Comptabilisation des frais personnels à
l’aide de l’Assistant des justificatifs 
Utilisation
L’Assistant des justificatifs vous permet de comptabiliser les frais personnels des justificatifs payés par l’entreprise. Cette section décrit comment le système traite ces écritures, ainsi que le paramétrage adéquat du Customizing.
Fonctionnalités
Deux nouvelles catégories de frais sont mises à votre disposition pour comptabiliser les frais personnels des justificatifs déjà payés par l’entreprise :
· PRIV Quote-part personnelle (frais) à rembourser et
· PRBZ Quote-part personnelle (frais), payée par l’entreprise
Ces catégories de frais sont liées à la catégorie de frais Hôtel, payé par l’entreprise dans l’activité du Customizing des frais de déplacements professionnels Créer catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels (V_T706B1).
Le recours aux catégories de frais PRIV et PRBZ garantit que :
· les frais privés, qui ne font pas l’objet d’un remboursement, apparaissent sous la forme de débits pour les personnes en déplacement et doivent dès lors être remboursés à l’entreprise ;
· les frais privés des justificatifs déjà payés apparaissent sous la forme de crédits sur le compte de charges affecté au justificatif payé. En d’autres termes, ce montant est déduit des frais ou le compte de charges n’est pas chargé des frais privés dans un premier temps ;
· le formulaire de frais de déplacement professionnels indique le montant exact du remboursement, ainsi que le montant payé par l’entreprise et le total des frais du déplacement ;
· l’utilisation et la saisie des données sont d’une grande simplicité pour l’utilisateur.
Dans le Customizing standard, les catégories de frais PRIV et PRBZ sont affectées aux rubriques Hébergement et Hébergement, payé par l’entreprise. Il en résulte que le Customizing standard peut uniquement être utilisé pour comptabiliser les frais privés des justificatifs d’hébergement déjà payés. Pour plus d’informations, voir « Customizing : frais privés pour une catégorie de frais unique ».
Si vous souhaitez utiliser les catégories de frais PRIV et PRBZ pour plusieurs catégories distinctes de justificatifs payés (par exemple, des justificatifs de vol, d’hôtel ou de voiture de location), vous devez créer de nouvelles rubriques. Pour plus d’informations, voir « Customizing : frais privés pour plusieurs catégories de frais différentes ».
Exemple : note d’hôtel payée
Votre employeur a reçu et payé une note d’hôtel d’un montant de 450 EUR. Ce montant comprend des frais d’hébergement s’élevant à 400 EUR et des frais privés pour 50 EUR. Le système appelle l’Assistant Justificatifs, soit dans la liste des justificatifs figurant dans le Gestionnaire des frais de déplacement professionnels (PR05), soit dans le Gestionnaire des déplacements professionnels (TRIP), pour :
|
HOBZ_ Hôtel, payé |
Payé par mes soins |
450 EUR |
Ce justificatif a soit été ajouté automatiquement au déplacement à partir du tampon de justificatifs en vue de la compensation par carte de crédit, soit il a été ajouté manuellement par la personne en déplacement. Après déduction des frais privés à l’aide de l’Assistant des justificatifs, le système crée les justificatifs suivants pour le déplacement en question :
|
HOBZ |
Hôtel, payé |
400 EUR |
|
PRBZ |
Quote-part privée, payée |
50 EUR |
|
PRIV |
Quote-part privée, à rembourser |
-50 EUR |
Customizing : frais privés pour une catégorie de frais unique
Catégories de frais
Les catégories de frais suivantes sont gérées dans les activités du Customizing Créer catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels (V_T706B1) et Affecter rubriques aux catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels (V_T706B4) :
|
HOBZ |
Hôtel, payé |
|
PRBZ |
Quote-part privée pour l’hébergement,
payée par l’entreprise |
|
PRIV |
Quote-part privée pour
l’hébergement,
à rembourser |
Rubriques
Les rubriques se voient affecter les comptes symboliques suivants dans l’activité IMG Définir affectation des rubriques aux comptes symboliques (V_T706K) :
|
MJ10 |
Hébergement exonéré |
+10 |
RR |
Espace |
|
MJ61 |
Hébergement payé |
+10 |
Espace |
-60 |
Les comptes symboliques (modificateurs de compte) sont affectés aux comptes réels suivants dans l’activité IMG Conversion des comptes symboliques en comptes de charges (table T030) :
