Hauptbuchübergabe 

Verwendung

Bei der Hauptbuchübergabe werden die auf den Konten des Account Management (FS-AM) gebuchten Posten auf die entsprechenden Konten des Hauptbuchs (FI-GL) übernommen. Hierbei werden folgende Sachverhalte berücksichtigt:

·        Die Kumulierung der auf den Kontokorrentkonten des AM erfassten Einzelposten und die Buchung dieser Summen auf den Sachkonten des FI.

·        Die Bildung entsprechender Abstimmsummen und die Durchführung einer Saldenanschlusskontrolle.

·        Die Aufteilung der Bewegungssummen der übergebenen Kontokorrentkonten auf Forderungs- oder Verbindlichkeitskonten in Abhängigkeit von dem Vorzeichen des Kontosaldos.

·        Die Kompensation von zusammengehörigen Kontokorrentkonten in der Bilanz. Beachten Sie hierzu auch die näheren Ausführungen unter Behandlung der Saldenkompensation von Konten.

Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine Zins- und Gebührenabgrenzung für Bilanzzwecke vorzunehmen.

Integration

Im Verlauf der Hauptbuchübergabe wird der Buchungsstoff über eine ALE-Verbindung (Application Link Enabling) an ein anderes SAP-System mit Hauptbuchfunktion (FI-GL) übergeben. Mit entsprechendem Anpassungsaufwand ist es jedoch auch möglich, den Buchungsstoff an ein anderes Hauptbuchsystem (nicht-SAP-System) zu übergeben.

Die einzelnen Schritte der Hauptbuchübergabe laufen in der Regel automatisiert im Rahmen der Tagesendverarbeitung ab.

Archivierung

Sie haben die Möglichkeit festzulegen, dass Daten der Hauptbuchübergabe nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne archiviert oder physisch von der Datenbank gelöscht werden:

Die Zeitspanne definieren Sie pro Bankbuchungskreis im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Postenmanagement ® Hauptbuchübergabe ® Archivierung ®

·        Residenzzeit für technische Salden HBÜ definieren. (Objekt GL_BALANCE)

·        Residenzzeit für Bilanzvorbereitungsdaten definieren (Objekt GL_BALPREP)

·        Residenzzeit für skontroneutrale Buchungen definieren (Objekt SNITEM)

·        Residenzzeit für Inventurdaten definieren (Objekt INVENTORY)

Die archivierten Daten können Sie folgendermaßen abrufen: Vom Bild SAP Easy Access aus unter Account Management ® Archivierung ® Datenlöschung ®

·        FI-Salden (Löschobjekt GL_BALANCE)

·        Bilanzvorbereitungsdaten (Löschobjekt GL_BALPREP)

·        Skontroneutrale Buchungen (Löschobjekt SNITEM)

·        Inventurdaten (Löschobjekt INVENTORY)

Weitere Informationen zur Archivierung finden Sie unter Datenarchivierung im Account Management (FS-AM).

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen für den Einsatz der Hauptbuchübergabe erfüllt sein:

·        Die Komponente Hauptbuchübergabe ist im Customizing des Account Management unter Grundeinstellungen ® Spezielle Komponenten aktivieren aktiviert.

·        Eine ALE-Verbindung zu einem externen FI-System muss eingerichtet sein (bzw. eine Schnittstelle zu einem anderen Fremdsystem).

·        Die Hauptbuchkonten, auf die die Übernahme der Postensummen erfolgen soll, müssen im SAP FI eingerichtet und im Customizing des AM entsprechend angegeben werden. Wie Sie dies tun, lesen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Account Management unter Postenmanagement ® Hauptbuchübergabe.

¡        Im Account Management muss in der Hauptbuchvariante eine Belegart angegeben werden, die im FI exklusiv für Buchungen des Account Management verwendet wird.

¡        Bei den aus dem Account Management gebuchten FI-Belegen wird die Referenzbelegnummer (BKPF-XBLNR) für die Abstimmung benötigt. Im FI-Customizing muss eingestellt werden, dass die Referenzbelegnummer nach dem Buchen nicht mehr änderbar ist. Wie Sie dies tun, lesen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des FI unter Finanzwesen ® Grundeinstellungen Finanzwesen ® Beleg ® Belegkopf ® Belegänderungsregeln, Belegkopf.

