Metadaten im Aktenplan

Jedes Element im Aktenplan wird durch seine Metadaten charakterisiert. Diese Metadaten setzen sich aus einer Anzahl von Attributen zusammen. In diesen Attributen sind für ein Element steuernde und beschreibende Eigenschaften hinterlegt. Attributwerte werden entweder systemseitig generiert oder von übergeordneten Elementen geerbt oder können von Ihnen manuell eingegeben bzw. überschrieben werden.

Über die Metadaten eines Elements werden folgende Funktionen unterstützt:

Generierung eindeutiger Schlüssel sowie die manuelle Festlegung von Bezeichnungen und Schlagworten
Berechtigungssteuerung
Hierarchiebezug innerhalb des Aktenplans
Aufbewahrungsort von Papierdokumenten
Verwaltungsinformationen wie Erstellungszeitpunkt, Ersteller, Änderungszeitpunkt etc.
Inhaltliche Einstufung von Dokumenten nach gesetzlichen Grundlagen (Data Protection Act, Freedom of Information Act)
Aussonderungssteuerung

In der Standardauslieferung werden Ihnen für die oben aufgelisteten Funktionen bereits eine umfassende Anzahl von Attributen ausgeliefert (siehe Übersicht der Standardmetadaten im Aktenplan). Darüber hinaus können Sie zusätzliche kundeneigene Attribute ergänzen oder die angezeigten Standardattribute ausblenden.

Hinweis Hinweis

Beachten Sie, dass die geerbten Attribute eines Dokuments erst nach der Zuordnung zu einer Akte angezeigt werden.

Ende des Hinweises.

Funktionsumfang

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick der Funktionen, die Ihnen für die Metadaten im Aktenplan zur Verfügung stehen.

Anzeige von Metadaten
Die jeweiligen Attribute eines Elements können Sie auf zweierlei Wege aufrufen:
1. Sie können die Attribute eines Elements innerhalb der Aktenplanhierarchie im Detailbild des Bearbeitungsbereich ein- und ausblenden.
  Die Attribute von Akten sind ausschließlich als Detailbild im Bearbeitungsbereich über Attribute vergrößern bzw. Attribute verkleinern ein- und ausblendbar.
2. Sie können die Attribute eines Elements in einem übersichtlichen Dialogfenster (Ausnahmen Aktenattribute) aufrufen, indem Sie das jeweilige Element direkt über eine Suchfunktion oder als Eintrag aus dem Bildbereich Historie aufrufen.
  Sie öffnen die Attribute im Dialogfenster in der Drucktastenleiste über (Attribute zum Aktenplan) bzw. (Attribute zur Akte) bzw. (Attribute zum Dokument). Die Attribute von Dokumenten werden ausschließlich im Dialogfenster angezeigt.
Vererbung von Metadaten
Innerhalb der Aktenplanhierarchie unterstützt eine Vererbungslogik die dynamische oder feste Übernahme von Attributwerten von einem übergeordneten Element an die untergeordneten Elemente. Darüber hinaus können Sie bestimmte Attribute auch gezielt von dieser Vererbung ausschließen oder geerbte Attribute manuell ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vererbung von Metadaten.
Mehrwertige Attribute
Für eine Reihe von Attributen können Sie mehrere Attributwerte festlegen. Mehrwertige Attribute erkennen Sie an der hinter der Attributbezeichnung in Klammer gesetzten Ziffer, mit der die Anzahl mehrwertiger Attribute durchnummeriert sind - z. B. Autor (1). Über die Drucktasten (Eingabezeile einfügen) und (Eingabezeile entfernen) können Sie einem mehrwertigen Attribut einen Attributwert hinzufügen bzw. entfernen.

Sie können mehrwertige Attributwerte entweder direkt manuell festlegen (z. B. für das Attribut Autor) oder es wird Ihnen eine Eingabehilfe angeboten (z. B. Attribut Gesetzliche Grundlagen). Die Werte der Eingabehilfe legen Sie im Customizing fest unter Records- und Case-Management Grundeinstellungen Attribute.
Dynamische Attribute
Aus Performancegründen wird für die Elemente auf unterster Ebene - dies sind Dokumente und Posteingangsstücke - eine dynamische Vererbung von Attributwerten unterstützt. Dynamische Vererbung bedeutet, dass die Attributwerte nicht in den einzelnen Dokumenten gespeichert werden, sondern dynamisch aus dem übergeordneten Element gelesen werden. Sie können dynamische Attributwerte manuell überschreiben. In diesen Fall werden die Werte direkt im jeweiligen Dokument gesichert.
Anpassung der Standardattribute und Erweiterung mit kundeneigenen Attributen
Sie können die von SAP ausgelieferten Attribute und deren Einstellungen Ihren Anforderungen entsprechend anpassen, beispielsweise, um ein Attribut als obligatorischen Eingabewert festzulegen oder, um nicht benötigte Attribut auszublenden. Darüber hinaus können Sie auch weitere kundeneigene Attribute ergänzen.

Berücksichtigen Sie bei der Attributbearbeitung, dass den einzelnen Elementtypen im Aktenplan unterschiedliche Basisobjekte zu Grunde liegen.
- Die Elemente Aktenplanposition, Aktenband sowie die Dokumente basieren auf einem Content-Modell der Komponente SAP Records Management. Entsprechend bearbeiten Sie die Attribute von Aktenplanpositionen, Aktenbänden und Dokumenten in der Document Modeling Workbench (DMWB) für das von Ihnen verwendete Content-Modell.
- Im Gegensatz dazu beruht das Element Akte auf dem Basisobjekt Fall der Komponente Case Management. Die Attributbearbeitung dieses Elements führen Sie getrennt von den übrigen Attributen in einem Attributprofil durch.
  
  Hinweis
  Wenn Sie Attribute sowohl in der Akte und gleichzeitig auch in eines der übrigen Elemente zur Verfügung stellen möchten, dann müssen Sie die entsprechenden Attribute doppelt anlegen. Dies liegt an der getrennten Bearbeitung von Attributen, einerseits in der DMWB und andererseits in einem Attributprofil.
  
  Ende des Hinweises.

Aktivitäten

Attribut bearbeitung von Aktenplanpositionen, Aktenbänden und Dokumenten
Sie führen die Attributbearbeitung dieser Elemente im Customizing durch unter Records- und Case-Management Grundeinstellungen Attribute zu einem Content-Modell bearbeiten .

Weitere Informationen finden Sie in der IMG-Dokumentation.
Attributbearbeitung von Akten
Sie führen die Attributbearbeitung dieses Elements im Customizing durch unter Records- und Case-Management Fall Attributprofil Attributprofil erstellen .

Weitere Informationen finden Sie in der IMG-Dokumentation.