Bearbeitung von Dokumenten 
Im Folgenden wird Ihnen vorgestellt, wie Sie Dokumente im Records- und Case-Management für The National Archives bearbeiten können. Im Einzelnen erhalten Sie Informationen über das
Anlegen von Dokumenten im Document Client
Einchecken von Dokumenten mit beliebigem Dateiformat
Bearbeiten mehrkomponentiger Dokumente
Bearbeiten von Dokumenten in Papierformat
Weitere Informationen über die Bearbeitung von Posteingangsstücken - und damit verbunden die Einbindung von E-Mails - finden Sie unter Bearbeitung von Posteingangsstücken (E-Mails).
Voraussetzungen
Bevor Sie mit The National Archives produktiv gehen, müssen Sie im Customizing Ihre eigenen Dokumentarten konfigurieren. Zu diesem Zweck definieren Sie in der Registry Ihre eigenen Elementarten und legen die dazugehörigen Content-Modelle mit den erforderlichen Attributen (Metadaten) an.
SAP liefert Ihnen Musterelementarten (Anwendungs-Registry S_AREA_RMPS) und Content-Modell-Vorlagen aus, die Sie als Kopiervorlagen für Ihre kundeneigenen Einträge verwenden können. Weitere Informationen über die durchzuführenden IMG-Aktivitäten finden Sie im Einführungsleitfaden von Records- und Case-Management im Abschnitt Grundeinstellungen. Einen allgemeinen Überblick über die durchzuführenden Grundeinstellungen finden Sie in der Dokumentation von SAP Records Management unter Customizing.
Funktionsumfang
Anlegen und Einchecken von Dokumenten im Document Client
Beim Anlegen neuer Dokumente haben Sie zwei Möglichkeiten:
Dokument im Aktenplan anlegen
In diesem Fall öffnen Sie im Aktenplan die entsprechende Akte, markieren dort den offenen Aktenband und wählen
(Anlegen).
Im Dialogfenster Elementart auswählen wählen Sie aus, unter welcher Dokumentart Sie das neue Dokument anlegen möchten. Sie wechseln in den Document Client und können dort ein neues
Dokument editieren oder auch ein lokal gesichertes Dokument einchecken.Dokument ohne Bezug zum Aktenplan anlegen
In diesem Fall öffnen Sie den Arbeitsbereich
(Arbeitsumfeld). Rufen Sie das Kontextmenü einer
verfügbaren Dokumentart auf und wählen Sie den Menüeintrag Anlegen. Sie wechseln in den Document Client und können dort ein neues Dokument editieren oder auch ein lokal gesichertes Dokument einchecken.
Im Document Client können Sie das Anlegen neuer Dokumente mit dem SAP Text Editor Control durchführen oder Sie starten über 
(Anwendung) eine auf Ihrem lokalen Arbeitsplatz
verfügbare Office-Anwendung (z. B. Microsoft Word).
Beim Sichern eines neuen Dokuments wird das Dialogfenster Anlegen Attributegeöffnet, in dem Sie die Metadaten eines Dokuments festlegen können.
Einchecken von Dokumenten mit beliebigem Dateiformat
Das Records- und Case-Management unterstützt das Einbinden von Dokumenten mit unterschiedlichsten Dateiformaten. Zu diesem Zweck können Sie solche Dateien von Ihrem lokalen Verzeichnis in das System einchecken. Wählen Sie hierfür im Document Client über (Anwendung) den Menüeintrag Aus Datei aus und markieren Sie in Ihrem lokalen Verzeichnis die einzucheckende Datei .Beim Einchecken wird standardmäßig der Dateiname einschließlich Extension der eingecheckten Datein den Metadaten unter Name übernommen.
Mehrkomponentige Dokumente
Besteht ein Dokument aus mehreren zusammengehörenden Dateien, dann können Sie diese Objekte zusammengefasst als mehrkomponentiges Dokument in das System einchecken. Das Einchecken führen Sie ebenso im Document
Client über (Anwendung) mit dem Menüeintrag Aus Datei durch. Markieren Sie in Ihrem lokalen Verzeichnis mit gedrückter Shift- oder Strg-Taste die entsprechenden
Dateien. Beachten Sie im Vorfeld, dass sich alle zu markierenden Dateien eines mehrkomponentigen Dokuments im gleichen lokalen Verzeichnis befinden müssen.
In einem mehrkomponentigen Dokument werden die enthaltenen Dateien mit einer Komponenten-ID aufgelistet. Beim Öffnen eines mehrkomponentigen Dokuments wird Ihnen zunächst der Inhalt der ersten (obersten) Komponente angezeigt. Sie erhalten eine Auflistung aller Komponenten, indem Sie in der Anwendungsfunktionsleiste Komponentewählen. Mit einen Doppelklick auf eine Komponente können Sie auf deren Inhalt wechseln.
Bearbeitung von Dokumenten in Papierformat
Im Records- und Case-Management können Sie ebenso Dokumente anlegen, deren Inhalt in Papierformat vorliegt. In diesem Fall verwalten Sie systemseitig ausschließlich die Metadaten dieser Papierdokumente. U. a. erfassen Sie in den Attributen Aufbewahrungsortund VerbleibInformationen über den physischen Ablageort eines Papierdokuments.
Darüber hinaus besteht ebenso die Möglichkeit, den gescannten Inhalt von Papierdokumenten systemseitig zu erfassen (siehe Bearbeitung von Posteingangsstücken (E-Mails)).
Weitere Funktionen
Im Folgenden finden Sie einen Überblick weiterer Funktionen, die für die Bearbeitung von Dokumenten bzw. Posteingangsstücken zur Verfügung stehen. Informationen über Funktionen, die Ihnen auch für weitere Elemente im Aktenplan zur Verfügung stehen, werden unter Dokumentenverwaltung im Aktenplan beschrieben oder sind in der Dokumentation von SAP Records Management zu finden.
Funktionen für Dokumente und Posteingangsstücke:
(Ersetzendes Objekt)Mit dieser Funktion können Sie das aktuell gültige Dokument aufrufen. Standardmäßig wird das ursprüngliche bzw. veraltete Dokument angezeigt.
Mit der Funktion Ersetzendes Objekt zuordnen(aufrufbar über das Drop-Down-Menü unter
(Weitere Funktionen) können Sie ein veraltetes Dokument
durch ein neues gültiges Dokument ersetzen. Dabei wird sichergestellt, dass der Zugriff auf das neue gültige Dokument stets über das veraltete Dokument stattfindet. Sobald Sie ein neues, ersetzendes Objekt zugeordnet haben, ist die Drucktaste (Ersetzendes Objekt) ausführbar und ermöglicht den Aufruf des aktuell gültigen Dokuments.
(Verweise)Mit dieser Funktion können Sie ausgehend von einem Dokument Verweise auf weitere Elemente im Aktenplan bearbeiten. Verweise werden bidirektional angelegt, d. h. sobald Sie einen Verweis von Dokument A auf Dokument B festlegen, ist automatisch auch der Verweis von Dokument B auf Dokument A hergestellt.
Sie bearbeiten und verwalten Verweise im Dialogfenster Verweise pflegen, das Sie über
(Verweise) aufrufen. Neue Verweise können Sie auch
bequem mittels Drag&Drop aus der Historie zuordnen. Per Doppelklick auf einen Verweis öffnen Sie das jeweilige Element in einem neuen Modus.
(Veröffentlichen) (siehe Veröffentlichung von Dokumenten)