Das System erzeugt während der Abrechnung für jede Reise aus den erfaßten Reisefakten die Abrechnungsergebnisse und speichert diese in der Datenbank. Sie sind die Basis für die Auszahlung, die Buchung und die eventuelle Versteuerung von Reisespesen.

Folgende Bedingungen müssen für Reisen erfüllt sein, damit das System die Reisen in die Abrechnung aufnimmt:

• Die Reisezeit muß vor dem Endedatum der Abrechnungsperiode liegen.

• Der Genehmigungsstatus muß auf...genehmigt gesetzt sein.

• Der Abrechnungsstatus muß auf abzurechnen gesetzt sein.

Das Abrechnungsprogramm im Reisemanagement ermittelt aus den erfaßten Reisedaten und den über das Customizing eingerichteten Erstattungssätzen und lAbrechnungsregeln die Abrechnungsergebnisse (insbesondere die Erstattungsbeträge) einer Reise für eine bestimmte Abrechnungsperiode.

Es werden grundsätzlich nur Reisen und Anträge vom Abrechnungsprogramm verarbeitet, die den Genehmigungsstatus... genehmigt und entweder den Abrechnungsstatus abzurechnen oder den Abrechnungsstatus storniert aufweisen.

Für alle Reisen und Anträge, die den Genehmigungsstatus... genehmigt und den Abrechnungsstatus abzurechnen aufweisen und deren Reisezeit vor dem Endedatum der Abrechnungsperiode liegen, werden die Erstattungssätze ermittelt und in der Datenbank gespeichert. Der Abrechnungsstatus der Reise oder des Antrags wird nach erfolgter Abrechnung auf abgerechnet gesetzt.

Für alle Reisen, die den Genehmigungsstatus... genehmigt und den Abrechnungsstatus storniert aufweisen, wird bei der Abrechnung die bis dahin gültige Abrechnungsperiode durch die Abrechnungsperiode ersetzt, mit der das Abrechnungsprogramm gestartet wird.