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FunktionsdokumentationVeröffentlichung von Dokumenten Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

In der Dokumentenverwaltung vom The National Archives können Sie die elektronisch gesicherten Dokumente in zwei funktionellen Zuständen verwalten:

  • In der Bearbeitungsphase durch einen Sachbearbeiter ist ein Dokument als privates Dokument gesichert und in besonderer Weise vom Zugriff durch andere Benutzer geschützt.

  • Sobald die Bearbeitung eines Dokuments inhaltlich abgeschlossen ist, kann das Dokument vom Sachbearbeiter veröffentlicht werden. Für dieses öffentliche Dokument kann der Sachbearbeiter festlegen, welchem Benutzerkreis das Dokument zugänglich gemacht wird. (siehe Rollen und Berechtigungen für The National Archives).

    Hinweis Hinweis

    Im britischen Sprachgebrauch von The National Archives (TNA) werden öffentliche Dokumente als "Records" bezeichnet. Der Begriff "Record" wird im SAP System bereits von der Komponente Records Management funktionell verwendet. Aus diesem Grund werden diese Dokumente im Folgenden (ebenso im SAP-System) nicht als "Records", sondern als öffentliche Dokumente bezeichnet.

    Ende des Hinweises.

Funktionsumfang

Hat ein Dokument den Status "privates Dokument", dann sind der Zugriff sowie die Bearbeitung des Dokuments ausschließlich durch den jeweiligen Sachbearbeiter möglich. Seine privaten Dokumente findet der jeweilige Sachbearbeiter im elektronischen Schreibtisch im Bereich Arbeitskorb unter Arbeitsvorrat im Ordner Private Objekte vor. Für andere Benutzer sind diese privaten Dokumente nicht existent und lassen sich mit den zur Verfügung stehenden Suchfunktionen nicht finden.

Verbunden mit dem Veröffentlichen eines Dokuments wird sichergestellt, dass keine weiteren inhaltlichen Änderungen am Dokument und den dazugehörigen Metadaten vorgenommen werden können. Einzige Ausnahme hierbei bilden die Aussonderungsdaten, über die weiterhin die Verweildauer eines Dokuments im Aktenplan eingestellt werden kann.

Aktivitäten

Die Veröffentlichung eines Dokuments untergliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

  1. Sie befinden sich im Anzeige- oder Änderungsmodus eines Dokuments und starten die Veröffentlichung in der Systemfunktionsleiste mit der Drucktaste Veröffentlichen.

    Hinweis Hinweis

    Die Drucktaste Veröffentlichen wird nur für private Dokumente angeboten und ist für bereits veröffentlichte Dokumente ausgeblendet.

    Ende des Hinweises.

  2. Ist das Dokument noch nicht im Aktenplan zugeordnet, dann werden Sie im Dialogfenster Akte auswählen aufgefordert, die Zuordnung des Dokuments im Aktenplan durchzuführen. Wählen Sie die für das Dokument vorgesehene Akte im Aktenplan aus. Zu diesem Zweck werden Ihnen Dialogfenster eine Liste der zuletzt verwendeten Akten angezeigt oder Sie starten eine der folgenden Aktenrecherchefunktionen:

    • Aktenplan : Akte über Aktenplan bestimmen

    • Suche : Akte über Attributsuche bestimmen

    • Akte : Akte in neuen Modus anzeigen

    Legen Sie die gewünschte Akte fest und fahren Sie fort mit (Weiter).

  3. Im Dialogfenster Veröffentlichen werden Sie darüber informiert, dass Sie jetzt die Möglichkeit haben, die Attribute des Dokuments ein letztes Mal zu ändern. Um den Vorgang fortzusetzen wählen Sie Weiter.

Im Dialogfenster Ändern Attribute können Sie die Attribute des Dokuments prüfen und ein letztes Mal vor der Veröffentlichung anpassen.

Um die Veröffentlichung des Dokuments abzuschließen wählen Sie (Weiter).