Planung mit dem Status- und
Trackingsystem
Verwendung
Sie führen die Planung mit dem Status- und Trackingsystem aus, um den Planungsprozess zu strukturieren. Aus der Verwendung des Status- und Trackingsystem ergeben sich dabei folgende Vorteile:
· Möglichkeit zur iterativen Annäherung der Planungsergebnisse innerhalb eines Teilplans durch Definition verschiedener Planungsrunden
· klare Zuordnung der Teilaufgaben innerhalb einer Planungsrunde zu den Planungsverantwortlichen
· Durchführung der Planung unter Berücksichtigung klarer Terminvorgaben
· geregelter Planungsworkflow auf der Grundlage eines Statusverwaltungssystems.
Voraussetzungen
Sie haben das Customizing des Status- und Trackingsystem für mindestens eine Kombination aus Teilplan und Planungsrunde vollständig durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie unter Customizing des Status- und Trackingsystems.
Funktionsumfang
Das Status- und Trackingsystem dient sowohl als Umgebung für die Durchführung der Planung, als auch zur Überwachung des Planungsprozesses. Sie starten eine Planungsrunde, indem Sie entweder im Customizing des Status- und Trackingsystems, oder im Übersichtsmonitor des Planungskorrdinators mit der Funktion Start-E-Mail versenden das System veranlassen, eine E-Mail an alle Mitarbeiter zu senden, die an der Planungsrunde teilnehmen. Wählen Sie diese zweite Möglichkeit, wird der E-Mail Versand automatisch als Job mit sofortiger Ausführung im Hintergrund gestartet. Für diese E-Mail verwendet das System Benachrichtigungstexte, die unter anderem einen Link zum direkten Start der zugeordneten Datenerfassung im Web-Browser enthalten.
Berechtigungen
Entsprechend des jeweiligen Aufgaben- und Verantwortungsbereiches, werden dem Verantwortlichen und dem Planungskoordinator unterschiedliche Einstiegsbildschirme angezeigt.
Der Verantwortliche sieht er zunächst die Übersichtsseite zu seinen Verantwortungsbereichen. Dabei steht ihm lediglich die tabellarische Ansicht zur Verfügung. Von hier aus kann er über den Link Detail zur entsprechenden Detailseite abspringen. Ist er aber nur einem Verantwortungsbereich direkt oder als Vertreter zugeordnet, wird ihm sofort die entsprechende Detailseite angezeigt (siehe unten).
Der Planungskoordinator sieht zunächst die Übersichtsseite. Es stehen ihm zwei Ansichten zur Verfügung: die voreingestellte hierarchische und die tabellarische, zu der er wechseln kann. In beiden Sichten hat der Planungskoordinator die Möglichkeit, über den Link Detail zur entsprechenden Detailseite abzuspringen.
Übersichtsseite
Tabellarische Sicht
Zu jedem Verantwortungsbereich werden tabellarisch angezeigt:
- der aktuelle Status,
-
der Sperrstatus (
gesperrt/
nicht
gesperrt), - der Verantwortliche,
- bei einer Bottom-Up Planungsrunde der aktuelle Bearbeiter,
-
der Status des Fertigstellungszeitpunktes (
kritisch/ 
unkritisch), - der Fertigstellungszeitpunkt,
-
die Kommentarspalte mit Absprung zur Kommentarseite (
Kommentar vorhanden/ 
nicht
vorhanden), - die Detailspalte.
