Carte de crédit centrale d’entreprise à paiement central (Bibliothèque SAP - Gestion des déplacements professionnels (FI-TV))

Carte de crédit centrale d’entreprise à paiement central

Applications

Vous pouvez utiliser cette variante de processus lorsque votre agence de voyages réserve et paie certaines prestations de déplacement (en général, des vols et des liaisons par train) à l’aide d’une carte de crédit centrale d’entreprise (carte d’agence de voyages, carte consignée, compte de société, carte BTA). La société reçoit la facture pour cette carte et est entièrement responsable des paiements. La variante de processus peut être combinée avec les variantes de processus des cartes personnelles d’entreprise.

Conditions préalables

Pour pouvoir utiliser cette variante du processus de compensation carte de crédit, vous devez vous assurer que vous avez rempli les conditions préalables générales répertoriées dans Compensation carte de crédit, ainsi que celles mentionnées ci-dessous :

· Vous devez configurer des catégories de frais de déplacement pour les justificatifs individuels dans le Customizing. Ces catégories de frais doivent inclure l’option déjà payé par la société et être affectées à la clé d’opération de la société de carte de crédit. Si vous n’utilisez qu’un seul prestataire de services spécifique, vous pouvez saisir cette valeur comme valeur par défaut.
Activité : Définir table d’affectation pour compensation carte de crédit
Vue : Affecter les opérations carte de crédit à des catégories de frais de déplacement professionnels.

· Si vous utilisez différentes cartes centrales d’agence de voyages, il est recommandé de n’utiliser qu’un seul prestataire de services. Vous pouvez ainsi exécuter une procédure de détermination des comptes différencié. Alors que les catégories de frais sans prestataire de services sont toujours comptabilisées dans le même compte d’attente, les catégories de frais avec prestataires de services sont comptabilisées dans des comptes d’attente spéciaux liés à la carte de crédit centrale en question.
Activité : Table d’affectation : Définir les informations carte de crédit
Vue : Affecter les opérations carte de crédit aux catégories de frais de déplacement

· Si vous avez saisi plusieurs prestataires de services, vous devez utiliser une rubrique spécifique pour déterminer le compte de chaque société de carte de crédit et affecter ensuite celle-ci à la combinaison Catégorie de frais + Prestataire de services.
Activité : Affecter catégories de frais de déplacement pour justificatifs individuels
Vue : Rubriques pour justificatifs

· Assurez-vous de sélectionner l’option avec les informations carte de crédit pour toutes les rubriques affectées aux catégories de frais qui ont déjà été réglées par la société. Cette option garantit le transfert en FI des informations de la carte de crédit (par exemple, le numéro de la carte et le numéro de l’opération), qui sont requises pour le rapprochement automatique des postes non soldés.
Activité : Affecter rubriques aux comptes symboliques
Vue : Imputation symbolique pour FI
Ici : Affectez la rubrique définie comme étant réglée par la société à un second compte symbolique - le compte d’attente - et sélectionnez les zones sans récepteur CO et avec informations carte de crédit.

SAP vous recommande d’utiliser la procédure suivante pour comparer les données altérables des frais de déplacement professionnels comptabilisés avec les postes du fichier de factures de la société de carte de crédit :

· Créez un nouveau compte général pour chaque carte de crédit de l’agence de voyage centrale - avec la Gestion de PNS (postes non soldés) - en tant que compte d’attente pour les justificatifs de frais de déplacement professionnels payés.
(Le compte est le même que le compte EM/EF de la Gestion des articles.)

· Créez une infrastructure pour le traitement électronique des entrées de facture dans la Comptabilité fournisseurs.

Déroulement

· Une carte de crédit centrale d’entreprise est utilisée par l’agence de voyages de votre entreprise, ou par l’agence de voyages externe, pour réserver et payer les déplacements.
Pour le salarié, cela signifie que les postes de frais de déplacement les plus conséquents, tels que les vols et l’hébergement à l’hôtel, ne sont pas facturés sur ses propres comptes bancaires. Toutefois, afin de s’assurer que ses justificatifs de frais de déplacement professionnels sont complets et que tous les coûts sont affectés aux bons supports, le salarié doit intégrer les justificatifs déjà payés par la société dans ses justificatifs de frais de déplacement professionnels en plus de ses propres demandes de remboursement de frais. La fonction Afficher les justificatifs de carte de crédit (programme RPRCCC_DISPLAY_RECEIPTS) vous permet d’afficher les notes de frais qui doivent encore être affectées à un justificatif de frais de déplacement professionnels. Comme pour toutes les autres variantes de processus, les fournisseurs de cartes de crédit vous envoient des données altérables quotidiennes afin de vous permettre de les importer dans la Gestion des déplacements professionnels. En fonction de la société de carte de crédit concernée, vous recevez l’opération sur une base quotidienne ou périodique en vue de l’importation dans la Gestion des déplacements professionnels.

· Les justificatifs de carte de crédit qui sont marqués comme étant déjà réglés par la société ne peuvent pas être supprimés du tampon des justificatifs car chaque justificatif individuel doit faire l’objet d’un contrôle des factures et de processus d’évaluation dans la Comptabilité financière. Si le justificatif de carte de crédit a déjà été payé, vous ne pouvez pas modifier la devise, le montant ou le cours de conversion. Vous pouvez uniquement transférer les montants dans d’autres catégories de frais payées à l’aide de l’Assistant des justificatifs. Ce processus n’est toutefois généralement pas requis pour les justificatifs qui ont été payés à la suite de l’utilisation d’une carte centrale d’agence de voyages.

