Status- und Trackingsystem 

Verwendung

Das Status- und Trackingsystem von BW-BPS hilft Ihnen, den Bearbeitungsfortschritt im Rahmen der verschiedenen Planungsaufgaben in Ihrem Unternehmen zu überwachen. Das System führt Buch über die Iterationen, die eine bestimmte Planungsaufgabe in der Praxis durchläuft (Bedarfsmeldung bottom-up, Ressourcenzuteilung top-down usw.) und führt hierbei die in der Planungsumgebung erstellten Planungsobjekte mit den Mitarbeitern zusammen, die mit diesen Objekten die eigentliche Planungsaufgabe bearbeiten.

Der Planungsprozess gliedert sich im Status- und Trackingsystem in folgende Elemente:

·        Teilplan:
Ein konkreter betriebswirtschaftlicher Teilbereich der Unternehmensplanung, z.B. Ergebnisplanung, Bilanzplanung, Kostenstellenplanung usw.

·        Planungsrunde:
Ein einzelner Durchlauf des iterativen Planungsprozesses, wobei mit jeder Iteration eine bessere Anpassung abweichender Planwerte angestrebt wird (z.B. Bedarfsmeldung vs. Ressourcenzuteilung, Absatzkennzahlen vs. Umsatzziele). Eine Planungsrunde dient im Status- und Trackingsystem der Versionierung der verschiedenen Planungszyklen, sodass der Annäherungsprozess im System dokumentiert ist und nachvollziehbar wird. Innerhalb einer Planungsrunde kann eine bestimmte Teilaufgabe mehrfach den Status wechseln (z.B. neu, zur Genehmigung, zurückgewiesen, zur Genehmigung, genehmigt). Eine Planungsrunde ist erst dann beendet, wenn alle darin enthaltenen Teilaufgaben den Status "genehmigt" erreicht haben.

·        Organisationshierarchie:
Ausschnitt aus der hierarchischen Aufbauorganisation Ihres Unternehmens, der die am Planungsprozess beteiligten Mitarbeiter und ihre betrieblichen Beziehungen zueinander beschreibt. Jeder Hierarchieknoten repräsentiert einen Verantwortungsbereich für eine bestimmte Teilaufgabe innerhalb des Planungsprozesses. Die Hierarchie dient damit zugleich als Leitlinie, an der entlang der Genehmigungsprozess einer Teilplanung verläuft und über die das statusabhängige Benachrichtigungswesen gesteuert wird.

Das Status- und Trackingsystem ist eine web-basierte Anwendung, die ausschließlich für die Ausführung in einem Web-Browser konzipiert ist. Dadurch können Sie die Arbeiten, bei denen Sie das System unterstützt, ortsunabhängig und ohne spezielle Installationen auf Ihrem PC ausführen. Das Customizing der Teilpläne und der dazugehörigen Planungsrunden nehmen Sie dagegen im BW-System vor.

Integration

Das Status- und Trackingsystem legt eine organisatorische Schicht über die in der Planungsumgebung von BW-BPS erstellten Planungsobjekte (Planungsgebiete, Planungsebenen, Planungsfunktionen usw.). Während die Planungsumgebung die benötigten elementaren Bestandteile der Planung bereitstellt, beantwortet das Status- und Trackingsystem die Frage, was mit diesen Objekten geschieht und in welchem Zustand sie sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht befinden.

Auf den hierarchischen Stufen eines Teilplans können Sie direkt in eine im Customizing angegebene Planungsanwendung verzweigen, sofern diese den Status einer Web-Applikation hat. Dies ist z.B. der Fall bei Planungsanwendungen, die Sie mit dem Web Interface Builder von BW-BPS erstellen.

Sie haben die Möglichkeit, das Status- und Trackingsystem des BW-BPS zusammen mit der BI Integrierten Planung zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Integration der BI Integrierten Planung.

Voraussetzungen

·        Sie haben in der Planungsumgebung Planungsobjekte erstellt, die Sie mit Hilfe des Status- und Trackingsystem in einen organisatorischen Zusammenhang bringen.

·        Aktivieren Sie die vom Status- und Trackingsystem benutzten Web-Services. Weitere Informationen finden Sie unter Web-Services für STS pflegen.

