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FunktionsdokumentationAussonderung gemäß The National Archives Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

Mit dieser Funktion können Sie die Aufbewahrungsdauer sowie den Verbleib von Akten, Aktenbänden und den darin enthaltenen Dokumenten im Records- und Case-Management für den Standard The National Archives (TNA) aussteuern. Zu diesem Zweck definieren Sie im Customizing Aussonderungsregeln, die Sie innerhalb des Aktenplans auf der Ebene von Aktenplanpositionen und Akten zuordnen können.

Aussonderungsregeln werden - wie auch die anderen Metadaten im Aktenplan - von übergeordneten Knoten an untergeordnete Knoten vererbt. Die für Aktenbände und Dokumente gültige Aussonderungsregel wird standardmäßig dynamisch aus der jeweiligen Akte geerbt (siehe Vererbung von Metadaten). Darüber hinaus können Sie in kundeneigenen Aussonderungsdokumentarten für bestimmte Dokumente eine eigene Aussonderungsregel festlegen.

In einer Aussonderungsregel legt das Aussonderungsereignis und die Aussonderungsperiode die Aufbewahrungsdauer eines Objekts im Aktenplan fest. Die Behandlung eines Objekts nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer ist in der Aussonderungsregel über eine der folgenden Aussonderungsaktionen bestimmt:

  • Nachprüfung

    Bei dieser Aktion entscheiden Sie im Rahmen einer Nachprüfung über den weiteren Verbleib eines Objekts. Als Folgeaktion einer Nachprüfung ordnen Sie eine neue Aussonderungsregel zu.

  • Export

    Bei dieser Aktion kopieren Sie Objekte in ein Exportziel. Die jeweiligen Objekte sind weiterhin im Aktenplan vorhanden. Folgeaktionen legen Sie mit die Zuweisung einer neuen Aussonderungsregel fest.

  • Vernichtung

    Bei dieser Aktion löschen Sie die Objekte im Aktenplan. Die Objekte werden zuvor nicht kopiert.

  • Übergabe

    Bei dieser Aktion werden die beiden Aktionen Export und Vernichtung miteinander gekoppelt. Im ersten Schritt führen Sie den Export der jeweiligen Objekte durch. Im zweiten Schritt müssen Sie den erfolgreichen Export der Objekte bestätigen. Die jeweiligen Objekte werden im Aktenplan gelöscht, sobald Sie deren Exportstatus auf Export bestätigen ändern.

Funktionsumfang

Aussonderung ausführen

Die Aussonderung von Objekten im Aktenplan starten Sie mit dem Programm RMPS_PRO_DISPOSAL. Der Programmlauf untergliedert sich in zwei Arbeitsschnitte:

  1. Selektion aller fälligen Objekte

    Bei der Selektion werden die ermittelten Objekte, auf Registerkarten getrennt nach deren Aussonderungsaktion aufgelistet.

  2. Ausführung der jeweiligen Aussonderungsaktion, z. B. Vernichtungsprozess starten.

    Sie bearbeiten die Trefferlisten für jede Aussonderungsaktion getrennt und führen die jeweilige Aktion aus.

Weitere Informationen finden Sie in der Programmdokumentation RMPS_PRO_DISPOSAL.

Aussonderungssperre

Sie können für einzelne Aktenplanpositionen und Akten die Aussonderung aussetzen, indem Sie in den Metadaten einer Aktenplanposition oder Akte eine Aussonderungssperre festlegen. Damit erzielen Sie, dass in den untergeordneten Elementen die zugeordnete Aussonderungsregel übersteuert wird. Elemente, für die eine Aussonderungssperre gesetzt ist, werden in der Trefferliste des Programmlaufs RMPS_PRO_DISPOSAL ausgewiesen. Sie können Elemente mit Aussonderungssperre ebenso mit dem Report RMPS_PRO_DISPOSAL_REPORT ermitteln.

Aussonderungsdokumentarten

Die für Dokumente gültige Aussonderung wird aus der in der jeweiligen Akte hinterlegten Aussonderungsregel ermittelt. Dieses dynamische Erben der Aussonderungsregel ist für Dokumente gültig, die mit der von SAP ausgelieferten Aussonderungsdokumentart Standardanlegt wurden.

