Budgeterfassungsbeleg

Definition

Beleg, in dem die Erfassung von Budgetwerten im Budgetverwaltungssystem (BCS) protokolliert wird

Verwendung

Jede Art von Budget, das Sie im Budgetverwaltungssystem bearbeiten, wird als Budgeterfassungsbeleg oder als Erfassungsbeleg in der Datenbanktabelle FMBDT gesichert.

Erfassungsbelege werden bei folgenden Vorgängen generiert:

Bei der Bearbeitung von Budgetwerten in der Budgetierungs-Workbench (BWB).
Beim Ausführen von Programmen im Massenlauf. Bei einem Massenlauf werden Budgeterfassungsbelege automatisch im Hintergrund generiert.Beispiele für diese Massenläufe sind das Generieren von Budgetwerten aus Plandaten, das Umbuchen auf andere Budgetarten, das Umbuchen von Budgetresten in ein anderes Geschäftsjahr usw.
Beim Bearbeiten von Budgets mit den Geschäftsobjekten BudgetEntryDocFM oder BudgetFM .
Bei der Verwendung von anderen Komponenten, beispielsweise der Komponente Fördermittelmanagement , die in das Budgetverwaltungssystem des Haushaltsmanagements integriert ist.

Einem Budgeterfassungsbeleg wird vom System eine Belegnummer zugeordnet, die als Nachweis für die Bearbeitung von Budgetwerten gilt. Nach dem Buchen eines Erfassungsbelegs können nur noch Informationen in Form von Kurz- und Langtexten geändert werden. Änderungen an Budgetwerten oder Zuordnungen sonstiger Attribute sind nicht mehr möglich. Änderungen dieser Art müssen Sie in einem neuen Erfassungsbeleg vornehmen.

Ein Budgeterfassungsbeleg kann eine oder mehrere Erfassungsbelegzeilen enthalten. Die Summe aller Belegzeilenbeträge wird in den Kopfdaten des Erfassungsbelegs angezeigt.

Für die Einzelbearbeitung oder Anzeige von Budgeterfassungs- und Budgetänderungsbelegen steht Ihnen die Budgetierungs-Workbench zur Verfügung. Weitere Informationen zu den Funktionen der Budgetierungs-Workbench finden Sie unter Budgetierungs-Workbench .

Gliederung

Neben kontierungsspezifischen Informationen, wie Finanzkreis und HHM-Kontierungen, beinhalten Budgeterfassungsbelege auch eine Reihe von Attributen, die die Zuordnung von Budgets im Ablauf der unterschiedlichen Budgetierungsphasen eines Geschäftsjahrs kennzeichnen.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick der Felder, die, abhängig von Ihrer Layoutauswahl für die Budgetierungs-Workbench, entweder in den Kopfdaten oder Belegzeilen enthalten sind.

