Definition

Archivierungsobjekt PA_TRAVEL zur Archivierung von Reisedaten des Reisemanagements (FI-TV).

Verwendung

Um Reisedaten zu archivieren, müssen Sie zunächst in der Transaktion Archivierung von Abrechnungsdaten eine Archivierungsgruppe festlegen und spezielle Vorbereitungen treffen. Anschließend können Sie die Reisedaten in der Transaktion Archivadministration in eine Archivdatei schreiben und von der Datenbank löschen.

Bei den Vorbereitungen geben Sie zunächst an, auf welche Weise Reisekosten abgerechnet und wohin sie übergeleitet wurden. Prinzipiell stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, von denen Sie je nach Ihren Geschäftsprozessen eine oder mehrere einsetzen können:

Es werden nur solche Reisedaten archiviert, für die Sie beim Anlegen der Archivierungsgruppe auf dem Bild Zusätzliche Angaben Reisedaten mindestens eines der folgenden Kennzeichen gesetzt haben:

Wenn dieses Kennzeichen für die Reisedaten nicht gesetzt ist, werden sie nicht archiviert und nicht von der Datenbank gelöscht. Statt dessen erfolgt eine Ausgabe ins Protokoll des Archivierungslaufs.

Um zu überprüfen, ob alle ausgewählten Reisedaten ein Überleitungskennzeichen besitzen, können Sie während der Vorbereitung einen Testlauf durchführen.

Wenn die Reisekosten unabhängig von der Personalabrechnung abgerechnet und ausgezahlt werden, können Sie das Archivierungsdatum frei wählen. Sie können in diesem Fall die Reisedaten unabhängig von den Personalabrechnungsergebnissen und den Zeitauswertungsergebnissen archivieren. Diese Daten werden ebenfalls in der Transaktion Archivierung von Abrechnungsdaten der HR-Anwendungskomponenten archiviert.

Folgende Aktionen stehen für das Archivierungsobjekt PA_TRAVEL zur Verfügung:

Im Standard ist das System so eingestellt, daß das Löschprogramm automatisch nach dem Archivieren aufgerufen wird. Wir empfehlen, diese Einstellung nicht zu ändern.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise bei der Archivierung .

Struktur

Das Archivierungsobjekt PA_TRAVEL besteht aus allen Reisedaten, die bis zum Archivierungsdatum für eine Personalnummer vorhanden sind. Die Reisedaten sind in den Tabellen PTRV_HEAD und PTRV_PERIO und in der Datenbanktabelle PCL1 im Cluster TE abgelegt.

Bei der HR-Vorbereitung der Archivierung werden die zu archivierenden Reisedaten in den Tabellen PTRV_ARCH_HEAD und PTRV_ARCH_PERIO gepuffert und aus den Tabellen PTRV_HEAD und PTRV_PERIO gelöscht. Gleichzeitig wird die Tabelle PTRV_ARCHIVE erzeugt, die als Verzeichnis der zu archivierenden Reisedaten dient. Bei der Archivierung werden die Reisedaten aus den Tabellen PTRV_ARCH_HEAD und PTRV_ARCH_PERIO in die Archivdatei übertragen. Die Tabelle PTRV_ARCHIVE bleibt im System erhalten.

Ein Satz des Archivierungsobjekts PA_TRAVEL hat eine Größe von etwa 4,5 KB.

Integration

Wenn Sie die Komponenten Reisemanagement , Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung integriert einsetzen, werden Rückrechnungsgrenze und Archivierungsdatum jeder integrierten Komponente vom System aufeinander abgestimmt. Die Abstimmung ist unabhängig davon, ob die jeweiligen Archivierungsobjekte einer einzigen oder mehreren Archivierungsgruppen zugeordnet sind. Wenn die Reisedaten und die Zeitauswertungsergebnisse in die Personalabrechnung einfließen, wirken sich gesetzliche Regelungen, die für die Archivierung von Personalabrechnungsergebnissen und Zeitauswertungsergebnissen gelten, auch auf die Archivierung von Reisedaten aus.