Processus de facture d'acompte

Les entreprises doivent émettre et recevoir des factures taxe (TVA) comprise pour les acomptes versés ou reçus. Ces factures sont ensuite rapprochées des factures finales ou partielles. Les entreprises enregistrent les acomptes reçus dans SAP Business One en créant un paiement qui n'est pas basé sur une facture. Toutefois, en raison de la réglementation en vigueur dans certains pays, un acompte ne peut être enregistré que s'il existe une facture.

La procédure ci-après explique comment créer et rapprocher des factures pour acompte.

Connaiss. requises

Avant d'utiliser des factures pour acompte, vous devez effectuer les opérations suivantes :

Définissez un compte d'attente dans les onglets Vente et Achat de la fenêtre Liens comptables dans Administration Définition Comptabilité financière . Si vous prévoyez d'utiliser la facture pour acompte uniquement pour les ventes ou pour les achats, définissez le compte d'attente dans l'onglet approprié.
En option, pour chaque partenaire, vous pouvez définir un compte d'attente spécial pour les acomptes dans l'onglet Général de la fenêtre Comptabilité dans Partenaires Fiche partenaire .

Processus

Créez une facture pour acompte client ou fournisseur pour un partenaire approprié. Si vous créez la facture pour acompte en référence à un document de base, vous devez au préalable avoir défini le pourcentage d'acompte requis. Pour plus d'informations, voir Documents d'acompte client : domaine général ou Documents d'acompte fournisseur : domaine général.
La facture pour acompte :
- crée une écriture comptable ;
- n'affecte ni les valeurs en stock ni l'inventaire permanent ;
- ne modifie pas le statut du document de base à partir duquel elle a été créée.
Dès que le paiement réel de la facture pour acompte est effectué, créez le document de paiement approprié en fonction de la facture pour acompte. Une facture pour acompte peut être réglée partiellement.
Après la création du document de paiement, une écriture au journal est enregistrée dans le compte collectif correspondant.

Note
Si vous annulez le paiement créé pour l'acompte en sélectionnant Données Annuler à partir de l'encaissement/du décaissement, l'acompte payé est rouvert et ne peut pas être copié lors de la création d'une facture.

Cependant, si par exemple l'acompte a été réglé par chèque et que vous avez annulé ce chèque dans le registre des chèques, l'acompte reste alors fermé et vous pouvez le copier lors de la création d'une facture.

Fin de la note.

Note
Si vous copiez une facture pour acompte dans un avoir, les zones Articles par unité et Unité de mesure ne peuvent pas être modifiées.

Fin de la note.
Créez une facture standard. Avant de l'ajouter, cliquez sur (Parcourir) pour accéder à la fenêtre Acomptes à émettre. Copiez les acomptes requis de cette fenêtre et indiquez le montant net ou brut à copier dans la facture standard.
Le montant total des acomptes copiés provient de la zone Total de l'acompte indiquée dans la facture. Ce montant est déduit du montant total initial de la facture.

Note Note

Vous pouvez payer les factures pour acompte et les factures standard dans le même document de paiement. Les documents d'acompte sont définis en tant que types de documents TD dans le document de paiement.

Fin de la note.

Résultat

Le total de la facture est mis à jour en déduisant le total de l'acompte du total de la facture initiale.
Une facture pour acompte qui a été utilisée pour établir une facture est clôturée et ne peut pas servir à nouveau pour créer une autre facture standard.

Exemple

L'exemple suivant illustre le processus de facture pour acompte dans le domaine commercial.

Création d'une facture pour acompte par un commercial (États-Unis)

Bass Clef Ltd. utilise la méthode d'inventaire ponctuel pour la valorisation des stocks. Tom, le commercial, crée la commande client 875 à l'attention de Horn & Brass pour les articles suivants :

1 partition de solo de trompette	$60
1 partition de solo de guitare	$40
1 partition de duo de flûte	$100
Total	$200
TVA sur C.A. (5 %)	$10
Total TVA comprise	$210

Horn & Brass a décidé de ne payer qu'une remise de 80 dollars. Tom, en tant que commercial, n'est pas autorisé à créer une facture pour acompte, mais dans SAP Business One, il peut créer une remise (encaissement) directement depuis la commande client, de façon à ce que la facture pour acompte 431 soit créée automatiquement une fois que le paiement a été reçu. À ce stade, aucune taxe sur les ventes n'est facturée.

Le document de remise en banque donne lieu à l'écriture au journal suivante :

	Débit	Crédit
Espèces	80
Clients		80

Une autre écriture au journal est créée automatiquement par la facture pour acompte 431 :

	Débit	Crédit
Clients	80
Paiements anticipés		80

Tom crée la livraison 589 et la commande est expédiée. Il établit la facture finale pour la commande client intégrale. Le montant dû est seulement le montant en suspens (le reliquat à payer). Le produit correspond à la valeur totale, qui crée les écritures au journal suivantes :

	Débit	Crédit
Clients	130
Paiements anticipés	80
Taxe sur les ventes		10
Produit		200

Création d'une facture pour acompte par un commercial (États-Unis)

Books & Poems Inc. utilise la méthode d'inventaire ponctuel pour la valorisation des stocks. Anne, la responsable, crée la commande client 361 à l'attention du Bloor Street Book Club pour les articles suivants :

1 roman britannique	$30
1 roman américain	$45
1 roman canadien	$25
Total	$100
TVA sur C.A. (5 %)	$5
Total TVA comprise	$105

Après deux semaines, Anne n'a pas reçu le paiement. Elle crée la facture pour acompte 232, qui génère l'écriture au journal suivante :

	Débit	Crédit
Clients	40
Paiements anticipés		40

Le Bloor Street Book Club paie l'acompte à la réception de la facture pour acompte. À ce stade, aucune taxe sur les ventes n'est facturée.

L'écriture au journal suivante est créée :

	Débit	Crédit
Espèces	40
Clients		40

Anne crée la livraison 870 et la commande est expédiée. Elle établit la facture finale, qui génère les écritures au journal suivantes :

	Débit	Crédit
Clients	65
Paiements anticipés	45
Taxe sur les ventes		5
Produit		100

Autres infos

Facture d'acompte client

Facture pour acompte fournisseur

Acomptes à émettre