In der tabellarischen Sicht kann zusätzlich auf folgende Felder gefiltert werden:
- Verantwortungsbereich,
- aktueller Status,
-
Sperrstatus (
gesperrt/ nicht
gesperrt),
- Verantwortlicher,
- bei einer Bottom-Up Planungsrunde: aktueller Bearbeiter,
-
Status des Fertigstellungszeitpunktes ( kritisch/ unkritisch),
- Fertigstellungszeitpunkt
Hierarchische Sicht
Zusätzlich zur tabellarischen Sicht kommen folgende Symbole zum Einsatz:
Aggregierter
Status nicht genehmigt (bei Bottom-Up Planungsrunde), bzw. Aggregierter Status nicht beendet und
freigegeben (bei Top-Down Planungsrunde). Dies bedeutet, daß mindestens
ein Knoten unterhalb des jeweiligen Knotens noch nicht den Status genehmigt (bei Bottom-Up Planungsrunde), bzw.
beendet und freigegeben (bei
Top-Down Planungsrunde) besitzen.
Aggregierter Status nicht genehmigt und
Kommentar(e) unterhalb des aktuellen Knotens. Zusätzlich zu dem oben
gesagten gilt, daß mindestens zu einem unterhalb des jeweiligen Knotens
angeordneten Knoten Kommentare gepflegt sind.
Aggregierter Status genehmigt (bei Bottom-Up
Planungsrunde), bzw. aggregierter
Status beendet und freigegeben (bei Top-Down Planungsrunde). Dies
bedeutet, daß sämtliche Knoten unterhalb des aktuellen Knotens den Status genehmigt besitzen.
Aggregierter Status genehmigt und Kommentar(e)
unterhalb des Knotens (bei Bottom-Up Planungsrunde), bzw. Aggregierter Status beendet und freigegeben
(bei Top-Down Planungsrunde). Zusätzlich zu dem oben gesagten gilt, daß
mindestens zu einem unterhalb des jeweiligen Knotens angeordneten Knoten
Kommentare gepflegt sind.
Detailseite
Im oberen linken Bildschirmbereich unter sehen Sie:
- den Navigationslink Mein Verantwortungsbereich.
Darunter sind angeordnet:
- der Teilplan,
- die Planungsrunde,
- der ausgewählte Verantwortungsbereich,
- dessen derzeitiger Status, mit Sperrstatus, Link zur Statushistorie und Schaltflächen für den Statuswechsel,
- der Fälligkeitszeitpunkt (kritisch/unkritisch),
- der Verantwortliche mit Systemuser und Kontaktdaten,
- der aktuelle Bearbeiter mit Systenuser und Kontaktdaten (bei Bottom-Up Planungsrunden),
- E-Mail versenden an Verantwortliche,
- Zusatzinformation zur jeweiligen Planungsrunde, wenn gepflegt. Siehe Zusatzinformationstext pflegen.
Darunter befindet sich eine Reihe weiterer Schaltflächen:
- Abmelden.
- Planung öffnen: öffnet die für den ausgewählten Verantwortungsbereich gepflegte Planungsapplikation.
- Bericht öffnen: öffnet den für den ausgewählten Verantwortungsbereich gepflegten Kontrollbericht.
- Kommentare pflegen: Absprung zur Kommentarseite des ausgewählten Verantwortungsbereichs.
Im unteren Bildschirmbereich wird eine hierarchisch aufgebaute Tabelle angezeigt, die denselben Informationscharakter wie die hierarchische Sicht der Übersichtsseite besitzt, sich jedoch nur auf die untergeordneten Verantwortungsbereiche bezieht. Durch Expansion der Hierarchieknoten können Übersichtsinformationen zu den hierarchisch weiter unten liegenden Verantwortungsbereichen sichtbar gemacht werden. So kann von hier aus bis zu den Blättern der Teilhierarchie navigiert werden.
Wenn im Customizing die entsprechenden Einstellungen vorgenommen wurden, erscheinen unter dieser Tabelle die Schaltflächen zum kaskadierenden Statuswechsel.
Kommentarseite
Zu jedem Verantwortungsbereich können Kommentare erfaßt werden. Sie können diese Kommentare auch an die direkt untergeordneten Verantwortungsbereiche weitergeben. Zu diesem Zweck steht Ihnen eine Checkbox unter dem Eingabefeld für Kommentare zur Verfügung.
Siehe auch:
Planung mit dem Status- und Trackingsystem durchführen