Show TOC

ProcesKonfigurowanie procedur zatwierdzania

 

Zwykle za zdefiniowanie różnych procedur zatwierdzania odpowiednio do potrzeb firmy odpowiedzialny jest menedżer.

Zarządzanie każdą z procedur zatwierdzania odbywa się za pośrednictwem szablonu zatwierdzania, a każdy szablon zatwierdzania ma następujące wymiary:

  • Osoby inicjujące procedurę zatwierdzania - pracownicy podlegający tej procedurze zatwierdzania

  • Dokumenty podlegające tej procedurze zatwierdzania

  • Etapy zatwierdzania, definiujące, kto może udzielić zatwierdzenia i ile w sumie jest wymaganych zatwierdzeń

  • Warunki specjalne

Warunki wstępne

Użytkownikowi udzielono pełnych uprawnień do następujących elementów w oknie Ogólne uprawnienia:

  • Początek ścieżki nawigacji Administracja Etap nawigacji Procedury zatwierdzenia Etap nawigacji Etapy zatwierdzania Koniec ścieżki nawigacji.

  • Początek ścieżki nawigacji Administracja Etap nawigacji Procedury zatwierdzenia Etap nawigacji Szablony zatwierdzania Koniec ścieżki nawigacji.

  • Początek ścieżki nawigacji Administracja Etap nawigacji Inicjalizacja systemu Etap nawigacji Ustawienia ogólne Koniec ścieżki nawigacji

Proces

  1. W oknie Ustawienia ogólne, na karcie PH, należy aktywować procedury zatwierdzania, zaznaczając pole wyboru Aktywacja procedury zatwierdzania.

    W razie potrzeby aktywowania procedur zatwierdzania w DI należy także dopilnować zaznaczenia pola wyboru Aktywacja procedury zatwierdzania w DI.

  2. Utwórz etapy zatwierdzania.

  3. Utwórz szablony zatwierdzania.

    Należy dopilnować oznaczenia szablonów jako aktywnych i/lub aktywnych podczas aktualizowania dokumentów, stosownie do potrzeb.

Przykład

Menedżer decyduje, że zlecenia sprzedaży wymagają trzech procedur zatwierdzania. W przypadku zleceń sprzedaży o dużej wartości oraz tych obsługiwanych przez poczatkujących pracowników procedura zatwierdzania powinna być bardziej surowa.

Poniższa grafika ilustruje trzy procedury zatwierdzania skonfigurowane przez menedżera:

Zlecenia sprzedaży są podzielone na dwie kategorie: o wysokiej wartości (nie mniejszej niż 200 000 USD) i o niskiej wartości (poniżej 200 000 USD). Podobnie pracownicy zostali zidentyfikowani jako początkujący lub starsi stażem.

  • Jeśli żądanie zatwierdzenia inicjuje początkujący pracownik:

    • W przypadku zleceń sprzedaży o wysokiej wartości pracownik potrzebuje dwu zatwierdzeń (od dwu różnych osób), aby mógł utworzyć lub zaktualizować zlecenie sprzedaży. Jedno odrzucenie wystarcza do skutecznego odrzucenia żądania zatwierdzenia. To procedura zatwierdzania 1.

    • W przypadku zleceń sprzedaży o niskie wartości pracownik potrzebuje tylko jednego zatwierdzenia, aby utworzyć lub zaktualizować zlecenie sprzedaży. Jedno odrzucenie wystarcza do skutecznego odrzucenia żądania zatwierdzenia. To procedura zatwierdzania 2.

  • Jeśli żądanie zatwierdzenia inicjuje pracownik o dłuższym stażu i dotyczy ono zlecenia sprzedaży o wysokiej wartości, wymaga ono tylko jednego zatwierdzenia przez wygenerowaniem lub zaktualizowaniem zlecenia sprzedaży. Jedno odrzucenie wystarcza do skutecznego odrzucenia żądania zatwierdzenia. To procedura zatwierdzania 3.

Można także zastrzec, że pracownicy starsi stażem nie potrzebują zatwierdzeń do generowania lub aktualizacji zleceń sprzedaży o niskiej wartości.

Zobacz też

Procedury zatwierdzania

Generowanie i aktualizowanie dokumentów na podstawie zatwierdzeń