W niektórych firmach w przypadku pewnych dokumentów, na przykład zamówień zakupu na kwotę przekraczającą 20 tys. USD, wymagane jest zatwierdzenie ich przez menedżera lub starszego stażem pracownika. W systemie SAP Business One można skonfigurować procedury zatwierdzania dla różnych dokumentów, w różnych warunkach, i dla różnych typów pracowników.

W toku procedury zatwierdzania do osoby inicjującej procedurę zatwierdzania (użytkownika, który próbuje utworzyć lub zaktualizować dokument) oraz do osób zatwierdzających automatycznie przesyłane są komunikaty informujące o zmianach statusu żądania zatwierdzania. Osoby zatwierdzające zatwierdzają lub odrzucają żądanie po zapoznaniu się z treścią dokumentu. Osoba inicjująca procedurę zatwierdzania kontynuuje procedurę, tworząc lub aktualizując dokument zgodnie z wynikiem procedury zatwierdzania.