Vorkalkulation und Angebotserstellung 

Einsatzmöglichkeiten

Sie können Planwerte für die Kosten und Erlöse für ein Projekt ermitteln, bevor dieses Projekt übertragen wurde. Auf dieser Basis können Sie ein Angebot erstellen.

Der im Folgenden beschriebene Prozess stellt die Schritte fünf und sechs des Prozesses Von der Opportunity zum Kundenauftrag im Detail dar. Deshalb geht es in diesem Beispiel nur um Simulationen. Dies ist ausreichend, um die Funktion zu veranschaulichen. Sie können den Prozess auch mit operativen Projekten durchführen.

Um den ganzen Prozess mit allen Funktionen darzustellen, wird im Folgenden von dem Fall ausgegangen, dass Sie sich für die Erlösermittlung mittels Dynamische-Posten-Prozessor (DPP) entscheiden und anschließend aus der Verkaufspreiskalkulation heraus das Angebot anlegen. Wenn Sie kein Angebot aus der Kalkulation erstellen wollen, dann müssen Sie die hier aufgeführten Schritte fünf und sechs nicht durchführen und dann können Sie auch die Erlössätze aus cProjects benutzen (Erlöskalkulationsart Kosten-/Erlössätze aus cProjects benutzen).

Die Vorkalkulation ist ab cProjects 4.00 eine Ad-hoc Kalkulation.

Voraussetzungen

●      Sie haben die notwendigen Einstellungen zur Ermittlung der Kosten vorgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Logik der Kalkulation.

●      Sie haben im Einführungsleitfaden (IMG) der Collaboration Projects unter Anbindung externer Systeme → Rechnungswesenintegration → Allgemeine Einstellungen vornehmen für die Projektart, die Sie für die Simulation verwenden, als Erlöskalkulationsart die Option Verkaufspreiskalkulation im SAP ERP benutzen ausgewählt.

●      Sie haben die notwendigen Einstellungen für das Easy Cost Planning vorgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc Kalkulation für cProjects im Abschnitt „Voraussetzungen“.

●      Sie haben die notwendigen Einstellungen für den DPP vorgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Verkaufspreiskalkulation für cProjects im Abschnitt „Voraussetzungen“.

Diese Einstellung ist nur nötig, wenn Sie den Prozess so durchführen wollen, wie er hier beschrieben ist.

●      Sie können die Felder Gruppierung und Suchfeld zur Festlegung der Materialien im Angebot verwenden. Dazu müssen Sie die Schritte zur Ergänzung des DPP-Profils um die Merkmale „Gruppierung“ bzw. „Suchfeld“ durchgeführt haben. Weitere Informationen finden Sie im SAP-Hinweis 301117.

●      Sie haben eine Simulation angelegt, für diese eine Objektverknüpfung zu einer SD-Anfrage oder einem SD-Angebot angelegt und eine verantwortliche Organisationseinheit zugeordnet. Die erste Position dieses SD-Belegs wird zur Referenzierung bei der Verkaufspreiskalkulation verwendet. Diese SD-Belegsposition muss eine Bedarfsart haben, deren Bedarfsklasse ein Kontierungstyp zugeordnet ist, bei dem im Feld Verbrauchsbuchung der Wert E (Abrechnung über Kundenauftrag) ausgewählt ist. Dadurch wird zu jedem SD-Beleg ein eigenes CO-Objekt angelegt. Die Bedarfsklasse definieren Sie im Customizing des SAP ECC z. B. unter Vertrieb → Grundfunktionen → Kontierung/Kalkulation → Bedarfsklassen für Kalkulation und Kontierung pflegen.

Ablauf

Die folgende Grafik zeigt die Reihenfolge der Schritte:

...

       1.      Sie planen den Aufwand und die Projektrollen/Ressourcen.

Wenn Sie Einfluss auf die Positionen im Angebot, das Sie in Schritt sechs erstellen können, nehmen wollen, dann können Sie z. B. das Feld Gruppierung oder Suchfeld verwenden. Die Ausprägung, die Sie hier eingeben, können Sie verwenden, um über das DPP-Profil Materialien für die Angebotspositionen abzuleiten. Dadurch können Sie bereits in cProjects das Angebot in dem Detaillierungsgrad und mit dem Sprachgebrauch strukturieren, den der Kunde gewählt hat. Die so bestimmten Materialien stehen Ihnen in der Verkaufspreiskalkulation (s. Schritt fünf) für manuelle Konditionen (Zu- oder Abschläge) zur Verfügung.

