l’aide de l’Assistant des justificatifs. Ces montants sont déduits ultérieurement du compte fournisseur du salarié.

·        Les justificatifs de carte de crédit qui sont marqués comme étant déjà réglés par la société ne peuvent pas être supprimés du tampon de justificatifs car chaque justificatif individuel doit faire l’objet d’un contrôle des factures et de processus d’évaluation dans la Comptabilité financière. Si le justificatif de carte de crédit est identifié comme ayant déjà été payé, vous ne pouvez pas modifier la devise, le montant ou le cours de conversion. Ceci évite les erreurs lors du décompte du montant de la facture des justificatifs. Vous pouvez uniquement transférer les montants de justificatifs payés dans d’autres catégories de frais réglées à l’aide de l’Assistant des justificatifs.

·        En plus des fichiers d’informations quotidiens sur les opérations (fichier *.CCD), la société reçoit également des fichiers de factures réguliers de la société de carte de crédit qui - tant que l’infrastructure correcte existe - sont automatiquement saisis en tant qu’entrées de facture provisoires dans la Comptabilité financière. L’écriture de contrepartie dans le compte de fournisseur pour la société de carte de crédit est effectuée à l’aide du compte d’attente des justificatifs de frais de déplacement professionnels payés en fonction de la société de carte de crédit. Il s’agit du compte qui est également imputé du calcul des frais de déplacement.

·        En plus des critères standard de devise et de montant, le numéro d’opération unique de la société de carte de crédit et le numéro de carte de crédit sont utilisés comme critères pour la compensation et le décompte. À la fin du mois, vous devez uniquement traiter manuellement les postes non soldés pour lesquels il n’existe pas de justificatif de frais de déplacement professionnels ou de facture carte de crédit pour certaines requêtes et/ou certains postes.
Pour plus d’informations, voir Affichage des justificatifs de carte de crédit.

 

 

Exemple de comptabilisation

500 Frais de déplacement professionnels en euros remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit professionnelle personnelle.

10   Frais privés en euros également remboursés suite à l’utilisation d’une carte de crédit personnelle d’entreprise.

 

	Frais			Fournisseur du salarié
1)	500	-		-	-
	-	-		10	-
2)	-	-		-	-

 

	Fournisseur de carte de crédit			Compensation des justificatifs payés
1)	-	-		-	500
	-	-		-	10
2)	-	510		500	-
				10

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Importer CCF (fichier de carte de crédit), Calcul des frais de déplacement

Justificatif du fichier de factures de la société de carte de crédit