Benachrichtigungstexte anpassen
Verwendung
Sie passen die von SAP ausgelieferten Texte, die für das Benachrichtigungssystem im Status- und Trackingsystem verwendet werden, an die in Ihrem Unternehmen geltenden Anforderungen an. Das System versendet die Texte bei einem Statuswechsel im Planungsprozess automatisch per E-Mail an die zuständige Person. Sie können die Texte ändern (bzw. die ausgelieferten Texte durch eigene Textobjekte ersetzen), um zusätzliche Informationen zu übermitteln. Solche Änderungen oder Informationen könnten z.B. sein:
· Ein knapper Überblick über den Planungsprozess in Ihrem Unternehmen, um den Mitarbeitern eine Einschätzung zu ermöglichen, wie sich ihre jeweilige Teilaufgabe zum gesamten Teilplan verhält
· Übersicht über die für die Planung zuständigen Mitarbeiter, evt. mit Angaben zur Erreichbarkeit (Telefondurchwahl, Kernarbeitszeit usw.)
· Ansprechpartner beim IT-Helpdesk im Falle technischer Probleme
· stilistische Anpassung der Texte an die in Ihrem Unternehmen üblichen Anredeformen
Das System ermittelt automatisch auf Grund der Art des Statuswechsels und der Angaben zu der Hierarchie, die dem Teilplan zugeordnet ist, wie viele E-Mails an welche Empfänger zu versenden sind. Jede einzelne E-Mail wird hierbei zur Laufzeit mit Hilfe von Textsymbolen, die im Text enthalten sind, individualisiert. Das Status- und Trackingsystem unterstützt folgende Textsymbole:
Symbol |
Bedeutung |
&version& |
aktuelle Planungsrunde |
&teilplan& |
aktueller Teilplan |
&duedate& |
aktuelles Fertigstellungsdatum des Verantwortungsbereichs des E-Mail Empfängers |
&stsurl& |
Link (URL) zum Status- und Trackingsystem |
&plaurl& |
Link zum Planungslayout des Verantwortungsbereichs des E-Mail Empfängers |
&layout& |
Link zum BW-Report des Verantwortungsbereichs des E-Mail Empfängers |
&sender& |
Name des Senders |
&receiver& |
Name der Empängers |
&nodetext_receiver& |
Beschreibung des Verantwortungsbereichs (Knoten) des E-Mail Empfängers |
&nodetext_sender& |
Beschreibung des Verantwortungsbereichs (Knoten) des E-Mail Absenders |
Falls die von SAP ausgelieferten Texte Ihre Anforderungen bereits erfüllen, brauchen Sie die nachfolgend beschriebenen Schritte nicht durchzuführen.
Voraussetzungen
Die Texte, die das Benachrichtigungssystem für E-Mails verwendet, sind SAPscript-Texte mit der Dokumentenklasse "Allgemeiner Text". Um solche Texte zu bearbeiten oder neu anzulegen, benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen für die Transaktion SE61. Je nachdem, auf welche Art Sie die Anpassungen durchführen wollen, benötigen Sie zusätzliche Berechtigungen:
· Falls Sie eigene Texte anstelle der von SAP ausgelieferten Texte verwenden wollen, müssen Sie diese in der Zuordnungstabelle UPS_CUSTTEXT (Paket UPS) eintragen. Hierfür benötigen Sie die Berechtigung zum Anlegen und Ändern von Tabelleneinträgen.
· Falls Sie keine eigenen Texte anlegen, sondern die von SAP ausgelieferten Texte ändern wollen, benötigen Sie die Berechtigung zur Durchführung von Modifikationen.
Das Benachrichtigungssystem verwendet die folgenden ausgelieferten Texte:
Technischer Name |
Reason |
Verwendung |
bei Statuswechsel nach ... |
UPS_SEND_APPROVAL |
03 |
Aufforderung zur Genehmigung einer abgeschlossenen Planung |
zur Genehmigung |
UPS_SEND_RECALL |
06 |
Weiterbearbeitung einer Aufgabe, die bereits zur Gehmigung anstand |
in Bearbeitung |
UPS_SEND_APPROVED |
04 |
Rückmeldung der erfolgten Genehmigung an den Planer |
genehmigt |
UPS_SEND_CLOSED_TD |
09 |
Aufforderung zur Genehmigung einer abgeschlossenen Planung in einer Top-down-Planungsrunde |
beendet und freigegeben |
UPS_SEND_REJECTED |
05 |
Ablehnung einer gewünschten Genehmigung |
zurück zur Überarbeitung |
UPS_SEND_REMINDER |
07 |
Aufforderung zur Erledigung offener Planungsaufgaben |
(manuell) |
UPS_START_RUNDE |
01 |
Mitteilung über den Start einer neuen Planungsrunde an alle Verantwortlichen |
neu |
UPS_START_RUNDE_TOPDOWN |
08 |
Neustart einer Top-down-Planungsrunde |
neu |
Vorgehensweise
Texte anpassen
...
1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Werkzeuge ®ABAP Workbench ® Hilfsmittel ®Dokumentation.
Das System zeigt das Einstiegsbild der Dokumentenpflege.