|
(1)10 |
Frais d’hôtel |
|
(1)60 |
Compensation des justificatifs payés |
|
(1)RR |
Fournisseur du salarié |
Écritures
Avec ce paramétrage du Customizing, le système effectue les écritures suivantes :
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|
Frais d’hôtel |
|
Compensation des justificatifs payés |
|
Fournisseur du salarié |
|
Compte bancaire |
||||
|
(1) |
400 |
- |
|
- |
400 |
|
|
- |
|
- |
- |
|
(2) |
50 |
- |
|
- |
50 |
|
|
- |
|
- |
- |
|
(3) |
- |
50 |
|
- |
- |
|
50 |
- |
|
- |
- |
|
(4) |
- |
- |
|
450 |
- |
|
|
- |
|
- |
450 |
(1) Écriture des frais d’hôtel dans la compensation des justificatifs payés pour un montant de 400 EUR
(2) Écriture des frais d’hôtel dans la compensation des justificatifs payés pour un montant de 50 EUR
(3) Écriture du fournisseur du salarié dans les frais d’hôtel pour un montant de 50 EUR
(4) Écriture de la compensation des justificatifs payés vers le compte bancaire pour un montant de 450 EUR
L’écriture qui charge le créditeur (3) décharge le compte des frais d’hôtel, ce qui signifie que la catégorie de frais PRIV ne peut être utilisée pour aucun justificatif payé (par exemple, vols payés). Il en va de même pour la catégorie de frais PRBZ. Avantage : vous ne devez pas créer de nouvelle rubrique. Vous ne devez créer de nouvelles rubriques que si vous souhaitez utiliser l’Assistant des justificatifs pour d’autres catégories de frais. La section suivante décrit le Customizing nécessaire si vous ne désirez pas décharger/charger les catégories de frais avec les frais privés.
Formulaire de frais de déplacement professionnels
Le formulaire de frais de déplacement professionnels présente les montants suivants :
|
Montant du remboursement du déplacement en EUR |
50- |
|
Payé par l’entreprise |
450 |
|
Total des frais de déplacement professionnels en EUR |
400 |
Customizing : frais privés pour plusieurs catégories de frais différentes
Catégories de frais
Les catégories de frais suivantes ont été créées à l’aide des activités de Customizing Créer catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels (V_T706B1) et Affecter rubriques aux catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels (V_T706B4) :
|
HOBZ |
Hôtel, payé |
|
PRBZ |
|
|
PRIV |
Quote-part privée, à rembourser |
Rubriques
Les comptes symboliques suivants ont été affectés aux rubriques dans l’activité IMG Définir affectation des rubriques aux comptes symboliques (V_T706K) :
|
MJ12 |
PRIV |
+60 |
RR |
Espace |
|
MJ61 |
Hébergement payé |
+10 |
Espace |
-60 |
|
MJ66 |
Frais privés payés |
+60 |
Espace |
-60 |
Les comptes symboliques (modificateurs de compte) sont affectés aux comptes réels suivants dans l’activité IMG Conversion des comptes symboliques en comptes de charges (table T030) :
|
(1)10 Frais |
Hôtel |
|
(1)60 Compensation |
Justificatifs payés |
|
(1)RR Fournisseur |
Salarié |
Réservation
Avec ce paramétrage du Customizing, le système effectue les écritures suivantes :
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|
Frais d’hôtel |
|
Compensation des justificatifs payés |
|
Fournisseur du salarié |
|
Compte bancaire |
||||
|
(1) |
400 |
- |
|
- |
400 |
|
- |
- |
|
- |
- |
|
(2) |
- |
- |
|
- |
50 |
|
50 |
- |
|
- |
- |
|
(3) |
- |
- |
|
50 |
50 |
|
- |
- |
|
- |
- |
|
(4) |
- |
- |
|
450 |
- |
|
- |
- |
|
- |
450 |
(1) Écriture des frais d’hôtel dans la compensation des justificatifs payés pour un montant de 400 EUR
(2) Écriture du fournisseur du salarié dans la compensation des justificatifs payés pour un montant de 50 EUR
(3) Écriture de la compensation dans la compensation pour un montant de 50 EUR
(4) Écriture de la compensation des justificatifs payés vers le compte bancaire pour un montant de 450 EUR
La comptabilisation qui charge le créditeur (2) ne va pas au compte de charges ; en d’autres termes, la catégorie de frais
La catégorie de frais PRIV peut être utilisée pour n’importe quel justificatif payé (par exemple, les vols payés). Il en va de même pour la catégorie de frais PRBZ. L’enregistrement nul (3) n’apparaît pas dans le document de transfert du déplacement.
Formulaire des frais de déplacement professionnels
Le formulaire de frais de déplacement professionnels présente les mêmes montants que ceux indiqués ci-dessus.