Sie können diese Standardeinstellung übersteuern und für Dokumente eine andere Aussonderungsregel als die der dazugehörigen Akte verwenden. Zu diesem Zweck definieren Sie im Customizing kundeneigene Aussonderungsdokumentarten und richten in der Registry für jede dieser Dokumentarten eine eigene Elementart ein. Jeder kundeneigenen Aussonderungsdokumentart können Sie eine eigene Aussonderungsregel zuweisen.

Weitere Informationen finden Sie im Customizing in der IMG-Aktivität Aussonderungsdokumentart anlegen.

Auswertungsreports der Aussonderung

Für die Auswertung der Aussonderungsfunktionen stehen Ihnen folgende Reports zur Verfügung:

  • Report RMPS_PRO_DISPOSAL_REPORT

    Mit diesem Report führen Sie für einen Aktenplan eine aktuelle Aussonderungsauswertung durch. Dabei wird ermittelt, welche aktiven Aussonderungsregeln verwendet werden und für welche Objekte das Aussonderungsdatum erreicht ist bzw. eine Aussonderungssperre gesetzt ist.

  • Report RMPS_PRO_DISPOSAL_TRANSACTION

    Jede Aussonderung von Objekten im Aktenplan wird in einer Aussonderungshistorie protokolliert. Mit diesem Report können Sie eine Auswertung der durchgeführten Aussonderungen durchführen.

Weitere Informationen finden Sie in den jeweiligen Reportdokumentationen.

Datenaktualisierung bei Aussonderungsregeländerungen

Sobald Sie an einer aktiven Aussonderungsregel Änderungen (beispielsweise das Aussonderungsereignis ändern) vornehmen, hat dies Auswirkungen auf Objekte, deren Aussonderungsdaten bereits gemäß dieser Regel gesetzt wurde. Im Falle einer Regeländerung werden in den Objekten die Aussonderungsdaten aktualisiert. Für diese Aussonderungsaktualisierungen werden Ihnen Verbraucherfunktionsbausteine ausgeliefert, die Sie über eine Ereigniskopplung für das BOR-Objekttyp RMPSPRO verwenden können. Standardmäßig ist diese Ereigniskopplung und damit eine Aussonderungsaktualisierung im Records- und Case-Management nicht eingestellt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der IMG-Aktivität Datenaktualisierung für Aussonderungsänderungen festlegen.

Berechtigungssteuerung der Aussonderung

Die Bearbeitungsberechtigung für Aussonderungsfunktionen ist für The National Archives für die Rollen TNA-Dokumentenmanager (SAP_PS_RM_PRO_RECMANAGER) und TNA-Reviever (SAP_PS_RM_PRO_REVIEWER) vorgesehen. Während TNA-Dokumentenmanager für die Definition von Aussonderungsregeln und das Ausführen des Aussonderungsprozesses vorgesehen ist, hat der TNA-Reviewer die Berechtigung, Aussonderungsregeln für Aktenplanpositionen und Akten zuzuweisen.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Aussonderungsfunktionen bei veröffentlichten Dokumenten eine Sonderstellung einnehmen. Im Gegensatz zu allen übrigen Metadaten bleiben Aussonderungsdaten auch in veröffentlichten Dokumenten weiterhin änderbar.

Aktivitäten

Legen Sie gemäß Ihren Anforderungen eigene Aussonderungsregeln an.

Sie führen die Einstellungen der Aussonderung für TNA im Customizing durch unter   SAP Customizing Einführungsleitfaden   Anwendungsübergreifende Komponenten   Allgemeine Anwendungsfunktionen   Records- und Case- Management   Grundfunktionen   Aussonderung   ........  

  •   Aussonderungsereignisse definieren  

  •   Aussonderungsregeln definieren  

  •   Aussonderungsdokumentart anlegen  

  •   Aussonderungsregel für Aussonderungsdokumentart festlegen  

  •   Datenaktualisierung für Aussonderungsaktualisierung festlegen  

  •   Ziel für den Export festlegen  

  •   Kundeneigene Aussonderung definieren