Ενημέρωση 
Κάθε φορά που πωλούνται αγαθά ή υπηρεσίες, οι υποχρεώσεις του/των αντίστοιχου/ων πελάτη(ών) στην επιχείρηση αυξάνονται. Από αυτήν τη στιγμή οι εισπράξεις παρακολουθούνται ώστε να διασφαλιστεί ότι τα χρέη του πελάτη θα πληρώνονται εγκαίρως. Οταν δεν συμβαίνει αυτό, η εταιρεία πρέπει να ενεργοποιήσει μία πολυεπίπεδη διαδικασία είσπραξης, όπως τηλεφωνικές ή έγγραφες υπενθυμίσεις, για τον αμελή πελάτη.
Το SAP Business One παρέχει έναν οδηγό ενημέρωσης για τη δημιουργία επιστολών υπενθύμισης. Παρακολουθεί όλους τους πελάτες, ελέγχει όλα τα εκκρεμή τιμολόγια Λ/Ε και τις κινήσεις που παρουσιάζουν χρέη, και σας επιτρέπει να εκτυπώσετε και να στείλετε τις επιστολές υπενθύμισης διαφορετικών επιπέδων σπουδαιότητας. Επιπλέον ο οδηγός ενημέρωσης σας επιτρέπει να καταχωρείτε αυτόματα τιμολόγια υπηρεσιών για τόκους και τέλη που χρεώνονται με επιστολή ειδοποίησης.
Το σύστημα ενημέρωσης καλύπτει τα ακόλουθα παραστατικά:
Εκκρεμή τιμολόγια Λ/Ε, συμπεριλαμβανομένων τιμολογίων που πιστώθηκαν τμηματικά ή εξοφλήθηκαν τμηματικά
Τιμολόγια που συμπεριλαμβάνουν δόσεις
Πιστωτικό σημείωμα Λ/Ε
Εισερχόμενες πληρωμές που δε βασίζονται σε τιμολόγια
Μη αυτόματες ημερολογικές εγγραφές με τουλάχιστον μία σειρά καταχωρισμένη στον πελάτη
Κινήσεις υπολοίπων ανοίγματος και κλεισίματος
Για να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό ενημέρωσης, πρέπει πρώτα να καθορίσετε τους πρωταρχικούς ορισμούς.
Το ακόλουθο περιγράφει τη διαμόρφωση της διαδικασίας ενημέρωσης και εξηγεί τα αποτελέσματα εκτέλεσης του οδηγού.
Προϋποθέσεις
Για να εκτελέσετε τον Οδηγό Ενημέρωσηως, καθορίσατε:
Λογαριασμοί τόκων ειδοποίησης και τελών ειδοποίησης στην καρτέλα Πωλήσεις στο
Διαχείριση 
Διαμόρφωση Χρηματοοικονομικά Καθορισμός Λογαριασμού Γ/Λ 
για να μπορείτε να καταχωρείτε αυτόματα τόκους ή τέλη χρησιμοποιώνταςτιμολόγια υπηρεσιών. Όρους ενημέρωσης, σε
Διαχείριση Διαμόρφωση Συναλλασσόμενοι Όροι Ενημέρωσης .Οι όροι ενημέρωσης βασίζονται στα επίπεδα ενημέρωσης και περιέχουν παραμέτρους και τιμές που απαιτούνται για την εκτέλεση της διαδικασίας ενημέρωσης.
Προτεινόμενοι Οροι Ενημέρωσης για Πελάτη, στην καρτέλα Συναλ/μενοι στο
Διαχείριση Εκκίνηση Συστήματος Γενικές Ρυθμίσεις Οι όροι ενημέρωσης για τους πελάτες, στο πεδίο Ορος Ενημέρωσης στην καρτέλα Οροι Πληρωμής στο
Συναλλασσόμενοι Δεδομένα Βασικού Αρχείου Συναλ/μενου
Εχετε χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες επιλογές για να εξαιρέσετε μη σχετικά τιμολόγια Λ/Ε από τη διαδικασία ενημέρωσης:
Για να εξαιρέσετε ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο:
Εμφανίστε το τιμολόγιο πριν εκτελέσετε τον οδηγό.
Στην καρτέλα Εφοδιαστική, επιλέξτε Δέσμευση Επιστολών Ενημέρωσης.
Μπορείτε να αποεπιλέξετε την επιλογή αργότερα για να συμπεριλάβετε το τιμολόγιο σε οποιαδήποτε μελλοντική διαδικασία ενημέρωσης.
