Besprechungsserien organisieren
Verwendung
Besprechungsräume bieten Ihnen virtuelle Arbeitsumgebungen für die Verwaltung und Abwicklung von Besprechungen. Besprechungsräume sind spezielle Räume, die Sie aufgrund von bestimmten SAP-Raumvorlagen (bzw. Kopien dieser Raumvorlagen) angelegen können. Besprechungsräume enthalten bestimmte Funktionen (in Form von Seiten und iViews), die auf den spezifischen Verwendungszweck von Besprechungen abgestimmt sind.
Räume für Besprechungsserien (mit Kalendersynchronisation) eignen sich für die Planung und Abwicklung von Besprechungsserien. Die Besprechungstermine werden in die Groupware-Kalender der Besprechungsteilnehmer (Raummitglieder) – z. B. Microsoft Outlook – synchronisiert. In einem Raum ist jeweils die aktuelle Besprechung angezeigt. Erst nach dem Schließen der aktuellen Besprechung blendet das System die nächste anstehende Besprechung ein.
Die anstehende Besprechung wird anhand des geplanten Besprechungsdatums ermittelt. Daher können Sie gegebenenfalls zusätzlich zur Serie einmalige Besprechungen anlegen. Diese werden entsprechend der chronologischen Reihenfolge im Besprechungsraum eingeblendet.
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
● Ihr Portal wird mit Groupware-Integration eingesetzt.
Die SAP-Raumvorlage SAP_MEETING_ROOM sieht vor, dass die Besprechungstermine in die Groupware-Kalender der Besprechungsteilnehmer (Raummitglieder) – z. B. Microsoft Outlook – synchronisiert werden. Einige Funktionen (z. B. das Delegieren der Verantwortung für eine Besprechung) setzen voraus, dass E-Mails versandt werden können.
Diese Optionen stehen Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Ihr Unternehmensportal mit Integration der Groupware (Kalender, E-Mail) eingesetzt wird.
● Die Portalrolle für das Anlegen von Räumen ist Ihnen zugeordnet.
Ihr Systemadministrator hat Ihrem Portalbenutzer die Portalrolle für das Anlegen von Räumen zugeordnet. Wie Sie Räume anlegen, lesen Sie unter Räume anlegen.
Wählen Sie beim Anlegen eines Raums für einmalige Besprechungen die Vorlage SAP_MEETING_ROOM oder eine unternehmensspezifisch angepasste Kopie dieser Vorlage aus. Falls eine unternehmensspezifisch angepasste Variante der SAP-Raumvorlage verwendet wird, bietet Ihnen Ihr Systemadministrator eine entsprechend geänderte Kopie der SAP-Raumvorlage an. Der Name dieser Kopie kann vom ursprünglichen Namen abweichen.
● Die Raumrolle Organisator ist Ihnen zugeordnet oder sie sind Raumverantwortlicher.
Die Aufgaben eines Power-Users in Besprechungsräumen können Sie dann wahrnehmen, wenn Ihnen innerhalb des Raums Verantwortlicher sind und/oder Ihnen im Raum die Rolle Organisator zugeordnet ist. Sie können sich beim Anlegen des Raums die Rolle Organisator selber zuordnen oder Sie ordnen diese Rollen einem oder mehreren Raummitgliedern zu.
Wenn Sie diese Rollen haben, können Sie innerhalb der Feinnavigation eines Raumes folgende Einträge (Seiten) sehen, die Sie für Ihre Aufgaben als Power User benötigen:
○ Besprechungsverwaltung mit der Möglichkeit, Besprechungsserien anzulegen
○ Raumverwaltung mit der Möglichkeit, neue Raumteile hinzuzufügen und der Mitgliederverwaltung
Vorgehensweise
Folgende Aktivitäten können Sie durchführen:
Besprechungsserien anlegen
Siehe: Besprechungsserien anlegen
Besprechungsserien ändern
Um die Attribute einer Besprechung zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
...
1. Klicken Sie auf dem iView Nächste Besprechung auf Bearbeiten.
Sie gelangen auf den Dialog zum Planen des Besprechungstermins.
2. Ändern Sie die Liste der Teilnehmer bzw. die Attribute (Betreff, Ort, Begin, Ende etc.) bzw. die Serieneigenschaften der Besprechung.
3. Um die Serieneigenschaften zu ändern, klicken Sie auf Recurrence und nehmen die erforderlichen Änderungen vor. Wenn Sie die Änderungen mit OK bestätigen, gelangen Sie zurück auf die Attribute der Besprechung.
4. Sichern Sie die Attribute der Besprechung.
5. Senden Sie die Änderung per E-Mail an die ausgewählten Teilnehmer.
Das System schließt danach automatisch den Dialog.
Besprechungsserien delegieren
Siehe: Besprechungsserien delegieren
Besprechungsserien schließen
Als Raumverantwortlicher oder Organisator können Sie die durchgeführten Besprechungen schließen und deren Inhalte speichern. Um eine Besprechung zu schließen, rufen Sie die Besprechung zur Bearbeitung auf und wählen Schließen.
Sie können nun die Daten der Besprechung als Besprechungsaufzeichnung sichern.
Danach wechselt das System auf die Liste der Besprechungen zurück. Die geschlossene Besprechung ist in der Liste nicht mehr enthalten.
Onlinewerkzeuge zuordnen
Als Raumverantwortlicher, Organisator oder Vortragender können Sie auf der Seite Besprechungsverwaltung einer Besprechung ein Onlinewerkzeug zuordnen: WebEx oder Application Sharing. Im Textfeld des iViews Onlinewerkzeuge können Sie die benötigten Einwahlnummern – als Information – eintragen.
Zu Beginn einer Besprechung mit Onlinewerkzeug erhält jeder Teilnehmer die Aufforderung, die Onlinesitzung (per Link) zu betreten. Das Betreten einer laufenden Onlinesitzung ist zudem aus dem Raum heraus möglich.
Zugangsberechtigung auf Besprechungsaufzeichnungen anpassen
Die Besprechungsaufzeichnungen befinden sich auf der öffentlichen Seite des Raums und sind allen Portalbenutzern zugänglich. Daher sollten Sie als Verantwortlicher bzw. Organisator die Zugriffsberechtigung auf Besprechungsaufzeichnungen überprüfen und ggf. anpassen.
Besprechungsraum verwalten
Als Verantwortlicher des Besprechungsraums haben Sie Zugriff auf die Attribute des Raums sowie die Mitgliederliste. Weitere Informationen finden Sie unter Räume verwalten und anpassen.