· Parallèlement, vous recevez également des fichiers de factures à intervalles réguliers (par exemple, tous les 10 jours) qui - tant que l’infrastructure correcte existe - sont automatiquement saisis en tant qu’entrées de facture provisoires dans la Comptabilité financière. L’écriture de contrepartie dans le compte fournisseur de la société de carte de crédit est effectuée à l’aide du compte d’attente des justificatifs de frais de déplacement professionnels payés en fonction de la carte d’agence de voyages utilisée. Il s’agit du compte qui est également imputé du calcul des frais de déplacement.

· En plus des critères standard de devise et de montant, le numéro d’opération unique de la société de carte de crédit et le numéro de carte de crédit sont utilisés comme critères pour la compensation et le décompte. À la fin du mois, vous devez uniquement traiter manuellement les postes non soldés pour lesquels il n’existe pas de justificatif de frais de déplacement professionnels ou de facture carte de crédit pour certaines requêtes et/ou certains postes.

Fonctions spéciales pour les prestataires de services externes

Les prestations de déplacement de prestataires de services externes qui voyagent à des fins professionnelles pour le compte de la société sont également souvent réservées à l’aide d’une carte de crédit centrale d’agence de voyages. Dans la mesure où ces agents externes ne possèdent pas de matricule au sein de la société, ces lignes sont identifiées en tant qu’erreurs lors de l’importation du fichier de carte de crédit dans la Gestion des déplacements professionnels SAP (RPRCCC00). Il est recommandé, dans un tel cas, de définir un processus de gestion séparé. Les options suivantes sont disponibles :

· Création de fiches de déplacement (mini-fiche FI-TV) pour chaque prestataire de services externe dans une tranche de numéros et un domaine comptable séparés.
Avantage : une affectation univoque de la responsabilité et des coûts, un calcul décentralisé des frais de déplacement pour les prestataires de services externes (contrôle des factures) et le transfert vers FI.
Inconvénient : des exigences administratives élevées

· Création d’une fiche de déplacement (mini-fiche FI-TV) pour chaque domaine de centres de coûts dans une tranche de numéros et un domaine comptable séparés.

· Écriture manuelle sur le compte d’attente pour les prestations de déplacement payées par carte d’agence de voyages.

Exemple de comptabilisation

500 Prix en euros du vol payé par carte de crédit centrale de l’agence de voyages.

	Frais		Fournisseur de carte de crédit
1)	500	-	-	-
2)	-	-	-	500

	Compensation des justificatifs payés
1)	-	500
2)	500	-

...

Importer CCF (fichier de carte de crédit), Calcul des frais de déplacement

Justificatif du fichier de facture de la société de carte de crédit.

Fonctions spéciales pour les prélèvements de liquidités par le biais de cartes de crédit d’entreprise

Si vous autorisez vos salariés à utiliser leurs cartes de crédit d’entreprise pour effectuer des prélèvements de liquidités, ceci peut vous aider à gérer et à réduire les besoins en matière d’avances liées à un déplacement.

Cartes de crédit d’entreprise avec responsabilité personnelle (variantes de processus 1 et 2)

· Si vous souhaitez autoriser des prélèvements de liquidités via des cartes de crédit d’entreprise avec responsabilité personnelle, vous devez créer une catégorie de frais de déplacement pour les justificatifs individuels : CASH. Cette catégorie de frais de déplacement inclut l’option À rembourser au salarié et doit être affectée à la clé d’opération correspondante pour la société de carte de crédit en question.

· Après l’importation des opérations carte de crédit dans la Gestion des déplacements professionnels SAP, la personne en déplacement le déplacement peut affecter l’opération de prélèvement de liquidités aux catégories de frais de déplacement adéquates. Comme la catégorie de frais CASH est une catégorie de frais non remboursable, la personne en déplacement doit fractionner cette ligne d’opération en l’affectant aux différents frais généraux pour lesquels ces liquidités ont été utilisées (par exemple, taxis, pourboires, trajets en bus, etc.). Pour cela, SAP recommande d’utiliser l’Assistant des justificatifs. Celui-ci garantit en effet l’utilisation des montants et des cours de conversion corrects. Les frais privés sont simplement déduits du montant initial.

Carte de crédit d’entreprise avec responsabilité de société (variante de processus 3)

· Si vous souhaitez autoriser les prélèvements de liquidités par le biais de cartes de crédit d’entreprise avec responsabilité de société, vous devez créer la catégorie de frais CASP. Cette catégorie de frais de déplacement inclut l’option Payé par la société et doit être affectée à la clé d’opération correspondante pour la société de carte de crédit en question.

Après l’importation des opérations carte de crédit dans la Gestion des déplacements professionnels SAP, la personne en déplacement peut affecter l’opération de prélèvement de liquidités aux catégories de frais de déplacement adéquates. Comme la catégorie de frais CASP est une catégorie de frais non remboursable, la personne en déplacement doit fractionner cette ligne d’opération en l’affectant aux différents frais généraux pour lesquels ces liquidités ont été utilisées (par exemple, taxis, pourboires, trajets en bus, etc.). La personne en déplacement identifie ensuite les frais privés à l’aide de l’Assistant des justificatifs et ceux-ci sont alors débités du compte de salarié.