Cette description de processus explique le cycle économique des ristournes dans son ensemble.

Le graphique suivant illustre les phases individuelles des ristournes. Toutes les fonctions, à l’exception du Comparaison du volume d’affaires et du Décompte final, sont exécutées de façon répétitive pendant les périodes de validité des conditions.

En règle générale, vous négociez les prix avec vos partenaires au moins une fois par exercice. Vous pouvez définir les prix pour des articles individuels directement ou discuter des remboursements de ristourne pour un ou plusieurs articles. Vous effectuez le décompte des remboursements de ristourne avec le partenaire de l’accord (fournisseur ou fournisseur précédent, par exemple) en fonction du volume d’affaires, des ventes, des points, etc. réalisés.

Saisissez les accords (avec les conditions relatives aux ristournes) dans le système pour que celui-ci puisse effectuer le décompte automatique aux dates convenues.

Pendant la période de validité de chaque accord, le système met continuellement à jour les volumes d’affaires (exprimés en valeurs, quantités, poids, volumes physiques et points) pour les domaines d’application concernés pour chaque condition. Les données du volume d’affaires cumulé mises à jour servent de base au décompte.

Les données du volume d’affaires peuvent être mises à jour en fonction des données provenant des commandes d’achat, des entrées de marchandises ou des factures contrôlées. Les conditions définies pendant la détermination du prix dans la commande sont valables ici. Ces conditions sont évaluées lors de l’entrée de marchandises ou pendant le Contrôle des factures, et déclenchent la mise à jour du volume d’affaires cumulé.

Le volume d’affaires des documents de facturation fournisseur et des demandes de paiement est mis à jour lorsque les documents sont mis à la disposition de la Gestion comptable.

Si vous avez convenu avec votre partenaire de comparer et de rapprocher vos données du volume d’affaires cumulé respectives, faites-le avant le décompte final. Si vos valeurs et celles de votre partenaire sont différentes, négociez une valeur acceptable pour les deux. Ce volume d’affaires ajusté sert ensuite de base au décompte final.

À la fin de la période de validité d’un accord ou au moment du décompte partiel dans le cas d’un accord propre à une période, le système calcule les ristournes payables selon les conditions définies pour le décompte et établit une liste de décomptes. Dans ce processus, le système prend en compte les données du volume d’affaires cumulé qui n’étaient pas comprises dans le décompte précédent. Les montants payables déterminés de la sorte sont enregistrés automatiquement dans la Comptabilité financière en fonction du type de décompte.

Vous pouvez exécuter un décompte intermédiaire à tout instant pour les conditions des accords pour lesquelles le décompte n’a pas encore été effectué. Le revenu de la ristourne qui en découle est alors compensé en fonction des montants dus au moment du décompte final ou partiel.

Les accords et tous les documents associés peuvent être archivés. Vous pouvez enregistrer toutes les données pertinentes dans des archives et y accéder de nouveau le cas échéant. Pour assurer la cohérence et la traçabilité des données, tous les fichiers d’index sont archivés ensemble. Un programme de suppression est également disponible.