Assistant des justificatifs 

Utilisation

Les notes d’hôtel contiennent souvent le montant du remboursement de l’hébergement et des repas, ainsi que les frais privés tels que les frais d’utilisation du minibar ou de la télévision/vidéo. L’Assistant des justificatifs vous permet de calculer ces montants de frais privés, de les déduire de la note d’hôtel et de créer des justificatifs privés distincts, le cas échéant.

Vous pouvez également utiliser l’Assistant des justificatifs pour diviser les justificatifs. Vous ne pouvez recevoir qu’un seul justificatif par séjour à l’hôtel de plusieurs jours/nuits. Vous utilisez l’Assistant des justificatifs pour diviser ce justificatif de manière à obtenir un justificatif par jour/nuit de séjour à l’hôtel.

Si une note d’hôtel contient plusieurs catégories de frais différentes, l’Assistant des justificatifs vous permet de fractionner le justificatif selon les catégories de frais de déplacement utilisées par votre entreprise. Ainsi, une note d’hébergement à l’hôtel peut également inclure des frais de téléphone et d’Internet qui ne doivent pas être comptabilisés dans la catégorie de frais Hébergement, mais bien dans une catégorie de frais distincte intitulée Communication. Vous pouvez utiliser l’Assistant des justificatifs pour fractionner le justificatif original de manière à créer un justificatif pour chaque catégorie de frais nécessaire.

L’Assistant Justificatifs veille à ce qu’aucune modification non désirée ne soit apportée aux informations d’origine, notamment lors de la compensation par carte de crédit, et/ou aux justificatifs déjà payés par l’entreprise.

Le système conserve les informations du justificatif fractionné/divisé, par exemple le justificatif original auquel le justificatif fractionné/divisé est associé. En cas de suppression d’un justificatif fractionné ou divisé, le montant de celui-ci est rajouté au montant du justificatif original.

L’Assistant des justificatifs n’est pas accessible dans l’opération PR02 ou PR04.

L’implémentation de la fonction Assistant des justificatifs n’a pas d’impact négatif sur les données existantes. La nouvelle fonction peut être appliquée aux données existantes pour lesquelles vous pouvez également l’utiliser pour autant que les conditions préalables du Customizing de la gestion des déplacements professionnels soient respectées.

Intégration

L’Assistant des justificatifs est intégré au Gestionnaire des déplacements professionnels (TRIP) et au Gestionnaire des frais de déplacement professionnels (PR05).

Conditions préalables

Vous avez activé l’Assistant des justificatifs pour chacune des catégories de frais dans le Customizing de la gestion des déplacements professionnels sous Affecter catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels.

Un business add-in est disponible pour les extensions. Vous le trouvez dans le Customizing de la gestion des déplacements professionnels sous Business add-ins et exits utilisateur dans la Gestion des déplacements professionnels ® Business add-in : Assistant des justificatifs. Vous pouvez également y accéder directement par l’opération SE18. Vous devez ici saisir la désignation du BadI : TRIP_RECEIPT_WIZARD.

Fonctionnalités

Exemple : note d’hôtel

La personne en déplacement utilise une carte de crédit personnelle d’entreprise qui charge le compte de l’employeur. Cette carte de crédit lui a permis de payer le montant total dû pour la note d’hôtel suivante :

Date	Description	Montant
18/02/02	Chambre	99,00
18/02/02	TVA	6,93
18/02/02	Taxe communale	4,95
18/02/02	Parking	14,00
18/02/02	Téléphone	13,27
19/02/02	Chambre	99,00
19/02/02	TVA	6,93
19/02/02	Taxe communale	4,95
19/02/02	Parking	14,00
19/02/02	Restaurant	23,00
20/02/02	Chambre	99,00
20/02/02	TVA	6,93
20/02/02	Taxe communale	4,95
20/02/02	Parking	14,00
20/02/02	Téléphone - Internet	57,73
20/02/02	Télévision - Films	9,99
	***TOTAL***	478,63

Le salarié doit rembourser à l’entreprise les montants de ses appels téléphoniques personnels, du restaurant et de la télévision. Les frais de parking et d’Internet sont à charge de l’entreprise mais ils doivent être affectés aux catégories de frais Location de véhicule et Communication et non à la catégorie de frais Hébergement. Les justificatifs d’hébergement doivent en outre être calculés et saisis jour par jour.

Saisie des informations dans le système

Utilisez la fonction de frais de déplacement professionnels que vous propose le Gestionnaire des déplacements professionnels (TRIP) ou le Gestionnaire des frais de déplacement professionnels (PR05) pour créer une note d’hôtel payée d’un montant total de 478,63 USD. Vous pouvez créer ce justificatif manuellement ou demander au système de le faire par la compensation par carte de crédit. Sélectionnez ce justificatif et appelez l’Assistant des justificatifs en sélectionnant  Assistant (avec l’info-bulle Quote-part, justificatif fractionné). Procédez comme suit :

·        Écran d’accueil : cet écran contient une brève introduction sur l’Assistant des justificatifs. Si vous voulez que cet écran ne s’affiche plus, sélectionnez Ne plus afficher.

·        Frais privés : saisissez les montants de vos frais privés. Si un justificatif a déjà été payé, ces frais privés sont affectés à des catégories de frais spécifiques (voir la section Conditions préalables). En revanche, s’il n’a pas encore été payé, ces montants sont simplement déduits du montant total final. Pour l’exemple ci-dessus, l’utilisateur sélectionne Déduire frais privés du montant total, puis il saisit les montants : 13,27, 23,00 et 9,99.

·        Justificatifs fractionnés : saisissez les catégories de frais et les montants qui n’entrent pas dans la catégorie de frais Hébergement. Pour l’exemple ci-dessus, l’utilisateur doit saisir 3 x 14,00 pour la catégorie de frais Location de véhicule, payé par l’entreprise et 57,73 pour la catégorie de frais Communication, payé par l’entreprise.

·        Diviser justificatif : cet écran apparaît uniquement si votre justificatif original concerne plusieurs jours/nuits. Si vous souhaitez diviser le justificatif de manière à en créer un par jour/nuit, vous êtes obligé de saisir le prix par nuit/jour (TVA incluse) et le nombre de jours. Le système calcule une valeur par défaut en divisant le montant restant du justificatif original par le nombre de jours spécifié dans les informations complémentaires du justificatif.

·        Sauvegarder et quitter : le système affiche une synthèse de toutes les informations ainsi que les justificatifs nouvellement créés. Il ajoute les nouveaux justificatifs (et le justificatif original avec le montant modifié) à votre déplacement professionnel uniquement lorsque vous sélectionnez Exécuter. Pour apporter des modifications aux données saisies au cours des étapes précédentes, sélectionnezRetour. Pour quitter sans sauvegarder, sélectionnez Annuler.

Pour plus d’informations sur l’enregistrement des justificatifs à l’aide de l’Assistant des justificatifs, reportez-vous à la comptabilisation des frais privés pour les justificatifs à l’aide de l’Assistant des justificatifs.