Un volume important de données du salarié est stocké dans le système pendant la durée d'activité dans votre entreprise. Ces données sont conservées dans des infotypes individuels.

Si le salarié quitte votre entreprise, certains infotypes ne doivent pas être modifiés, car ils contiennent des données utilisées pour la création d'historiques. D'autres enregistrements d'infotypes doivent être délimités dans le système. En outre, vous devez vous assurer que le calcul de paie final, ainsi que les calculs rétroactifs, le cas échéant, ont été effectués avec succès.

Lorsqu'un salarié quitte votre entreprise, gérez-le à l'aide d'une mesure administrative. La catégorie de mesure Sortie de l'entreprise vous propose uniquement des enregistrements de données pour la gestion si ceux-ci doivent être modifiés lors du départ d'un salarié de l'entreprise.

Remarque : le matricule d'un salarié ne doit jamais être supprimé lorsqu'il quitte l'entreprise.

Une distinction doit être opérée entre les salariés ayant quitté l'entreprise et :

• les salariés partis à la retraite ;
• les salariés absents pendant une longue période, par exemple, pour congé de maternité ou pour le service civil ou militaire.

La catégorie de mesure Sortie de l'entreprise regroupe différents infotypes liés logiquement, afin de constituer un groupe d'infotypes. L'outil de customizing dans l'Administration du personnel vous permet d'adapter le groupe d'infotypes aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Si un salarié quitte l'entreprise, un enregistrement de données est créé dans l'infotype Mesures (0000) au cours de la catégorie de mesure Sortie de l'entreprise. La date et le motif de départ sont stockés dans cet enregistrement d'infotype (par exemple, le salarié remet son préavis, l'employeur résilie le contrat de travail). Le motif du départ est utilisé pour réaliser des statistiques et des analyses.

Si un salarié quitte l'entreprise, les relations qui commencent après la date de départ de l'entreprise sont supprimées. Les relations qui sont valables à la date de départ de l'entreprise sont soit délimitées (via des marqueurs), soit conservées en l'état. Le système vérifie si la facturation ou les documents d'attribution ont déjà été créés pour les présences et les réservations du salarié. Si tel est le cas, vous devez définir le mode de traitement de ces relations. Ces relations sont conservées, puis imprimées dans le journal avec les identificateurs. Aucun enregistrement d'annulation n'est créé pour des présences supprimées. Toutefois, la procédure d'avancement pour les participants sur les listes d'attente correspondantes est exécutée d'après le Customizing pour la Gestion de la formation. Pour les réservations de ressources s upprimées, le type de ressource correspondant pour le type de formation en question est marqué comme ouvert (en d'autres termes, non réservé).

Pour effectuer un traitement supplémentaire lorsque le salarié quitte l'entreprise, utilisez un Business Add-In (BAdl) comme extension client. Vous pouvez créer cette extension client dans le Customizing pour les Ressources humaines sous Ressources humaines ® Mesures particulières ® BADI Mesures pour Changements de pays et sorties.

• Certains enregistrements d'infotypes ne sont pas automatiquement délimités. Lorsque vous exécutez la catégorie de mesure Sortie de l'entreprise, les infotypes à délimiter, tels que Ind./retenues perm. (0014), Paiement complément. (0015) et Information de saisie des temps (0050) apparaissent automatiquement sur un écran de synthèse. Cet écran vous permet de délimiter les infotypes.
• Toutes les autres données, telles que les données d'organisation, l'identité, les adresses et les éléments de base du calcul de paie notamment, doivent rester dans le système. Les enregistrements de données correspondants ne doivent pas être délimités. Ces données sont requises si le salarié reçoit un paiement ultérieur (compensation des heures supplémentaires, indemnisation du congé, etc.) après sa dernière période de calcul de paie ou si vous devez lui écrire. En outre, ces données sont également requises à des fins d'exploitation.

La paie reconnaît qu'un salarié est parti avec le statut du contrat de travail 0. Les salariés ayant ce même statut ne sont pas sélectionnés dans le statut de paie. Pour rémunérer le salarié une fois qu'il a quitté la société, utilisez les infotypes Ind./retenues perm. (infotype 0014) ou Paiement complément. (infotype 0015). Remarque : dans ce cas, vous devez stocker la date dans la zone Exécuter paie jusqu'au de l'infotype Statut de la paie. Le salarié ayant quitté l'entreprise sera donc payé jusqu'à cette date.

Modification du statut de la paie

Un salarié est en possession de matériel prêté, d'une carte d'identité de l'entreprise ou d'un utilisateur système qu 'il doit rendre après son départ. Dans ce cas, il est utile que le gestionnaire responsable soit informé du départ du salarié. Dans le Customizing de l' Administration du personnel, paramétrez une connexion e-mail à l'aide d'une mesure dynamique, afin qu'un e-mail soit envoyé via SAPoffice au gestionnaire concerné dès le traitement d'un infotype correspondant.