Dokumentenverwaltung im Aktenplan 
Im Records- und Case-Management wird für den Standard The National Archives eine inhaltliche Strukturierung von Dokumenten im Aktenplan unterstützt. Folgende Elemente stehen Ihnen für die Strukturierung von Dokumenten im Aktenplan zur Verfügung:
Aktenplanpositionen erfüllen als Gliederungsknoten im Aktenplan die Funktion, eine mehrstufige hierarchische Struktur aufzubauen. Damit können Sie die beispielsweise eine organisatorische Untergliederung von Dokumenten nach deren Sachbezug abbilden.
Auf der Ebene von Aktenplanposition legen Sie Akten an, in denen die eigentlichen Dokumente verwaltet werden.
Innerhalb einer Akte legen Sie Dokumente in Aktenbände ab. Ein Aktenband untergliedert eine Akte in zeitlich befristete Einheiten.
Dokumente bzw. Posteingangsstücke (E-Mails) lassen sich im Aktenplan oder auch ohne Aktenplanzuordnung in unterschiedlichen Dateiformaten einbinden, bearbeiten und weitergeleiten.
Die folgende Abbildung zeigt Ihnen den strukturellen Aufbau der einzelnen Elemente im Aktenplans einschließlich der darin gesicherten Dokumente.
Abb.: Dokumentenverwaltung in der Aktenplanhierarchie
Voraussetzungen
Sie haben im Customizing für die jeweilige Records Management System-ID (RMS-ID) den Standard The National Archives aktiviert unter 
Records- und Case-Management 
Grundeinstellungen Grundeinstellungen
der RMS-ID durchführen. 
Funktionsumfang
Aktenplan und Aktenplanpositionen
Der Aktenplan bildet die zentrale Organisationseinheit für die Verwaltung von Akten und den darin gesicherten Dokumenten. Ausgehend von einer Top-Aktenplanposition können Sie weitere Aktenplanpositionen als gleichstufige oder untergeordnete Gliederungsknoten anlegen. Innerhalb dieser Objekthierarchie können Sie mit Aktenplanpositionen eine mehrstufige inhaltliche Strukturierung von Akten und Dokumenten erzielen. Jede Aktenplanposition ist durch seine Metadaten (Attributwerten) charakterisiert, die gemäß einer einstellbaren Vererbungslogik von übergeordneten Knoten an untergeordnete Knoten bis auf Dokumentebene vererbt werden können.
Auf Aktenplanpositionen lassen sich direkt keine Dokumente hinterlegen - hierfür müssen Sie einer Aktenplanposition als Container für Dokumente eine Akte anlegen.
Akten
In einer Akte können Sie die Dokumente, die zu einem Geschäftvorgang bzw. Sachbereich gehören, sammeln. In einer Akte lassen sich sowohl elektronische Dokumente als auch Dokumente in Papierform verwalten. Für Papierdokumente geben Sie in den Metadaten den Aufbewahrungsort an.
Die Möglichkeit, in einer Akte Dokumente zuzuordnen, wird von dessen Laufzeit bestimmt. Beim Anlegen einer Akte wird das Systemdatum als Laufzeitanfang automatisch gesetzt; dieses Systemdatum kann von Ihnen überschrieben werden. Das Laufzeitende einer Akte tragen Sie ein, wenn Sie diese manuell schließen. In einer geschlossenen Akte lassen sich keine weiteren Dokumente aufnehmen. Die in einer Akte gesicherten Dokumente können von Ihnen aber weiterhin bearbeitet oder zur Anzeige aufgerufen werden.
Hinweis
Technisch betrachtet basiert die Akte im Aktenplan auf das Basisobjekt Fall der Komponente Case Management.
Aktenband
Innerhalb einer Akte werden die dort gesicherten Dokumente in Aktenbände organisiert. Beim Anlegen einer neuen Akte wird automatisch ein dazugehöriger offener Aktenband angelegt. Der Aktenband erfüllt die Funktion, die gesicherten Dokumente einer Akte in zeitabhängig Einheiten zu untergliedern. Entsprechend kann ein Aktenband - analog zur Akte - den Zustand offen oder geschlossen haben.
Im Customizing können Sie Regeln für das automatische Schließen eines Aktenbands sowie das damit verbundene automatische Öffnen eines neuen Aktenbands definieren. Die jeweilige Regel ordnen Sie einer Akte zu. Mit dem Programm RMPS_PART_CLOSE führen Sie das Schließen bzw. Neuöffnen von Aktenbänden
durch. Weitere Informationen finden Sie im Customizing unter Records- und Case-Management Akte Regeln für automatischen Abschluss eines Aktenbands festlegen .
Dokumente
Im Records- und Case-Management für The National Archives können Dokumente als geschütze private Dokumente oder als öffentliche Dokumente vorliegen. Neue Dokumente werden zunächst als private Dokumente eines Benutzers angelegt. Sobald ein Dokument inhaltlich abgeschlossen ist, kann der jeweilige Benutzer ein Dokument veröffentlichen und damit verbunden einem ausgewählten Benutzerkreis zugänglich machen. Über Aussonderungsregeln lässt sich die Verfügbarkeit bzw. Verweildauer von Dokumenten aussteuern.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Sonstige Funktionen
Im Folgenden werden Ihnen eine Reihe von Funktionen vorgestellt, die im Aktenplan für alle Elemente zur Verfügung stehen. Informationen über Funktionen, die ausschließlich für Dokumente bzw. Posteingangsstücke (E-Mails) angeboten werden, finden Sie unter Bearbeitung von Dokumenten.
Beachten Sie, dass Informationen zu allen übrigen Standardfunktionen in der Dokumentation von SAP Records Management beschrieben sind, u.a. unter Bearbeitungswerkzeug für Dokumente: Document Client.
Funktionen im Aktenplan für The National Archives:
(Objekt (Übergeordnetes Objekt anzeigen))Mit dieser Funktion können Sie ausgehend von einem Element im Aktenplan auf das jeweils übergeordnete Element wechseln.
(Präsentation)Mit dieser Funktion können Sie die Metadaten eines Elements als HTML- oder XML-Datei ausgeben. Im Vorfeld lässt sich die Auswahl der auszugebenden Metadaten einschränken, indem Sie die nicht auszugebenden Metadaten selektieren. Standardmäßig sind alle Metadaten eines Elements für die Präsentation ausgewählt.
Für Aktenplanpositionen finden Sie diese Funktion unter
(Aktenplanposition) Menüeintrag Präsentation. Für Akten finden Sie diese Funktion
unter 
(Funktionen TNA) Menüeintrag Präsentation.
(Reklassifizierung)Mit dieser Funktion können Sie für ein Element die protokollierten Informationen mit hierarchische Änderungen im Aktenplan aufrufen.