Anlegen von
Räumen
Verwendung
Räume
Räume werden im Unternehmen als virtuelle Arbeitsumgebungen genutzt, in denen Mitglieder von Teams bzw. Projektgruppen über Zeitzonen und geografische Entfernungen hinweg zusammenarbeiten können. In Ihrer Rolle als Power-User legen Sie Räume an, damit diese von Teams und Projektgruppen genutzt werden können. Dabei sind die folgenden beiden Szenarien in Ihrem Unternehmen denkbar:
● Sie legen Räume für andere Portalbenutzer an, die diese angefordert haben, arbeiten in ihnen inhaltlich nicht mit.
● Sie legen Räume an, in denen Sie selber inhaltlich mitarbeiten.
Raumvorlagen
Beim Arbeiten mit Räumen ist es wichtig für Sie zu wissen, dass das Angebot an Möglichkeiten für die gemeinsame Zusammenarbeit in einem Raum von der Raumvorlage abhängig ist. Immer wenn Sie einen Raum anlegen, wählen Sie die Raumvorlage aus, auf deren Basis der Raum erstellt wird. Die Raumvorlage bestimmt die Struktur des Raums, also die im Raum angebotenen Portalseiten und die auf jeder Seite enthaltenen Dienste und Funktionen.
In Ihren Unternehmen werden die Raumvorlagen, die Sie im System sehen können, in der Regel von Ihrem Systemadministrator erstellt und sind speziell auf Ihr Unternehmen angepasst. Bei den Vorlagen handelt es sich meist um eine Anpassung der von SAP ausgelieferten vorkonfigurierte Standardvorlagen zum Anlegen von Räumen. Es gibt beispielsweise Vorlagen zum Publizieren von Informationen, zum Verwalten interner Informationen einer Projektgruppe oder zum Durchführen von Besprechungsserien.
In der folgende Abbildung sehen Sie ein Beispiel für einen Raum.Die Feinnavigation enthält Seiten, die wiederum bestimmte Dienste und Funktionen enthalten. Die Objekte, die in der Feinnavigation enthalten sind (z.B. Kalender, Diskussionen etc.) werden aus der Vorlage gezogen, auf deren Basis ein Raum erstellt wird:
Voraussetzungen
Ihr Systemadministrator hat Ihrem Portalbenutzer die Portalrolle für das Anlegen von Räumen zugeordnet.
Vorgehensweise
Räume anlegen
Zum Anlegen von Räumen steht Ihnen ein Anlegeassistent zur Verfügung. Diesen erreichen Sie in der Portalnavigation über Collaboration ® Raumerstellung.
Folgende Schritte führen Sie beim Anlegen von Räumen durch:
...
1. Definieren Sie die allgemeinen Eigenschaften des neuen Raums. Hierzu gehören beispielsweise die Festlegung des Raumnamens, des Raumverantwortlichen und die Wahl der Raumvorlage.
Siehe: Allgemeine Eigenschaften festlegen.
2. Legen Sie fest, ob der Raum öffentlich, zugangsbeschränkt oder privat ist.
Siehe: Raumtyp festlegen
3. Registrieren Sie die Mitglieder des Raums und ordnen Sie ihnen raumspezifische Rollen zu.
Siehe: Mitglieder registrieren
4. Definieren Sie weitere Parameter des Raums.
Der Assistent bietet diesen Schritt nur dann an, wenn in der Raumvorlage externe Parameter vorgesehen sind. Für jeden Parameter fragt das System den Wert ab, den der Parameter im neuen Raum annehmen soll.
5. Prüfen Sie Ihre Eingaben anhand der angezeigten Zusammenfassung.
Wenn alle Eingaben stimmen, können Sie den Raum vom System fertig stellen lassen.
Der Raum wird angelegt, und Sie können den Raum betreten. Alle Mitglieder des Raums, die Sie registriert haben, werden automatisch in den Raum eingeladen.
Wenn Sie kein automatisches Einladungsmail wünschen, können Sie auch ein eigenes Mail schreiben und die URL des Raums in das Mail einfügen.
Je nachdem, wie Ihr Systemadministrator die Raumvorlage für Sie konfiguriert hat, können auch noch weitere Schritte beim Anlegen von Räumen erfolgen. Es wird beispielsweise der Namen des KM-Ordners, der initial im Raum angelegt wird, abgefragt.
Nach dem initialen Anlegen eines Raums können Sie bestimmte Einstellungen, die beim Anlegen getroffen wurden, wieder ändern, sowie den Raum jederzeit an Ihre aktuelle Arbeitssituation anpassen. Außerdem sollten Sie die Zugriffsberechtigungen auf Ordner und Dokumente im Raum anpassen.
Siehe auch:
Berechtigungen für Zugriff auf Ordner und Dokumente anpassen