Veranstaltungstyp 

Definition

Ein Veranstaltungstyp ist die nicht termingebundene Beschreibung einer Veranstaltung.

Veranstaltungen bzw. Veranstaltungstermine sind Konkretisierungen eines Veranstaltungstyps, die zu einem bestimmten Termin und an einem bestimmten Ort stattfinden.

Am Veranstaltungstyp werden die Eigenschaften abgelegt, die für alle Veranstaltungen dieses Typs gelten sollen.

Mehrere Veranstaltungstypen können zu Veranstaltungsgruppen zusammengefaßt werden und dadurch hierarchisch strukturiert werden.

Verwendung

Veranstaltungstypen dienen

Sie können auch einen Veranstaltungstyp als Kopiervorlage für einen anderen Veranstaltungstyp verwenden: die Daten, die für den einen Veranstaltungstyp angelegt wurden, werden dann ebenfalls als Vorschlagswerte für den neuen Veranstaltungstyp verwendet, die Sie nach Wunsch überschreiben können.

Struktur

Beim Anlegen eines Veranstaltungstyps können Sie alle nicht-termingebundenen Daten, die zur Durchführung einer Veranstaltung wichtig sind, erfassen:

Mit dem Infotyp Verbale Beschreibung, bestehend aus Erweitertem Veranstaltungstyptext, Veranstaltungsinhalt und Hinweise, können Sie Texte zum Veranstaltungstyp anlegen, die in die Veranstaltungsbroschüre aufgenommen oder in den Employee Self-Services angezeigt werden (im Detailbild zur Veranstaltung).

Über diesen Subtyp des Infotyps Dispositiver Ablauf können Sie einen zeitlichen Ablauf definieren, der beim Anlegen oder Planen von Veranstaltungsterminen übernommen (kopiert) werden kann.

Im Infotyp Kapazität geben Sie die minimale, optimale und maximale Kapazität für einen Veranstaltungstyp an. Die Kapazität, die bei einem Veranstaltungstyp angegeben wird, dient in erster Linie als Vorschlagswert für die Kapazität (Teilnehmerzahl), die am Veranstaltungstermin angegeben wird. Aus der Veranstaltungskapazität und der Raumkapazität wird eine Gesamtkapazität ermittelt. Der Infotyp Kapazität ist v.a. bei folgenden Funktionen von Bedeutung:

Die Kapazität am Veranstaltungstyp wird automatisch immer dann gezogen, wenn am Veranstaltungstermin keine Kapazität gepflegt wurde.

Im Infotyp Preise legen Sie einen internen und externen Preis für Veranstaltungstypen ab. Der interne Preis wird für die interne Leistungsverrechnung zugrundegelegt, der externe Preis für die Fakturierung.

Sie haben hier im Datenbild über die Möglichkeit, für die Festlegung eines Preises über die Funktion Preisvorschlag ermitteln zu verwenden. Dafür müssen Sie die Kosten(bestandteile) für Veranstaltung(styp) und Ressourcen(typ) (Infotyp Kosten) mit entsprechender Bezugseinheit gepflegt haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Preisvorschlag.

Im Infotyp Info Veranstaltungstyp können Sie folgende Angaben machen:

Über Markieren von In Veranst.Broschüre legen Sie fest, daß der Veranstaltungstyp in die Veranstaltungsbroschüre aufgenommen werden soll. Beim Erstellen der Veranstaltungsbroschüre haben Sie die Option, nur ausgewählte Veranstaltungstypen in die Broschüre aufzunehmen. Diese Auswahl nehmen Sie durch das Markieren dieser Option in diesem Infotyp vor.

Über Markieren von Kongreß legen Sie fest, daß es sich bei einem Veranstaltungstyp um einen um eine mehrteilige Veranstaltung handelt, die aus mehreren, parallel stattfindenden Teilveranstaltungen besteht.

Über Markieren von Kein Intranet legen Sie fest, daß Veranstaltungen dieses Veranstaltungstyps nicht in den Employee Self-Services des Veranstaltungsmanagements publiziert werden.

Sie können über diesen Infotyp ebenfalls auswählen, welche Einstellungen im Bezug auf die Zeitwirtschaft für interne Teilnehmer und Referenten von Veranstaltungen dieses Veranstaltungstyps gelten sollen:

Mit diesem Eintrag übersteuern Sie für diesen Veranstaltungstyp die im Customizing des Veranstaltungsmanagments unter Integration ® Zeitwirtschaft ® Anwesenheitsarten festlegen (Eintrag SEMIN TIMEP) gemachte Einstellung.

Daten werden im Veranstaltungsmanagement über Infotypen und Verknüpfungen an Objekten abgelegt. Am Veranstaltungstyp können Sie über den Infotyp Verknüpfungen folgende Daten ablegen:

Hier geben Sie die übergeordnete Veranstaltungsgruppe an.

Hier geben Sie an, welche Ressourcentypen für die Durchführung einer Veranstaltung dieses Typs erforderlich sind.

Diese Verknüpfung muß angelegt werden, um im Veranstaltungsmanagement mit Ressourcen arbeiten zu können.

Wenn Sie mit den Ressourcentypen Referent und Material arbeiten möchten, müssen Sie ebenfalls die Verknüpfungen wird gehalten von (für Ressourcentyp Referent) und verwendet für Teilnehmer/Veranstaltung Material (für Ressourcentyp Material) anlegen.

Hier geben Sie die Referenten an, die generell für diesen Veranstaltungstyp vorgeschlagen werden.

Hier geben Sie an, welche Materialien Sie pro Teilnehmer benötigen. Es handelt sich hierbei um Objekttypen, nicht um die konkret vorhandenen Materialien. So können Sie z.B. auswählen, daß Sie für einen Veranstaltungstyp pro Teilnehmer den Materialtyp Kursunterlagen verwenden.

