Einmalige Besprechungen organisieren 

Verwendung

Besprechungsräumebieten Ihnen virtuelle Arbeitsumgebungen für die Verwaltung und Abwicklung von Besprechungen. Besprechungsräume sind spezielle Räume, die Sie aufgrund von bestimmten SAP-Raumvorlagen (bzw. Kopien dieser Raumvorlagen) angelegen können. Besprechungsräume enthalten bestimmte Funktionen (in Form von Seiten und iViews), die auf den spezifischen Verwendungszweck von Besprechungen abgestimmt sind.

Räume für einmalige Besprechungen (ohne Kalendersynchronisation) eignen sich für die Planung und Abwicklung von Einzelbesprechungen. Sie können in diesen Räumen beliebig viele Einzelbesprechungen parallel abwickeln. Die angelegten Besprechungen können Sie jederzeit – unabhängig vom geplanten Besprechungsdatum – aufrufen. Für die Planung der Besprechungen können Sie Themen verwalten, die bei Bedarf in Besprechungen übernommen werden.

Als Power-User innerhalb dieser speziellen Besprechungsräume können Sie beispielsweise Besprechungen anlegen und bearbeiten. Für die Planung der Besprechungen können Sie Themen verwalten, die bei Bedarf in Besprechungen übernommen werden.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

●      Die Portalrolle für das Anlegen von Räumen ist Ihnen zugeordnet.

Ihr Systemadministrator hat Ihrem Portalbenutzer die Portalrolle für das Anlegen von Räumen zugeordnet. Wie Sie Räume anlegen, lesen Sie unter Räume anlegen.

Wählen Sie beim Anlegen eines Raums für einmalige Besprechungen die Vorlage SAP_MEETING_ROOM_EXTENDED oder eine unternehmensspezifisch angepasste Kopie dieser Vorlage aus. Der Name dieser Kopie kann vom ursprünglichen Namen abweichen.

●      Die Raumrolle Organisator ist Ihnen zugeordnet oder sie sind Raumverantwortlicher.

Die Aufgaben eines Power-Users in Besprechungsräumen können Sie dann wahrnehmen, wenn Ihnen innerhalb des Raums Verantwortlicher sind und/oder Ihnen im Raum die Rolle Organisator zugeordnet ist. Sie können sich beim Anlegen des Raums die Rolle Organisator selber zuordnen oder Sie ordnen diese Rollen einem oder mehreren Raummitgliedern zu.

Wenn Sie diese Rolle haben, sehen Sie folgende Einträge (Seiten) in der Feinnavigation des Raums. Sie benötigen diese Seiten für Ihre Aufgaben als Poweruser:

○       Themenpool mit den iViews Dauerthemen und Einmalige Themen

○       Besprechungsorganisation mit der Möglichkeit, Besprechungen anzulegen

○       Raumverwaltung mit der Möglichkeit, neue Raumteile hinzuzufügen und der Mitgliederverwaltung

Vorgehensweise

...

Besprechung anlegen

Siehe: Besprechungen anlegen

Besprechungen ändern

...

       1.      Klicken Sie in der Feinnavigation des Besprechungsraums auf den Eintrag Besprechungsorganisation.

Um die Attribute der Besprechung aufzurufen, klicken Sie auf den in der Liste als Link angezeigten Betreff.

       2.      Ändern Sie die Attribute, wo es notwendig ist.

       3.      Sichern Sie die Besprechung.

Besprechungen löschen

Um eine Besprechung zu löschen, wählen Sie im Kontextmenü der Besprechung Löschen.

Delegieren von Besprechungen

Siehe: Besprechungen delegieren

Besprechungen schließen

Als Raumverantwortlicher oder Organisator können Sie die durchgeführten Besprechungen schleißen und deren Inhalte speichern . Um eine Besprechung zu schließen, rufen Sie die Besprechung zur Bearbeitung auf und wählen Schließen.

Sie können nun die Daten der Besprechung als Besprechungsaufzeichnung sichern. Danach wechselt das System auf die Liste der Besprechungen zurück. Die geschlossene Besprechung ist in der Liste nicht mehr enthalten.

Auf der Seite Vergangene Besprechungen können Sie die Aufzeichnungen der bisherigen Besprechungen einsehen. Diese Aufzeichnungen werden (auf Wunsch) nach dem Schließen einer Besprechung automatisch gespeichert.

Onlinewerkzeuge zuordnen

Als Raumverantwortlicher, Organisator oder Vortragender können Sie auf der Seite Besprechungsorganisation einer Besprechung ein Onlinewerkzeug zuordnen: WebEx oder Application Sharing.

Im Textfeld des iViews Onlinewerkzeuge können Sie die benötigten Einwahlnummern – als Information – eintragen.

Zu Beginn einer Besprechung mit Onlinewerkzeug erhält jeder Teilnehmer die Aufforderung, die Onlinesitzung (per Link) zu betreten. Das Betreten einer laufenden Onlinesitzung ist zudem aus dem Raum heraus möglich.

Raum ändern und anpassen

Als Verantwortlicher des Besprechungsraums haben Sie Zugriff auf die Attribute des Raums sowie die Mitgliederliste. Siehe Räume ändern und anpassen.

Zugangsberechtigung auf Besprechungsaufzeichnungen anpassen

Sie können die Zugangberechtigungen analog zu den Berechtigungen für den Zugriff auf Ordner und Dokumente definieren.