Zusätzlich zu den von Ihnen über die Felder Gruppierung oder Suchfeld bestimmten Materialien können durch das Easy Cost Planning Materialien und Dienstleistungen für die Angebotspositionen ermittelt werden, wenn Sie für einzelne Phasen oder Aufgaben in die Felder nichts eingegeben haben oder über eine Planungsvorlage in der Ad-hoc Kalkulation zusätzliche Positionen hinzukommen. Ebenso können noch zusätzliche Positionen (z. B. für Reisekosten) hinzukommen, die Sie in der Ad-hoc Kalkulation ergänzen.

       2.      Sie ermitteln die Kosten und Erlöse. Wählen Sie Kalkulieren auf der Registerkarte Rechnungswesen. Weitere Informationen über die Ermittlung der Kosten und Erlöse finden Sie unter Logik der Kalkulation.

Das Kalkulationsergebnis wird angezeigt.

Die Beraterin „Stefanie Müller“ ist der Rolle „Consultant 1“ zugeordnet. Der geplante Aufwand für diese Rolle beträgt 10 Tage, Stefanie Müller sind jedoch nur 5 Tage zugeordnet, weitere 5 Tage sind noch unbesetzt. Der Kostensatz von Stefanie Müller aus dem Geschäftspartner beträgt 110 €/Stunde und weicht ab vom Kostensatz der Projektrolle in Höhe von 100 €/Stunde.

Die Spalte Kosten in der Zeile für die Projektrolle weist den Gesamtbetrag von 8.400 € für die Projektrolle aus, wobei der spezifische Kostensatz von Stefanie Müller und der Kostensatz der Projektrolle für die unbesetzten Tage zugrunde gelegt wird. Die Spalte der nicht aggregierten Kosten (N.a.Kosten) in der Zeile für die Projektrolle weist nur die Kosten von 4.000 € für die unbesetzten 5 Tage aus, für die noch keine Ressource zugeordnet wurde.

       3.      Sie sichern.

       4.      Sie rufen das Easy Cost Planning (ECP) auf und können nun zusätzliche Kalkulationspositionen ergänzen. Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc Kalkulation für cProjects.

       5.      Sie rufen die Verkaufspreiskalkulation auf. Weitere Informationen finden Sie unter Verkaufspreiskalkulation für cProjects.

       6.      Sie legen ein Angebot an. Dazu befinden Sie sich in der Verkaufspreiskalkulation und wählen Angebot.

Änderungen, die Sie hier am Angebot vornehmen, werden nicht in die Verkaufspreiskalkulation, die Ad-hoc Kalkulation oder cProjects übernommen.

Sie können das Angebot auch erst später erstellen, indem Sie die Ad-hoc Kalkulation erneut aufrufen.

       7.      Sichern Sie Ihre Eingaben, kehren Sie in das Projekt in cProjects zurück. Kalkulieren und sichern Sie das Projekt in cProjects.

Ergebnis

Das Kalkulationsergebnis mit Kosten und Erlösen wird in cProjects angezeigt. Das Angebot steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Beispiel

Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel, bei dem einzelne Phasen über das Feld Gruppierung den Ausprägungen „Beratung“ und „Schulung“ zugeordnet wurden. Über das DPP-Profil wurden die zugehörigen Materialien ermittelt, die die Positionen im Angebot bilden. Im ersten Angebot sollte die Schulung aufwandsbezogen fakturiert werden. Der Kunde akzeptiert dieses Angebot nicht. Deshalb wird ein neues Angebot erstellt, bei dem die Schulung einen Festpreis hat. Dieses Angebot akzeptiert der Kunde. Die Positionen des Angebots 2 werden in den Vertrag übernommen.

Das Controlling erfolgt in diesem Beispiel über manuell angelegtes hierarchisches Controlling. Die Fakturierungselemente wurden so angelegt, dass sie den Gruppierungen entsprechen. Zu jeder Phase wurde ein PSP-Element angelegt. Für die Phase „Realisierung“ soll ein detailliertes Controlling auf Aufgabenebene durchgeführt werden. Deshalb wurden für die Aufgaben „Konfiguration“ und „Test“ weitere PSP-Elemente angelegt.