Hier geben Sie an, welche Materialien Sie pro Veranstaltung benötigen. So können Sie z.B. auswählen, daß Sie für einen Veranstaltungstyp pro Veranstaltung den Materialtyp Overheadprojektor verwenden.

Hier geben Sie den Veranstalter an. Die Tatsache, ob es sich um einen internen Veranstalter (Organisationseinheit) oder einen externen Veranstalter (Firma) handelt, wirkt sich bei der Ab- oder Verrechnung von Veranstaltungen und in der Korresponenz aus.

Hier geben Sie an, welcher Veranstaltungstyp für die Teilnahme vorausgesetzt wird. Im Infotyp Verfahren können Sie einstellen, ob beim Buchen auf diese Verknüpfung geprüft wird (und damit die generelle Einstellung im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Teilnehmerprüfungen für diesen Veranstaltungstyp übersteuern).

Hier geben Sie an, welche Qualifikationen für die Teilnahme vorausgesetzt werden. Im Infotyp Verfahren können Sie für diesen Veranstaltungstyp einstellen, ob beim Buchen auf diese Verknüpfung geprüft wird (und damit die generelle Einstellung im Customzing des Veranstaltungsmanagements unter Teilnehmerprüfungen für diesen Veranstaltungstyp übersteuern).

Hier geben Sie an, welche Qualifikationen durch einen Veranstaltungstyp vermittelt werden. Diese Verknüpfung ist für die Prüfung im Zusammenhang mit Teilnahmevoraussetzungen und für die Übertragung von Qualifikationen beim Nachbereiten von Veranstaltungen wichtig, die im Infotyp Verfahren gepflegt werden. Diesen Infotyp können Sie ebenfalls am Veranstaltungstyp pflegen (s.u.).

Hier verknüpfen Sie eine Kostenstelle mit der Stammkostenstelle (für die Abrechnung der Kostenbestandteile einer Veranstaltung).

Sie können in diesem Infotyp ebenfalls auswählen, welche Beurteilungsformen Sie für Veranstaltungen dieses Veranstaltungstyps als Veranstaltungs- und Teilnehmerbeurteilung verwenden möchten. Mit diesen Eingaben übersteuern Sie für diesen Veranstaltungstyp die im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Steuerungsparameter einstellen gemachten Einstellungen.

Diese Verknüpfung dient der Angabe einer Zielgruppe (abgebildet über den Objekttyp Stelle). Die Information, für welche Zielgruppe eine Veranstaltung geeignet ist, kann in der Veranstaltungsbroschüre ausgegeben werden.

Über diese Verknüpfung können Sie einen Veranstaltungsverantwortlichen bestimmen.

Im Infotyp Halbwertszeit/Gültigkeit geben Sie in Tagen und Monaten ein, wie lange ein besuchter Veranstaltungstyp als Voraussetzung für einen Folgeveranstaltungsbesuch gültig ist.

Auf dieser Registerkarte können Sie folgende weitere Infotypen pflegen:

Im Infotyp Bedarf können Sie angeben, welcher Bedarf an Veranstaltungsterminen dieses Veranstaltungstyps pro Quartal, pro Veranstaltungsort und pro Sprache besteht.

Es empfiehlt sich jedoch, den Veranstaltungsbedarf im dynamischen Planungsmenü ermitteln zu lassen.

Im Infotyp Info Faktura/Verrechnung ordnen Sie dem Veranstaltungstyp einen Vertriebsbereich zu, den Sie benötigen, um Veranstaltungen zu fakturieren, und/oder geben den Kostenrechnungskreis und die Leistungsarten für die interne Leistungsverrechnung an (für Teilnahme und Referententätigkeit).

Im Infotyp Kosten ordnen Sie dem Veranstaltungstyp Kosten (aufgegliedert in Kostenbestandteile) zu. Die Kostenbestandteile müssen im Customizing unter Veranstaltungsvorbereitung ® Kostenbestandteile definieren angelegt worden sein.

Im Infotyp Verfahren geben Sie für einen Veranstaltungstyp und für die einzelnen Teilnehmertypen an, wie die Prüfungen auf Doppelbuchungen, Doppelvormerkungen, sowie auf die Teilnahmevoraussetzungen und Qualifikationen erfolgen sollen. Außerdem legen Sie fest, welche Aktionen beim Nachbereiten einer Veranstaltung durchgeführt werden.

Mit dem Anlegen des Infotyps Verfahren übersteuern Sie alle unter Teilnehmerprüfungen und Nachbereitung gemachten Einstellungen für den betreffenden Veranstaltungstyp.

Im Infotyp Web Link können Sie beliebige URL-Adressen mit dem Veranstaltungstyp verknüpfen.

Im Infotyp Knowledge Link können Sie alle Infoobjekte des SAP Knowledge Warehouse (Info DB Version 4) mit dem Veranstaltungstyp verknüpfen.

 

Die meisten dieser Angaben sind optional. Sie müssen beim Anlegen eines Veranstaltungstyps neben des Gültigkeitszeitraums des Veranstaltungstyps lediglich als Mindestangabe die Veranstaltungskurz- und Langbezeichnung eingeben.

Aber: Je mehr Daten Sie beim Veranstaltungstyp anlegen, desto weniger Eingaben müssen Sie später beim Anlegen der dazugehörigen Veranstaltungstermine machen.

Integration

Veranstaltungstypen können Sie sowohl im Customizing des Veranstaltungsmanagements unter Veranstaltungsvorbereitung den Laufenden Einstellungen anlegen und bearbeiten.

Siehe auch:

Veranstaltungstyp anlegen

Veranstaltungsangebot

Veranstaltungsgruppe

Veranstaltungstermin