Tworzenie i aktualizowanie dokumentów na podstawie zatwierdzeń
Procedura zatwierdzania jest inicjowana zgodnie ze stosownym szablonem zatwierdzania, determinującym sposób inicjowania procedury i moment jej zakończenia.
Procedura zatwierdzania dotyczy również sytuacji, w których dokumenty są tworzone wg partii, za pomocą kreatora tworzenia dokumentów. Dla każdego dokumentu wymagającego zatwierdzenia wysyłane jest jedno żądanie zatwierdzenia; innymi słowy, każdy dokument ma własną procedurę zatwierdzania.
Warunki wstępne
W celu zainicjowania procedury zatwierdzania podczas tworzenia lub aktualizowania dokumentu muszą być spełnione następujące warunki:
Aktywny jest odpowiedni szablon zatwierdzania.
Dokument odpowiada definicji szablonu zatwierdzania. Na przykład typ dokumentu to docelowy lub jeden z dokumentów docelowych szablonu zatwierdzania.
[W przypadku aktualizacji istniejącego dokumentu] Tworzenie i aktualizowanie dokumentu nigdy nie bazowały na zatwierdzeniach - taki dokument nie posiada w nagłówku flagi
Zatwierdzone
.
PrzykładAdam jest menedżerem i nie potrzebuje zatwierdzeń do tworzenia lub aktualizowania zleceń sprzedaży. Emilia jest pracownikiem o krótkim stażu i potrzebuje zatwierdzenia w celu utworzenia lub zaktualizowania zlecenia sprzedaży. Kiedy Emilia próbuje zaktualizować zlecenie sprzedaży utworzone przez Adama, inicjowana jest procedura zatwierdzania.
Koniec przykładu
Procedura
Poniższy wykres ilustruje proces tworzenia i aktualizowania dokumentów w ramach ograniczeń procedur zatwierdzania:
Proces przebiega następująco:
Tworząc lub aktualizując dokument, użytkownik otrzymuje powiadomienie z systemu, że dana operacja wymaga zatwierdzenia.
Użytkownik wysyła żądanie zatwierdzenia, inicjując procedurę zatwierdzania.
Użytkownik staje się osobą inicjującą procedurę zatwierdzania i tworzony jest dokument tymczasowy.
Osoby zatwierdzające sprawdzają dokument tymczasowy i na tej podstawie zatwierdzają lub odrzucają żądanie.
Osoby zatwierdzające mogą uzyskać dostęp do żądania zatwierdzania z następujących miejsc:
Pola komunikatów i alarmów w oknie
Przegląd komunikatów/alarmów
Raport statusu zatwierdzania
Raport zatwierdzeń
W zależności od wyniku zatwierdzania procedura zatwierdzania jest kontynuowana przez osobę inicjująca lub jedną z osób zatwierdzających w jednym z następujących kierunków:
Wynik zatwierdzania
Użytkownik
Czynność
Zatwierdzona
Osoba inicjująca / Osoba zatwierdzająca
Należy wygenerować dokument lub przesyłać aktualizacje z dokumentu tymczasowego do istniejącego.
Niezatwierdzone
Utworzone przez
Należy zmodyfikować dokument tymczasowy zgodnie z uwagami dotyczącymi odrzucenia.
Jeśli zmodyfikowany dokument tymczasowy nadal wymaga zatwierdzenia, należy przesłać nowe żądanie zatwierdzenia w celu zainicjowania nowej procedury zatwierdzania.
Jeśli zmodyfikowany dokument tymczasowy nie wymaga dalszego zatwierdzania, należy wygenerować dokument lub przesłać aktualizacje bezpośrednio z dokumentu tymczasowego do istniejącego.
Zatwierdzający
Należy zmodyfikować dokument tymczasowy zgodnie z uwagami dotyczącymi odrzucenia.
Należy wygenerować dokument lub przesyłać aktualizacje bezpośrednio z dokumentu tymczasowego do istniejącego.
Wynik
Przed zakończeniem procedury zatwierdzania
Jeśli dokument oczekuje na utworzenie lub aktualizację, żaden użytkownik nie może modyfikować jego wersji tymczasowej. I podobnie, jeśli przesłano żądanie zatwierdzenia aktualizacji do istniejącego dokumentu, aż do zakończenia procedury zatwierdzania nie jest możliwe wykonywanie następujących operacji:
Dokonywanie aktualizacji w dokumencie
Zamknięcie dokumentu
Anulowanie dokumentu
Utworzenie nowych dokumentów w oparciu o ten dokument
Nie można na przykład skopiować zlecenia sprzedaży do faktury sprzedaży, utworzyć żądania przesunięcia magazynowego ani przesunąć towaru (przesunięciem magazynowym) w oparciu o zlecenie sprzedaży, ani też wygenerować listy pobrań na podstawie zlecenia sprzedaży.
Ograniczenia te mają zastosowanie do wszystkich użytkowników, w tym do osoby inicjującej procedurę zatwierdzania oraz do osób zatwierdzających.
Przy zakończeniu procedury zatwierdzania
Procedurę zatwierdzania może zakończyć kilka czynności. Po zakończeniu procedury zatwierdzania dokument tymczasowy może mieć różne wyniki.
Cel | Czynność użytkownika powodująca zakończenie procedury zatwierdzania | Co dzieje się z dokumentem tymczasowym |
|---|---|---|
Wygenerowanie nowego dokumentu | Należy zapisać dokument tymczasowy jako zwykły dokument, to jest, utworzyć nowy dokument | Dokument tymczasowy będzie nadal dostępny z poziomu raportu dokumentu tymczasowego, lecz nie będzie w żaden sposób połączony z nowo utworzonym dokumentem. Istnieje możliwość utworzenia przez użytkownika nowych dokumentów w oparciu o dokument tymczasowy. |
Aktualizacja istniejącego dokumentu | Należy przesłać aktualizacje z dokumentu tymczasowego do pierwotnego, to jest, dokonać aktualizacji dokumentu | |
Należy anulować procedurę zatwierdzania aktualizacji istniejącego dokumentu | Nie jest możliwe dalsze modyfikowanie dokumentu tymczasowego. Zaleca się ręczne usuwanie tego dokumentu tymczasowego z poziomu raportu dokumentu tymczasowego w celu uniknięcia potencjalnych pomyłek. |