Funktionsumfang

Die Hauptbuchübergabe gliedert sich in folgende Funktionen:

Buchungstag für Hauptbuchübergabe abschließen

Der Buchungstag wird abgeschlossen und die Umsätze des Tages können somit für das Hauptbuch aufbereitet werden (Bilanzvorbereitung). Ab diesem Zeitpunkt kann nicht mehr auf und vor diesen Buchungstag gebucht werden.

Zins- / Gebührenabgrenzungen buchen

Forderungen für Sollzinsen und Verbindlichkeiten für Habenzinsen sowie entsprechend für Gebühren sind in der Bilanz bereits abzugrenzen, wenn der Anspruch entstanden ist, aber noch keine Buchung auf dem Kontokorrentkonto erfolgt ist. Hierzu kann eine Zins- und Gebührenabgrenzung durchgeführt werden. Dabei werden die für die Kontokorrentkonten angefallenen Zinsen und Gebühren seit dem letzten Kontoabschluss errechnet und zur Übergabe an das Hauptbuch vorbereitet. Die Buchung der Belege im FI geschieht dann im Rahmen der Hauptbuchübergabe. Die Abgrenzungsbuchungen werden einen Buchungstag später wieder storniert.

Bilanzvorbereitung durchführen

Bei der Bilanzvorbereitung werden die Umsätze des Buchungstages für das Hauptbuch zusammengefasst und in verdichtete Belege geschrieben. Die Bilanzvorbereitung sollte täglich durchgeführt werden.

Die Bilanzvorbereitung kann tagesaktuell oder für ein vergangenes Buchungsdatum durchführt werden.

Buchungen ins Hauptbuch übergeben

Diese Funktion erzeugt FI-Belege aus den in den vorherigen Schritten vorbereiteten Summensätzen. Im einzelnen erfolgen die folgenden Buchungen:

·        Buchung der Zahlungsposten aus dem Zahlungsverkehr auf ein Bestandskonto und Gegenbuchung auf ein Verrechnungskonto für den Zahlungsverkehr (im folgenden Verrechnungskonto ZV genannt) bzw. Ertrags- oder Aufwandskonto; die Unterscheidung erfolgt durch Abstimmschlüssel in Hauptbuchprozess 0001.

·        Buchung der Zahlungsposten aus den Abschlussarbeiten auf ein Bestandskonto und Gegenbuchung auf ein Verrechnungskonto für den Zahlungsverkehr (im folgenden Verrechnungskonto ZV genannt) bzw. Ertrags- oder Aufwandskonto; die Unterscheidung erfolgt durch Abstimmschlüssel in Hauptbuchprozess 0002.

·        Die Bewegungssumme eines Kontokorrentkontos wird auf ein Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto übernommen, je nachdem, ob das Konto einen Soll- oder einen Habensaldo aufweist.

·        Die Summen der Zins- und Gebührenabgrenzung werden auf die jeweils im Customizing eingestellten Erfolgs- und Verrechnungskonten gebucht und wieder storniert.

Zur Veranschaulichung der Übergabebuchungstechnik siehe das Beispiel Buchungen im FI-Hauptbuch.

Zur Unterstützung der Kontrolle der Hauptbuchübergabe existieren Abstimmreports im Bild SAP Easy Access unter Account Management ® Protokolle ®Hauptbuchübergabe. Genauere Hinweise hierzu finden Sie in der Dokumentation zu den jeweiligen Reports. Diese erreichen Sie im Einstiegsbild des Reports über .

Aktivitäten

Erstellen Sie einen automatisierten Ablauf der Tagesendverarbeitung, der alle von Ihnen verwendeten Bestandteile der Hauptbuchübergabe beinhaltet. Verwenden Sie als Grundlage dafür möglichst die Reihenfolge der einzelnen Reports in dem von SAP vorgeschlagenen Musterablauf einer Tagesendverarbeitung.