Felder der Kopfdaten (Registerkarte Kopfdaten ) und Belegzeilen

Feld	Bedeutung
Belegnummer	Hierbei handelt es sich um die intern vergebene Budgeterfassungsbelegnummer.
Status	In diesem Feld wird der Bearbeitungsstatus angegeben, den das Budget im Budgeterfassungsbeleg hat.
Belegjahr	Das Belegjahr wird automatisch durch das angegebene Geschäftsjahr festgelegt. Beim Übertragen von Budget wird das Zielgeschäftsjahr als Belegjahr eingetragen.
Vorgang	In diesem Feld wird der Budgetierungsvorgang angegeben, der auf dem erfassten Budget basiert.
Budgetkategorie	In diesem Feld wird festgelegt, ob das Budget für die Budgetkategorie Zahlungsbudgetoder Verpflichtungsbudgeteingegeben wird.
Belegart	In diesem Feld wird der Beleg nach kundenspezifischen Geschichtspunkten charakterisiert. Mit der Belegart legen Sie außerdem fest, ob die Genehmigung von vorläufig gebuchtem Budget über einen Workflow gesteuert wird.
Geschäftsjahr	In diesem Feld ist das Geschäftsjahr angegeben, dem das Budget zugeordnet ist.
Budgetart	In diesem Feld wird das Budget nach kundenspezifischen Gesichtspunkten charakterisiert. Mit Budgetarten können Sie die von SAP gelieferten Budgetierungsvorgänge weiter spezifizieren. Die Budgetart können Sie wahlweise in den Kopfdaten oder als Spalte der Belegpositionen zuordnen.
Belegfamilie	In diesem Feld wird der Programmlauf angegeben, in dem der Erfassungsbeleg generiert wurde. Allen Erfassungsbelege eines solchen Massenlaufes wird systemseitig die gleiche Nummer für die Erfassungsbelegfamilie zugeordnet.
Summe	Hierbei handelt es sich um den Gesamtbetrag aller Belegzeilen eines Erfassungsbelegs.
Version	Hierbei handelt es sich um die Budgetversion, in der das Budget erfasst wurde.
Belegdatum	Hierbei handelt es sich um ein beliebig festlegbares Erfassungsdatum, das dem Erfassungsbeleg zugeordnet wird. Standardmäßig wird das Systemdatum vorgeschlagen.
Periode	Wenn Sie keine bestimmte Periode im Geschäftsjahr festlegen, wird die Budgetsumme eines Erfassungsbelegs gemäß des ausgewählten Verteilungsschlüssels auf die Perioden verteilt. Sobald eine bestimmte Periode ausgewählt ist, wird die Spalte Verteilungsschlüssel in den Belegzeilen ausgeblendet.
Verteilungsschlüssel
HHM-Kontierungselemente wie Finanzstelle ,Finanzposition ,Fonds oder Funktionsbereich	Abhängig von den jeweiligen HHM-Kontierungselementen, die Sie im BCS aktiviert haben, und dem Layout, das Sie für die BWB gewählt haben, können Sie jedes Kontierungselement entweder in den Kopfdaten oder als Spalte der Belegpositionen positionieren. Nicht aktivierte Kontierungselemente werden ausgeblendet.
Betrag	Hierbei handelt es sich um Budget, das als Einzelbetrag für eine Belegposition eingegeben wurde.
Text	Zu jeder Belegposition können Sie einen erklärenden Kurztext (Text50) anlegen.

Hinweis Hinweis

Sie können mit dem Business Add-In FMKU_BUDGET_LINES im Erfassungsbeleg zusätzliche Belegzeilen einfügen oder Daten ersetzen. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden des Haushaltsmanagements unter Anfang des Navigationspfads Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Budgetierung Werkzeuge Business Add-Ins der Budgetierung (BAdIs) BAdI: Budgetbelegzeilen erweitern Ende des Navigationspfads .

Ende des Hinweises

Folgende weitere Attribute können Sie einem Budgeterfassungsbeleg in den Feldern der Registerkarte Zusatzdaten zuordnen:

Felder der Zusatzdaten

Verantwortlicher	In dieses Feld können Sie den Budgetverantwortlichen eintragen.
Belegkopftext	In dieses Feld können Sie einen Kurztext (50 Zeichen) für den Erfassungsbeleg eingeben.
Textname	Für dieses Feld können Sie einen Standardtext auswählen.
Jahr Cohort	Hierbei handelt es sich um Eingabefelder für Funktionen der US-Bundesregierung.
Basis
Gesetzgebung

Hinweis Hinweis

Mit dem Business Add-In FMBW_CUSTOMER können Sie auf der Registerkarte Zusatzdaten weitere kundenspezifische Felder aufnehmen. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden des Haushaltsmanagements unter Anfang des Navigationspfads Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Budgetierung Werkzeuge Business Add-Ins der Budgetierung (BAdIs) BAdI: Kundeneigene Felder im Budgeterfassungsbeleg anlegen Ende des Navigationspfads .

Ende des Hinweises

Sonstige Informationen zum Budgeterfassungsbeleg

Neben den oben genannten Feldern stehen Ihnen über die Anwendungsfunktionsleiste der Budgetierungs-Workbench für jeden Budgeterfassungsbeleg folgende weitere Eingabe- bzw. Ausgabeinformationen zur Verfügung:

Eingabe- bzw. Ausgabeinformationen der Anwendungsfunktionsleiste

Drucktaste: Langtext	Sie können zu jedem Budgeterfassungsbeleg ausführliche Informationen als Langtext anlegen und ändern.
Drucktaste: Meldungsprotokoll	Es werden alle beim Buchen eines Erfassungsbelegs aufgetretenen Fehler angezeigt.
Drucktaste: Nachrichten pro Zeile	Wenn Sie eine Belegzeile markieren und anschließend diese Drucktaste auswählen, werden Ihnen alle zugehörigen Nachrichten angezeigt.

Integration

Neben der Protokollierung eines Budgetvorgangs im Budgeterfassungsbeleg werden im Budgetverwaltungssystem zusätzliche Änderungsbelege generiert. In Budgetänderungsbelegen wird die komplette Beleghistorie protokolliert. Sie werden als Einzelposten in der Datenbanktabelle FMBDP gesichert.