Un accord regroupe les conditions comportant des ristournes (remboursement de ristournes) valables pour une certaine période (par exemple, un exercice) et soumises à un décompte à la même date durant cette période de validité.

Chaque accord est affecté à un certain type d’accord (par exemple, remise promotionnelle). Les types d’accord sont définis dans le Customizing et contiennent des informations générales telles que :

• les paramétrages standard (p. ex. la date prédéfinie pour le début de la période de validité lors de la création d’un accord) ;
• le calendrier de l’accord ;
• le calendrier de décompte ;
• le type de décompte (au débit ou au crédit) ;
• les types de conditions acceptables et leurs domaines d’application (organisations d’achats ou sites, par exemple) ;
• le partenaire du décompte (fournisseur ou client).

Il arrive souvent que des accords qui pourvoient au paiement des remboursements de ristournes soient valables à long terme ou pour une durée illimitée. Par conséquent, vous pouvez demander au système de reprendre automatiquement un accord créé pour une année civile, par exemple, pour l’année civile suivante.

Le contrôle de la période de prolongation par le calendrier est très souple. Ceci facilite, entre autres, les comparaisons statistiques sur plusieurs exercices.

Le concept de partenaire vous permet d’enregistrer, dans le système, la personne à contacter pour chaque accord. Vous pouvez notamment enregistrer le responsable de chaque accord et le négociateur des conditions de l’accord.

Il existe trois types de partenaire :

• le fournisseur ;
• les propres salariés (avec une fiche HR) ;
• les personnes de contact (en règle générale, les garants des conditions, uniquement dans les systèmes Retail).

Pour chaque accord et chaque condition, vous pouvez saisir des textes qui fournissent des informations supplémentaires, telle la réunion au cours de laquelle l’accord a été conclu.

Les accords sont subdivisés en accords à décompte unique et à décompte périodique.

• Le décompte unique est exécuté en fonction de la fin de validité de l’accord.

• Le décompte périodique est exécuté à certaines dates, sous la forme d’un décompte partiel ou final, en fonction des périodes spécifiées dans le calendrier de décompte.

Dans les deux cas, dès la fin du décompte, le système active un code qui confirme l’exécution du décompte selon les conditions de l’accord. Les enregistrements de condition qui ont fait l’objet d’un décompte ne peuvent pas être modifiés.

Le décompte intermédiaire peut être exécuté pour les accords sur les ristournes à décompte unique et à décompte périodique. Dans ce cas, le décompte s’étend aux conditions d’un accord qui, sinon, ne feraient pas l’objet d’un décompte à ce moment (parce que la fin de la validité de l’accord ou de la période suivante n’a pas encore été atteinte). Dans ce cas, le code de décompte n’est pas activé : les conditions restent actives et sont prises en compte dans le décompte partiel suivant ou dans le décompte final.