2. Stellen Sie als Dokumentenklasse "Allgemeiner Text" und die gewünschte Sprache ein.
3. Entscheiden Sie, ob Sie einen ausgelieferten Text modifizieren oder einen eigenen Text anlegen wollen:
· Um einen eigenen Text anzulegen, geben Sie als Name einen technischen Bezeichner aus dem Kundennamensraum (Z*) an und wählen Sie Anlegen.
Sie können sich die Arbeit erleichtern, indem Sie die von SAP ausgelieferten Texte als Kopiervorlage für Ihre eigenen Texte verwenden. Geben Sie hierfür zunächst als Name einen der oben im Abschnitt Voraussetzungen genannten Namen ein und wählen Sie Dokument ® Kopieren. Geben Sie anschließend den Namen des neu anzulegenden Texts an. Der neue Text enthält auf diese Weise alle für die jeweilige Verwendung relevanten Textsymbole, die das Status- und Trackingsystem zur Laufzeit durch aktuelle Werte ersetzt.
· Um einen ausgelieferten Text zu modifizieren, geben Sie einen der oben im Abschnitt Voraussetzungen genannten Namen an und wählen Sie Ändern.
Das System startet den Editor zur Textbearbeitung.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, sichern und aktivieren Sie den Text.
5. Beachten Sie, daß in den Benachrichtigungstexten mit den technischen Namen UPS_SEND_REMINDER, UPS_START_RUNDE und UPS_START_RUNDE_TOPDOWN, bzw. in den von Ihnen angelegten Benachrichtigungstexten mit gleichem semantischem Inhalt, folgende Textsymbole nicht verwendet werden können:
· &nodetext_sender&
· &sender&
· &layout&
Eigene Texte in das Status- und Trackingsystem einbinden
Normalerweise verwendet das Status- und Trackingsystem die in der Tabelle oben im Abschnitt Voraussetzungen genannten Texte. Wenn Sie selbst erstellte Texte verwenden wollen, müssen Sie diese dem System bekannt machen. Um eigene Texte den verschiedenen Status des Status- und Trackingsystem zuzuordnen, gehen Sie so vor:
...
1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Werkzeuge ® ABAP Workbench ® Übersicht ® Data Browser.
2. Geben Sie als Tabellenname UPS_CUSTTEXT ein.
3. Wählen Sie Tabelle ® Einträge erfassen.
Das System zeigt die Liste vorhandener Zuordnungen an.
4. Wählen Sie Bearbeiten ® Neue Einträge.
5. Geben Sie einen Reason ein. Orientieren Sie sich dabei an den Zuordnungen, die oben in der unter „Voraussetzungen“ aufgeführten Tabelle aufgeführt sind.
6. Geben Sie in der Spalte Doku-Obj. den Namen des von Ihnen angelegten Textes an, den Sie dem Reason zuordnen wollen.
7. Sichern Sie Ihre Änderungen.
Zum Ausführungszeitpunkt verwendet das System die Benachrichtigungstexte in derjenigen Sprachversion, die in den Benutzerdaten der Adressaten gepflegt ist. Fehlt die Sprachangabe in den Benutzerdaten, oder ist eine Sprache angegeben, für die keine passende Sprachversion der Benachrichtigungstexte verfügbar ist, so verwendet das System die englische Sprachversion, die unbedingt angelegt werden sollte, um optimales Systemverhalten zu gewährleisten. Wenn Sie Änderungen durchführen, sollten Sie deshalb darauf achten, dass die geänderten Texte in alle für Ihr Unternehmen relevanten Sprachen übersetzt werden. Hierfür verwenden Sie die Übersetzungsfunktion des SAP-Systems (vom Bild SAP Easy Access aus Werkzeuge ® ABAP Workbench ® Hilfsmittel ® Übersetzung ® Kurz- und Langtexte).
Die von SAP bereitgestellten Standardtexte werden in allen Sprachen ausgeliefert, in denen SAP BW erhältlich ist.
Ergebnis
Das Status- und Trackingsystem wird bei künftigen Statuswechseln innerhalb einer Planungsrunde die von Ihnen erstellten oder geänderten Texte für die automatische Benachrichtigung verwenden.
Beispiel
Der folgende Text zeigt, wie Sie den ausgelieferten Text UPS_START_RUNDE an die Erfordernisse in Ihrem Unternehmen anpassen könnten. Die geänderten Passagen sind in roter und unterstrichener Schrift hervorgehoben; die in "&" eingeschlossenen Bezeichner sind Textsymbole, die zur Laufzeit durch aktuelle Werte ersetzt werden:
Sehr geehrte/r &receiver&,
Es
wurde eine neue Planungsrunde gestartet. Bitte starten Sie Ihre Planung
für
Wir bitten Sie, die Planung bis zum &duedate& abzuschließen. Denken Sie bitte daran, Ihre abgeschlossene Planung zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten zu überstellen. Bei Fragen zum Planungsprozess wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Schmitt (Durchwahl: -398) Bei technischen Fragen steht Ihnen Herr Meier vom IT-Helpdesk zur Verfügung (Durchwahl: -653)
Sie finden den
Link zu Ihren Layouts unter:
Das Status-
und Trackingsystem finden Sie unter: |
Siehe auch:
Die
Dokumentationspflegetransaktion