Για να εξαιρέσετε όλα τα τιμολόγια που δημιουργήθηκαν για συγκεκριμένο πελάτη:
Εμφανίστε την εγγραφή Δεδομένα Βασικού Αρχείου Συναλ/μενου για αυτόν τον πελάτη.
Στην καρτέλα Λογιστική, επιλέξτε Δέσμευση Επιστολών Ενημέρωσης.
Επεξεργασία
Επιλέγετε Πωλήσεις – Λ/Ε Οδηγός Ενημέρωσης και ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία. Σε κάθε βήμα, επιλέγεται:
Επόμενο, για να συνεχίσετε με το επόμενο βήμα του οδηγού
Πίσω, για να επιστρέψετε στο προηγούμενο βήμα
Ακύρωση, για να ακυρώσετε τη δημιουργία οδηγού ενημέρωσης
Βήμα 1: Επιλογές Οδηγού. Επιλέξτε εάν θα εκτελέσετε έναν νέο οδηγό ενημέρωσης ή αν θα φορτώσετε έναν αποθηκευμένο.
Βήμα 2: Γενικές Παράμετροι. Τροποποιήστε το όνομα του προτεινόμενου οδηγού ενημέρωσης και επιλέξτε ένα επίπεδο ενημέρωσης.
Βήμα 3: Συναλ/μενοι – Κριτήρια Επιλογής. Επιλέξτε ένα εύρος κωδικών πελάτη για τον οδηγό.
Βήμα 4: Παράμετροι Εγγράφου. Καταχωρίστε το εύρος των ημερομηνιών καταχώρισης ή οφειλής στον οδηγό. Επιπρόσθετα, επιλέξτε τον σχετικό τύπο εγγράφου και άλλες παραμέτρους επιστολής, για παράδειγμαΕπιτρέπεται Αρνητική Επιστολή Ενημέρωσης και Εμφάνιση Ολων των Εκκρεμών Ειδών.
Βήμα 5: Αναφορά Σύστασης. Καταχωρίστε μία νέα ημ/νία μέχρι την οποία οι πληρωμές αναμένονται και επιλέξτε τιμολόγια που συμπεριλαμβάνονται στον οδηγό για κάθε πελάτη. Ορίστε αν θα καταχωρίσετε αυτόματα τόκους ή τέλη και αν θα δημιουργήσετε τιμολόγια υπηρεσιών για αυτό το σκοπό.
Βήμα 6: Προτεινόμενα Τιμολόγια Υπηρεσιών. Εάν επιλέξατε αυτόματη καταχώριση τόκων ή τελών για τις επιστολές ειδοποίησης θα μπορείτε να δείτε τα προτεινόμενα τιμολόγια υπηρεσιών και να αποφασίσετε αν θα τα προσθέσετε.
Βήμα 7: Επεξεργασία. Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές για να επεξεργαστείτε τον οδηγό ενημέρωσης:
Αποθηκεύστε τις Παραμέτρους Επιλογής και Εξοδος
Αποθηκεύστε την Αναφορά Σύστασης ως Πρόχειρο και Εξέλθετε
Εκτέλεση Μόνο, Εκτύπωση Αργότερα και Εξοδος
Εκτύπωση Επιστολών Ενημέρωσης και Έξοδος
Αποτέλεσμα
Οταν εκτελέσετε την ενημέρωση, το επίπεδο ενημέρωσης και η τελευταία ημ/νία της επιστολής ενημέρωσης ενημερώνονται για ληξιπρόθεσμα τιμολόγια που συμπεριλαμβάνονται στην εκτέλεση ενημέρωσης. Οταν δημιουργείτε μία επιστολή ενημέρωσης για έναν πελάτη, το αρχείο δεδομένων βασικού αρχείου συναλ/μενου ενημερώνεται. Στην καρτέλα Λογιστική , το πεδίο Ημ/νία Ενημέρωσης εμφανίζει την ημ/νία κατά την οποία οι επιστολές ενημέρωσης δημιουργήθηκαν για τελευταία φορά.
Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε αυτόματα τιμολόγια υπηρεσιών για τόκους ή τέλη, θα δημιουργηθούν ατα ανάλογα τιμολόγια υπηρεσιών. Η αναφορά σύνοψης στο βήμα 8 του οδηγού δείχνει ποιές επιστολές ειδοποίησης δημιουργήθηκαν και ποιά σφάλματα μπορεί να έχουν προκύψει.
Για να δείτε το ιστορικό των επιστολών ενημέρωσης και τη λίστα όλων των τιμολογίων, επιλέξτε Συναλ/μενοι Αναφορές Συναλ/μενων Αναφορά Ιστορικού Ενημέρωσης .