·        Die Statusverwaltung des Status- und Trackingsystem enthält ein automatisches Benachrichtigungssystem, das vom aktuellen Status eines Teilplans gesteuert wird. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Im System müssen deshalb die E-Mail-Adressen in den Benutzerdaten der zu benachrichtigenden Personen gepflegt sein.

·        Um mit dem Status- und Trackingsystem arbeiten zu können, muss die erforderliche Berechtigung in Ihrem Berechtigungsprofil eingetragen sein. Weitere, allgemeine Informationen finden Sie unter Berechtigungen. Für spezifische Informationen, siehe Berechtigungsobjekte im STS.

Funktionsumfang

Sie können beliebige Teilpläne und Planungsrunden frei definieren. Jeder Teilplan wird genau einem Planungsgebiet zugeordnet, in dem sich die für den jeweiligen Teilplan relevanten Daten befinden. Sie können auch mehreren Teilplänen dasselbe Planungsgebiet zuordnen. Dadurch lässt sich das allgemeine Ziel einer integrierten Planung oft einfacher erreichen als durch eine Vielzahl von Planungsgebieten, die einen stark spezialisierten Satz an Kennzahlen und Merkmalen aufweisen.

Innerhalb eines Teilplans und einer darin zu absolvierenden Planungsrunde machen Sie für jede relevante Einheit Ihrer Aufbauorganisation (z.B. entlang einer von Ihnen festgelegten Kostenstellenhierarchie, die im SAP Business Warehouse vorgehalten wird) folgende Angaben:

·         Verantwortlicher:
Eine Person, die für die Planung innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit verantwortlich ist (z.B. der Leiter einer Kostenstelle). Falls die erforderlichen Daten im System gepflegt sind und eine für das Auslesen dieser Daten ausgelegte Implementation des entsprechenden Business Add-In existiert, kann das Status- und Trackingsystem den Verantwortlichen auch automatisch ermitteln. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hierarchie zum Teilplan festlegen und Berechtigungsobjekte im STS.

·        Fertigstellungszeitpunkt:
Der Termin, bis zu dem die Planung in der entsprechenden Planungsrunde abgeschlossen und der nächsthöheren Einheit gemeldet sein muss.

·        Planungstransaktion:
URL der Web-Planungsanwendung, die von der jeweiligen Organisationseinheit innerhalb der Planungsrunde ausgeführt wird.

·        Kontrollbericht:
URL eines im Intranet abgelegten Web Reports, mit dem Sie den aktuellen Stand der Planung überprüfen können.

Darüberhinaus pflegen Sie für jede Planungsrunde innerhalb eines Teilplans einen Satz von Kopfmerkmalen. Die Werte, die Sie für die Kopfmerkmale als Selektion hinterlegen, bestimmen die Grenzen des Datenraums, innerhalb dessen in der jeweiligen Planungsrunde geplant wird.

Sie können mit Hilfe der Kopfmerkmale eine Planungsrunde auf eine bestimmte Version, einen bestimmten zeitlichen Rahmen (z.B. Periode 001.2002 bis 006.2002), oder eine Teilmenge der zu planenden Artikelgruppen (z.B. Milchprodukte, Süßspeisen) beschränken.Ist der Status des Verantwortungsbereichs zur Genehmigung oder genehmigt, werden die entsprechenden Plandaten gegen Änderungen gesperrt.

Das so konfigurierte Status- und Trackingsystem stellen Sie den für die Planung Verantwortlichen zur Verfügung. Bei der Rückmeldung des Status einer Teilaufgabe erzeugt das System automatisch eine E-Mail an den Verantwortlichen der nächsthöheren Einheit. Auch im Falle einer Zurückweisung der gemeldeten Plandaten wird automatisch eine entsprechende E-Mail mit der Bitte um Überarbeitung an die untergeordnete Einheit versandt. Die von SAP ausgelieferten Texte, die für diese Benachrichtigungen verwendet werden, können Sie anpassen oder durch eigene Texte ersetzen. Siehe hierzu Benachrichtigungstexte anpassen.

 

Siehe auch:

Customizing des Status- und Trackingsystems

Überblick: Planung mit dem Status- und Trackingsystem